Betriebswirtschaftliche Auswertung

Was ist eine betriebswirtschaftliche Auswertung?

Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) bezeichnet eine aus der laufenden Finanzbuchhaltung erzeugte Kurzübersicht über Umsatz, Kosten und Ergebnis eines Monats und der seit Jahresbeginn aufgelaufenen Monate. Sie entsteht meist bei der Steuerberatung zusammen mit der monatlichen Buchhaltung und ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Eine feste englische Bezeichnung gibt es nicht; am nächsten kommen ihr die monatlichen Management Accounts.

Sie verhält sich zum Jahresabschluss wie die Hochrechnung am Wahlabend zum amtlichen Endergebnis: Die Richtung stimmt meist, die genauen Zahlen ändern sich noch. In Deutschland sind die Auswertungsformate der DATEV verbreitet, eines genossenschaftlichen IT-Dienstleisters, dessen Software viele Steuerkanzleien verwenden. Ihre Standardauswertung ist bei Banken das gängige Format für unterjährige Zahlen. Mit der BWA verfolgen Banken, Förderinstitute und Investoren die Entwicklung seit dem letzten Jahresabschluss. Angefordert wird sie bei der Kreditprüfung, während der Laufzeit eines Kredits sowie in Finanzierungsrunden und Unternehmensverkäufen.

Aufbau der BWA: die Kurzfristige Erfolgsrechnung

Kern der DATEV-Standard-BWA (BWA-Form 01) ist die Kurzfristige Erfolgsrechnung. Sie führt stufenweise vom Umsatz zum vorläufigen Ergebnis:

1. Umsatzerlöse, Bestandsveränderungen (Zu- oder Abnahme fertiger und unfertiger Leistungen) und aktivierte Eigenleistungen (selbst geschaffene Vermögenswerte, etwa eigene Software) ergeben die Gesamtleistung.
2. Nach Abzug von Material- und Wareneinkauf einschließlich bezogener Leistungen bleibt der Rohertrag.
3. Zuzüglich sonstiger betrieblicher Erlöse ergibt sich der betriebliche Rohertrag.
4. Abzüglich der Kostenarten, etwa Personal-, Raum-, Fahrzeug-, Werbe- und Reisekosten, Abschreibungen und sonstiger Kosten, folgt das Betriebsergebnis.
5. Neutrale Aufwendungen und Erträge, darunter Zinsen, führen zum Ergebnis vor Steuern.
6. Nach Steuern vom Einkommen und Ertrag, soweit gebucht, steht das vorläufige Ergebnis.

Ausgewiesen werden der Berichtsmonat und die aufgelaufenen Werte seit Jahresbeginn, jeweils auch als Anteil an der Gesamtleistung und an den Gesamtkosten. Ergänzende Auswertungen wie Vorjahresvergleich, Bewegungsbilanz und statische Liquidität entstehen aus denselben Buchungen. Sind Planwerte hinterlegt, kommt ein Vergleich mit dem Plan hinzu, den DATEV Soll-Ist-Vergleich nennt; der Sache nach ist es ein Plan-Ist-Vergleich. Welche Konten in welche Zeile fließen, ist fest zugeordnet und lässt sich für das einzelne Unternehmen anpassen.

Aussagekraft und Grenzen

Die BWA zeigt schnell, wie sich Umsatz, Rohertrag und die großen Kostenblöcke von Monat zu Monat entwickeln. Sie ist aber eine vorläufige Rechnung auf dem Stand der Buchungen. Häufig fehlen die Abgrenzungen, die erst der Jahresabschluss vollständig bucht: Abschreibungen, Bestandsveränderungen und unfertige Leistungen, Rückstellungen für Sonderzahlungen, Urlaub und Abschlusskosten sowie Ertragsteuern. Umsätze aus Jahresverträgen erscheinen oft im Monat der Rechnung statt verteilt über die Laufzeit.

