Beteiligungscontrolling

Was ist Beteiligungscontrolling?

Beteiligungscontrolling bezeichnet die laufende Überwachung und Steuerung von Unternehmensbeteiligungen durch den beteiligten Investor. Englische Entsprechungen sind Investment Controlling und, vor allem bei Wagniskapitalfonds, Portfolio Monitoring. Das Beteiligungscontrolling umfasst drei Schritte. Zuerst wird festgelegt, welche Informationen das Beteiligungsunternehmen liefert, also das Unternehmen, an dem der Investor beteiligt ist. Dann werden diese Informationen anhand von Kennzahlen und Plänen ausgewertet, und bei Abweichungen ergreift der Investor Maßnahmen.

Träger des Beteiligungscontrollings sind Fonds für Venture Capital (Wagniskapital für junge Wachstumsunternehmen) und andere Beteiligungsfonds, Family Offices, Holdinggesellschaften und Konzerne mit Tochter- und Minderheitsbeteiligungen. Auch Bund, Länder und Kommunen steuern ihre Unternehmen, etwa Stadtwerke, über ein Beteiligungscontrolling. Viele Gemeindeordnungen schreiben dafür einen jährlichen Beteiligungsbericht vor. Private Investoren stützen ihr Beteiligungscontrolling auf die Rechte, die sie in Beteiligungsvertrag, Gesellschaftervereinbarung und Satzung ausgehandelt haben. Für das Beteiligungsunternehmen ist das Beteiligungscontrolling die Gegenseite des eigenen Berichtswesens (Management Reporting): Was der Investor auswertet, muss die Geschäftsführung liefern.

Rechtlicher Rahmen: was der Investor verlangen kann

Der Unterschied zum Controlling im eigenen Unternehmen, das die Geschäftsführung bei Planung und Steuerung unterstützt, ist die Distanz. Die Geschäftsführung einer Beteiligung ist dem Investor nicht unterstellt. Was er erfährt und beeinflussen kann, hängt von seiner Stellung als Gesellschafter und von seinen vertraglichen Rechten ab.

• Gesetzliches Auskunftsrecht: Jeder GmbH-Gesellschafter kann nach § 51a GmbHG Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft und Einsicht in Bücher und Schriften verlangen. Das Recht wirkt auf Anfrage und liefert keinen regelmäßigen Bericht.
• Vertragliche Informationsrechte: Monats- und Quartalsberichte, Jahresbudget und Jahresabschluss mit festen Fristen, geregelt in Beteiligungsvertrag oder Gesellschaftervereinbarung (Information Rights).
• Mitwirkungsrechte: Zustimmungsvorbehalte für bestimmte Maßnahmen sowie Sitze oder Beobachterstatus im Beirat.
• Weisungsrecht: Die Gesellschafterversammlung einer GmbH kann der Geschäftsführung Weisungen erteilen (§ 37 Abs. 1 GmbHG). Durchsetzen kann das in der Regel nur, wer die Mehrheit der Stimmen hält.

Ein Minderheitsinvestor aus einer Finanzierungsrunde steuert deshalb vor allem über Information, Zustimmungsvorbehalte und das Gespräch mit der Geschäftsführung. Ein Konzern mit Mehrheitsbeteiligung kann dagegen Planungsvorgaben, Berichtsformate und Maßnahmen verbindlich machen. Entsprechend unterschiedlich tief reicht das Beteiligungscontrolling.

Kennzahlen und Berichtswesen im Beteiligungscontrolling

Ein funktionierendes Beteiligungscontrolling beruht auf einem festen Berichtspaket, das jede Beteiligung im gleichen Format und mit gleichen Definitionen liefert. Verbreitet ist eine Staffelung:

• monatlich: Umsatz, Ergebnis, liquide Mittel, Net Burn und Runway, Abweichung vom Plan, bei Softwareunternehmen zusätzlich ARR, Neukunden und Kündigungen,
• quartalsweise: ausführliche Auswertung mit Kommentar der Geschäftsführung, aktualisierte Vorschau bis zum Jahresende, Stand vereinbarter Maßnahmen und aktuelle Gesellschafterstruktur,
• jährlich: Jahresabschluss, Budget für das Folgejahr, mehrjährige Planung und eine Einschätzung des Finanzierungsbedarfs.

Net Burn ist der monatliche Mittelabfluss nach Abzug der Einnahmen, Runway die Reichweite der liquiden Mittel in Monaten und ARR der auf das Jahr hochgerechnete wiederkehrende Umsatz.

Formel: Runway in Monaten = liquide Mittel / monatlicher Net Burn

Wichtiger als die Zahl der Kennzahlen ist ihre Vergleichbarkeit. In der Praxis genügen fünf bis zehn Größen, die über alle Perioden gleich definiert sind. Besonders anfällig sind Größen ohne gesetzliche Definition wie ARR, Churn (Kündigungsquote) oder bereinigte Ergebnisse. Ihre Berechnung sollte einmal schriftlich festgelegt und dann beibehalten werden.

Bewertung der Beteiligung beim Investor

Das Beteiligungscontrolling liefert zugleich die Grundlage für die Bewertung beim Investor. Fonds bewerten ihre Beteiligungen regelmäßig zum beizulegenden Zeitwert, also zu dem Wert, der sich am Stichtag bei einem Verkauf voraussichtlich erzielen ließe. So berichten sie ihren eigenen Anlegern; verbreitet sind dafür internationale Bewertungsleitlinien der Beteiligungsbranche. Anhaltspunkte sind die letzte Finanzierungsrunde, die Entwicklung der Kennzahlen seither und Vergleichswerte börsennotierter Unternehmen. Schwache Quartalszahlen einer Beteiligung können deshalb zu Abwertungen im Fonds führen.

Frühwarnsignale und Eskalation

Die Aufgabe des Beteiligungscontrollings ist weniger die Rückschau als das frühe Erkennen von Entwicklungen, die Kapital, Bewertung oder Fortbestand der Beteiligung gefährden. Typische Frühwarnsignale sind:

• eine Runway unter zwölf Monaten ohne konkreten Finanzierungsplan,
• wiederholte Planverfehlungen beim Umsatz bei gleichbleibendem oder steigendem Mittelabfluss,
• steigende Kündigungsquoten oder sinkende Bruttomargen,
• verspätete oder unvollständige Berichte und nachträgliche Korrekturen gemeldeter Zahlen,
• Abgänge in der Führungsebene, Verstöße gegen Kreditauflagen (Covenants) oder verlängerte Zahlungsziele gegenüber Lieferanten.

Die Pflicht zur Krisenfrüherkennung liegt bei der Geschäftsführung des Beteiligungsunternehmens (§ 1 des Unternehmensstabilisierungs- und -restrukturierungsgesetzes, StaRUG). Das Beteiligungscontrolling des Investors ergänzt sie, ersetzt sie aber nicht. Für die Reaktion sind Eskalationsstufen verbreitet. Am Anfang steht das Gespräch mit der Geschäftsführung, dann folgt eine engere Berichterstattung, etwa eine wöchentliche Liquiditätsvorschau. Danach kommen ein vereinbarter Maßnahmenplan und schließlich Entscheidungen über eine Brückenfinanzierung, eine Neuausrichtung oder einen Verkauf.

Beteiligungscontrolling in Folgerunde und Exit

Das Beteiligungscontrolling ist die Grundlage für die Entscheidung, ob ein Investor in einer Folgerunde nachinvestiert (Follow-on Investment). Bestandsinvestoren, die ihre Beteiligung über mehrere Quartale verlässlich verfolgen konnten, entscheiden schneller und belastbarer. Neue Investoren fragen die bestehenden häufig nach ihren Erfahrungen mit Planungstreue und Berichtsqualität.