Ist die Buchhaltung im Rückstand, fehlen sogar ganze Belegstapel. Das vorläufige Ergebnis weicht deshalb regelmäßig vom späteren Jahresergebnis ab, oft erheblich. Aussagekräftig wird die BWA, wenn ihr ein Monatsabschluss mit den wesentlichen Abgrenzungen zugrunde liegt, die Kontenzuordnung zum Geschäftsmodell passt und Planwerte hinterlegt sind. Für Rückfragen zu einzelnen Posten reicht sie nicht; dafür wird die Summen- und Saldenliste herangezogen.

Die BWA bei Banken und Investoren

Kreditinstitute müssen sich ab einer bestimmten Kredithöhe die wirtschaftlichen Verhältnisse des Kreditnehmers offenlegen lassen, insbesondere durch Vorlage der Jahresabschlüsse (§ 18 KWG). Unterjährig verlangen sie dafür regelmäßig BWA und Summen- und Saldenliste, monatlich oder quartalsweise. Daran messen sie die Kapitaldienstfähigkeit, also die Fähigkeit, Zins und Tilgung aus dem laufenden Geschäft zu zahlen. Mit denselben Zahlen überwachen sie die im Kreditvertrag vereinbarten Finanzkennzahlen (Covenants).

Investoren und Käufer fordern die BWA des laufenden Jahres und häufig der Vorjahre an, stellen sie neben Planung und Pitch Deck und verlangen eine Überleitung auf den Jahresabschluss. In der finanziellen Due Diligence (Financial Due Diligence) gehört die BWA mit der Summen- und Saldenliste zu den Standardunterlagen. Sie ist dort der Einstieg, die Analyse selbst setzt auf Kontenebene an. Als Faustregel liegt eine gute BWA bis zur Mitte des Folgemonats vor. Weitere Qualitätsmerkmale sind monatliche Abgrenzungen, eine über die Jahre stabile Kontenzuordnung und geringe Abweichungen zum Jahresabschluss.

Rechenbeispiel: BWA lesen und das vorläufige Ergebnis bereinigen

Kurzfristige Erfolgsrechnung eines Softwareunternehmens für März, Beträge in Euro:

• Umsatzerlöse 400.000, keine Bestandsveränderungen: Gesamtleistung 400.000
• Material- und Wareneinkauf für Hosting und bezogene Entwicklungsleistungen 60.000: Rohertrag 340.000, das sind 85 % der Gesamtleistung
• Sonstige betriebliche Erlöse 5.000: betrieblicher Rohertrag 345.000
• Kostenarten: Personalkosten 230.000 (57,5 % der Gesamtleistung), Raumkosten 18.000, Werbe- und Reisekosten 25.000, Abschreibungen 0, sonstige Kosten 32.000; Gesamtkosten 305.000
• Betriebsergebnis: 345.000 minus 305.000 = 40.000
• Zinsaufwand 2.000, keine Ertragsteuern gebucht: vorläufiges Ergebnis 38.000

Das Unternehmen bucht Abschreibungen erst zum Jahresende, erwartet werden 60.000 Euro im Jahr. Anteilig für März sind das 5.000 Euro. Werden auch die Jahressonderzahlungen von 96.000 Euro zeitanteilig mit 8.000 Euro berücksichtigt, sinkt das Monatsergebnis von 38.000 auf 25.000 Euro. Wer das vorläufige Ergebnis auf zwölf Monate hochrechnet, kommt auf 456.000 Euro, mit den beiden Korrekturen auf 300.000 Euro. Die unbereinigte BWA überzeichnet das Jahresergebnis damit um 156.000 Euro oder 52 %. Auf das EBITDA (Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen) wirkt nur die Korrektur der Sonderzahlungen, weil Abschreibungen darin ohnehin nicht abgezogen werden.

Abgrenzung: BWA, Summen- und Saldenliste, Monatsabschluss und GuV

• Summen- und Saldenliste: die vollständige Kontenliste ohne Verdichtung. Die BWA fasst deren Erfolgskonten zu wenigen Zeilen zusammen.
• Monatsabschluss: der Prozess, der Buchungen abstimmt und abgrenzt. Die BWA ist ein Berichtsformat, das erst auf dieser Grundlage belastbar wird.
• Gewinn- und Verlustrechnung: das gesetzliche Gliederungsschema des Jahresabschlusses nach § 275 HGB. Die BWA ähnelt dem Gesamtkostenverfahren, gruppiert aber nach eigenen Regeln, etwa mit Rohertrag und Kostenarten.