Beim Exit wird die Berichtshistorie Teil der Due Diligence. Weichen Zahlen im Datenraum von früher gemeldeten Werten ab, muss das Unternehmen die Unterschiede erklären können. Ein über Jahre konsistentes Berichtswesen senkt den Prüfungsaufwand und stützt die Glaubwürdigkeit der Planung, auf der die Bewertung beruht.

Rechenbeispiel: Runway und Planabweichung im Beteiligungscontrolling

Ein Investor hält eine Minderheitsbeteiligung an einem Softwareunternehmen. Der Beteiligungsvertrag verpflichtet zu Quartalsberichten und sieht monatliche Berichte vor, sobald der ARR zwei Quartale in Folge mehr als 10 % unter Plan liegt. Zum Ende des zweiten Quartals meldet die Gesellschaft liquide Mittel von 3,6 Mio. Euro.

• Geplanter Net Burn: 250.000 Euro je Monat, geplante Runway: 3.600.000 / 250.000 = 14,4 Monate
• Tatsächlicher Net Burn: 320.000 Euro je Monat, also 70.000 Euro oder 28 % über Plan
• Tatsächliche Runway: 3.600.000 / 320.000 = 11,25 Monate
• ARR zum Quartalsende: 5,1 Mio. Euro gegenüber 6,0 Mio. Euro im Plan, also 0,9 Mio. Euro oder 15 % unter Plan; im Vorquartal betrug die Abweichung 12 %
• Folge: Die vertragliche Schwelle ist zweimal in Folge überschritten, die Berichtsfrequenz steigt auf monatlich
• Zeitbedarf: Dauert die nächste Finanzierungsrunde sechs bis acht Monate, bleiben bei 11,25 Monaten Runway nur 3,25 bis 5,25 Monate Puffer

Zwei Signale treffen zusammen: Das Wachstum bleibt hinter dem Plan zurück, während der Mittelabfluss steigt, und die Runway fällt unter zwölf Monate. Aus dem Beteiligungscontrolling folgt eine konkrete Maßnahme: Investor und Geschäftsführung vereinbaren einen Kostenplan und beginnen mit der Vorbereitung der nächsten Runde.

Abgrenzung: Beteiligungscontrolling, Controlling und Information Rights

• Information Rights: die rechtliche Grundlage, auf der der Investor Informationen verlangen kann. Das Beteiligungscontrolling ist die Auswertung und die Steuerung, die darauf aufbauen.
• Investoren-Update: der regelmäßige Bericht, den die Geschäftsführung an alle Investoren sendet. Er ist eine der Quellen des Beteiligungscontrollings, nicht das Controlling selbst.
• Management Reporting: das interne Berichtswesen des Unternehmens an Geschäftsführung, Beirat und Gesellschafter. Es liefert die Zahlen; Auswertung und Konsequenzen aus Sicht des Investors sind Sache des Beteiligungscontrollings.
• Controlling: die Planung, Steuerung und Kontrolle im Unternehmen selbst, für die eigene Geschäftsführung und mit vollem Zugriff auf alle Daten. Das Beteiligungscontrolling blickt von außen und ist auf vereinbarte Informationen angewiesen.

Typische Fehler

• Kennzahlen ohne vertragliche Grundlage. Informationen, die nicht im Beteiligungsvertrag vereinbart sind, lassen sich später nur erbitten. Berichtsumfang und Fristen gehören vor den Vollzug.
• Uneinheitliche Definitionen. Berechnet jede Beteiligung ARR, Churn oder bereinigtes Ergebnis anders, sind die Zahlen weder über die Zeit noch zwischen Beteiligungen vergleichbar.
• Nur Ergebnisgrößen im Blick. Liquidität, Auftragsbestand und Kündigungen zeigen Probleme früher als das Jahresergebnis.
• Berichte ohne Konsequenz. Werden Planabweichungen gemeldet, aber keine Schwellen und Maßnahmen vereinbart, bleibt das Berichtswesen folgenlos.
• Zu später Berichtstermin. Ein Monatsbericht, der sechs Wochen nach Monatsende eintrifft, eignet sich kaum noch zur Steuerung.
• Überfrachtete Berichtspakete. Umfangreiche Kataloge binden in kleinen Finanzteams Kapazität und werden zur Pflichtübung ohne Aussagekraft.