Typische Fehler

• Vorläufiges Ergebnis als Ist-Ergebnis lesen. Ohne Abgrenzungen erscheint jeder Monat besser als das Jahr, das der Jahresabschluss später ausweist.
• Verspätete Auswertung. Eine BWA, die erst Ende des Folgemonats vorliegt, eignet sich kaum noch zur Steuerung und verzögert jeden Finanzierungsprozess.
• Nicht angepasste Kontenzuordnung. Landen wesentliche Kosten unter sonstigen Kosten, zeigt die BWA die Kostenstruktur des Geschäftsmodells nicht.
• Einmalbeträge im Buchungsmonat. Jahresprämien oder jährlich berechnete Lizenzen verzerren den Monat, in dem sie gebucht werden, wenn sie nicht verteilt werden.
• Unterschiedliche Fassungen im Umlauf. Erhalten Bank und Investoren abweichende Stände derselben BWA, entstehen Rückfragen, die das Vertrauen in alle Zahlen belasten.

Häufige Fragen

Ist eine BWA Pflicht?

Nein. Kein Gesetz schreibt sie vor, weder der GmbH noch Kleinunternehmern oder Kleingewerbetreibenden. Vorgeschrieben ist der Jahresabschluss, bei kleinen Betrieben ohne Buchführungspflicht die Einnahmen-Überschuss-Rechnung, und die BWA ersetzt keinen von beiden. Banken und Investoren verlangen sie trotzdem oft, meist auf Grundlage von Kredit- oder Beteiligungsverträgen.

Warum weicht das Jahresergebnis vom aufgelaufenen BWA-Ergebnis ab?

Weil erst im Jahresabschluss Abschreibungen, Rückstellungen, Bestandsveränderungen, Rechnungsabgrenzungen und Steuern vollständig gebucht werden. Je mehr davon bereits monatlich erfasst ist, desto kleiner fällt die Abweichung aus.

Entspricht der Rohertrag der BWA der Bruttomarge, die Investoren betrachten?

In der Regel nicht. Der Rohertrag zieht nur Material- und Wareneinsatz sowie bezogene Leistungen ab. Investoren rechnen bei Softwareunternehmen in die Kosten der Umsatzerzielung häufig auch Personal für Betrieb und Kundenbetreuung ein, weshalb die Bruttomarge niedriger ausfällt.

Welche BWA verlangen Banken?

Meist die aktuelle BWA, also die des zuletzt gebuchten Monats, mit Vorjahresvergleich und Summen- und Saldenliste, je nach Kreditvertrag monatlich oder quartalsweise. Bei Neuanträgen kommen die letzten Jahresabschlüsse hinzu.

Kann man eine BWA selbst erstellen?

Ja. Wer selbst bucht, erzeugt die BWA mit der Buchhaltungssoftware aus den gebuchten Konten; gängige Programme bieten dafür eine eigene Auswertung an. Eine in Excel nachgebaute Vorlage ohne Verbindung zur Buchhaltung überzeugt Banken und Investoren dagegen selten, weil sich ihre Zeilen nicht mit der Summen- und Saldenliste abstimmen lassen.

Roemer Capital Perspektive

Die aktuellen BWA gehören zu den Unterlagen, die wir zu Beginn eines Mandats mit einer Steuerberatervollmacht unmittelbar bei der Steuerberatung abrufen. Wir legen sie neben Planung und Pitch Deck und prüfen, welche Abgrenzungen fehlen, bevor eine Bank oder ein Investor das vorläufige Ergebnis für das tatsächliche hält.

Wo wir die Finanzfunktion auf Zeit als Fractional CFO übernehmen, stellen wir der BWA monatlich die Planwerte gegenüber und erläutern die Abweichungen in wenigen Sätzen. Banken, Investoren und Kaufinteressenten erhalten so dieselbe Zahl mit derselben Erklärung, und Rückfragen lassen sich beantworten, ohne erst Unterlagen nachzufordern.