Häufige Fragen

Was unterscheidet Beteiligungscontrolling vom Konzerncontrolling?

Der Blickwinkel. Das Konzerncontrolling steuert Muttergesellschaft und Töchter als wirtschaftliche Einheit, mit gemeinsamer Planung, einheitlichen Berichtsformaten und meist mit dem Recht, den Töchtern Vorgaben zu machen. Das Beteiligungscontrolling betrachtet die einzelne Beteiligung, auch eine Minderheitsbeteiligung ohne Leitungsmacht, und ist in Konzernen häufig ein Teil des Konzerncontrollings.

Welche Kennzahlen gehören in das Berichtspaket?

Mindestens Liquidität, Mittelabfluss und Runway, der Umsatz im Plan-Ist-Vergleich und die wichtigsten Treiber des Geschäftsmodells. Bei Softwareunternehmen sind das meist wiederkehrender Umsatz, Kündigungen und Kundengewinnungskosten, bei anderen Geschäftsmodellen etwa Auftragseingang und Bruttomarge.

Kann ein Minderheitsinvestor Einsicht in die Buchhaltung verlangen?

Ja. § 51a GmbHG gibt jedem Gesellschafter ein Auskunfts- und Einsichtsrecht, unabhängig von der Beteiligungshöhe. Die Geschäftsführung darf es nur verweigern, wenn eine Verwendung zu gesellschaftsfremden Zwecken mit einem nicht unerheblichen Nachteil für die Gesellschaft zu befürchten ist. Die Verweigerung setzt einen Gesellschafterbeschluss voraus.

Wie wird eine Beteiligung im Jahresabschluss des Investors bewertet?

Bilanziert der Investor nach den allgemeinen Regeln des HGB, etwa als Holding-GmbH, gilt: Anschaffungskosten, vermindert um außerplanmäßige Abschreibungen bei voraussichtlich dauernder Wertminderung (§ 253 Abs. 3 HGB). Entfällt der Grund später, ist wieder zuzuschreiben, höchstens bis zu den Anschaffungskosten. Ist der Investor eine Kapitalgesellschaft, wirken sich solche Abschreibungen steuerlich wegen § 8b Abs. 3 KStG in der Regel nicht aus.

Davon zu unterscheiden ist der Zeitwert, den Fonds ihren Anlegern berichten. Er kann über den Anschaffungskosten liegen. Für regulierte Investmentfonds gelten zudem eigene Bewertungsvorschriften.

Wer trägt den Aufwand für das Berichtswesen?

Das Beteiligungsunternehmen. Es erstellt die Berichte mit der eigenen Finanzfunktion, weshalb Umfang und Fristen zu seiner Größe passen sollten. Ein Berichtspaket, das aus dem regulären Monatsabschluss entsteht, verursacht wenig zusätzlichen Aufwand.

Roemer Capital Perspektive

Wir sehen Beteiligungscontrolling von der Seite des Unternehmens, das berichtet. In Fractional-CFO-Mandaten richten wir das Berichtswesen so ein, dass Monatsabschluss, Planung und Investorenbericht auf denselben Zahlen und Definitionen beruhen. Die Kennzahlen, die ein Investor nach dem Vollzug verfolgen will, legen wir bereits im Finanzmodell der Runde an. So entsteht kein zweites Zahlenwerk neben der Planung.

Vor einer Folgerunde werten wir die Berichte der vergangenen Quartale so aus, wie es ein Investor tun würde: Planungstreue, Entwicklung von Mittelabfluss und Runway, Stabilität der Definitionen. Unser Maßstab für den Beginn eines Prozesses ist eine Runway von 12 bis 18 Monaten. Das Beteiligungscontrolling der Investoren zeigt früh, wann dieser Zeitpunkt näher rückt.