Monatsabschluss

Was ist ein Monatsabschluss?

Monatsabschluss (englisch Month-End Close) bezeichnet den geordneten Abschluss der Buchhaltung für einen Kalendermonat. Dabei werden alle Geschäftsvorfälle des Monats erfasst, die wesentlichen Konten abgestimmt und Aufwendungen und Erträge periodengerecht abgegrenzt. Abgrenzen heißt, jeden Betrag dem Monat zuzuordnen, zu dem er wirtschaftlich gehört, unabhängig davon, wann Rechnung oder Zahlung kommen. Wer im Januar eine Jahreskarte für Bus und Bahn kauft, hat nicht im Januar zwölf Monate Fahrten verbraucht, sondern jeden Monat ein Zwölftel. Das Ergebnis des Monatsabschlusses ist ein unterjähriger Zahlenstand aus Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Liquiditätsentwicklung, der methodisch möglichst nah am Jahresabschluss liegt.

Gesetzlich vorgeschrieben ist nur der Jahresabschluss. Den monatlichen Takt geben aber bereits Umsatzsteuer-Voranmeldung und Lohnsteuer-Anmeldung vor. Sie sind in der Regel bis zum zehnten Tag des Folgemonats abzugeben, die Umsatzsteuer-Voranmeldung mit Dauerfristverlängerung einen Monat später. Der Monatsabschluss reicht weiter: Er ist Grundlage für die Steuerung durch die Geschäftsführung und für Berichte an Investoren und Banken. Investoren und Käufer verlangen in jeder Finanzierungsrunde und jeder Due Diligence aktuelle Monatszahlen.

Monatsabschluss erstellen: Ablauf und Checkliste

1. Vollständige Erfassung zum Stichtag: Alle Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kontoauszüge und Lohnbuchungen des Monats sind gebucht; Leistungen werden dem Monat zugeordnet, in dem sie erbracht wurden (Cut-off).
2. Abstimmung: Bankkonten mit den Kontoauszügen, Listen der unbezahlten Kunden- und Lieferantenrechnungen (Offene-Posten-Listen) mit den Sammelkonten, Umsatzsteuerkonten mit der Voranmeldung; Verrechnungskonten, auf denen noch nicht zugeordnete Beträge liegen, werden geklärt.
3. Abgrenzungen: Buchung der wiederkehrenden und der einmaligen Abgrenzungen des Monats.
4. Plausibilisierung: Vergleich mit Vormonat, Vorjahr und Plan; auffällige Abweichungen werden vor der Freigabe erklärt.
5. Berichtspaket: Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz, Liquidität, Kennzahlen und Plan-Ist-Vergleich mit kurzer Kommentierung, also der Kern des Management Reporting.
6. Besprechung: Die Geschäftsführung bespricht die Zahlen und legt Maßnahmen fest.

Die wichtigsten Abgrenzungen

Rechnungsabgrenzungsposten (§ 250 HGB) verteilen im Voraus gezahlte oder vereinnahmte Beträge auf die Monate, denen sie wirtschaftlich zuzuordnen sind, etwa Jahresprämien für Versicherungen oder im Voraus berechnete Jahreslizenzen. Rückstellungen erfassen Aufwand, der dem Monat zuzurechnen ist, dessen Rechnung oder Zahlung aber noch aussteht: bezogene Leistungen ohne Rechnung, anteilige Jahressonderzahlungen und anteilige Kosten des Jahresabschlusses. Abschreibungen werden monatlich gebucht statt einmal zum Jahresende. Abgeschlossene und abgenommene Leistungen, die erst im Folgemonat berechnet werden, gehören als Umsatz in den Monat der Leistung.

Qualitätsmerkmale: Schnelligkeit, Vollständigkeit, Stetigkeit

Schnelligkeit misst die Zeit vom Monatsende bis zu freigegebenen Zahlen. Als solide gilt nach einer verbreiteten Faustregel ein Abschluss bis zum zehnten Arbeitstag des Folgemonats; gut organisierte Finanzfunktionen schaffen fünf Arbeitstage (Fast Close). Voraussetzung sind laufend gebuchte Belege, eine Checkliste mit festen Zuständigkeiten, Vorlagen für wiederkehrende Abgrenzungen und eine Wesentlichkeitsgrenze, unterhalb derer nicht abgegrenzt wird.

Vollständigkeit bedeutet, dass alle wesentlichen Abgrenzungen gebucht und alle Bilanzkonten mit einem Nachweis unterlegt sind. Nachbuchungen, nachdem der Bericht verschickt wurde, sind die Ausnahme. Stetigkeit verlangt, dass jeden Monat nach denselben Regeln abgegrenzt wird, weil nur dann Zeitreihen vergleichbar sind. Den Gesamtbefund liefert das Geschäftsjahresende: Weicht die Summe der zwölf Monatsergebnisse nur geringfügig vom Jahresabschluss ab, war der Monatsabschluss belastbar.

Rechenbeispiel: Abgrenzungen im Monatsabschluss

Ein Softwareunternehmen mit 35 Mitarbeitenden weist für Juni nach Erfassung aller Belege ein vorläufiges Ergebnis von 48.000 Euro aus. Im Monatsabschluss werden fünf Abgrenzungen gebucht:

• Jahreslizenz über 36.000 Euro, im Juni vollständig als Umsatz gebucht, Laufzeit ab Juni: Auf den Monat entfallen 3.000 Euro, abzugrenzen sind minus 33.000 Euro
• Anteilige Jahressonderzahlungen für Juni: minus 7.000 Euro
• Hosting und externe Entwickler für Juni, Rechnungen noch nicht eingegangen: minus 6.500 Euro
• Monatliche Abschreibung, bisher nur zum Jahresende gebucht: minus 2.500 Euro
• Im Juni abgeschlossenes und abgenommenes Implementierungsprojekt, Rechnung erst im Juli: plus 9.000 Euro
• Ergebnis nach Abgrenzungen: 48.000 minus 33.000 minus 7.000 minus 6.500 minus 2.500 plus 9.000 = 8.000 Euro

Vor den Abgrenzungen erscheint der Monat sechsmal so ertragreich wie danach. Die abgegrenzten 33.000 Euro gehen nicht verloren, sie werden in den folgenden elf Monaten mit je 3.000 Euro als Umsatz erfasst. Ohne Abgrenzung würde der Juni den Umsatz überzeichnen und die übrigen Monate unterzeichnen. Investoren prüfen deshalb, ob die Monatsergebnisse in der Summe zum Jahresabschluss passen.

Monatsabschluss im Investorenreporting und in Transaktionen

Nach einer Finanzierungsrunde regeln Beteiligungsvertrag oder Gesellschaftervereinbarung in der Regel Informationsrechte der Investoren. Dazu gehören monatliche oder quartalsweise Berichte innerhalb einer festen Frist, ein Plan-Ist-Vergleich mit dem Jahresbudget (Budgetierung) und der Jahresabschluss. Unabhängig davon kann jeder GmbH-Gesellschafter Auskunft und Einsicht in Bücher und Schriften verlangen (§ 51a GmbHG). Auf dem Monatsabschluss bauen das regelmäßige Investoren-Update und die Prüfung der Finanzkennzahlen auf, die Banken in Kreditverträgen als Auflagen (Covenants) vereinbaren.

In einer Transaktion wirkt die Qualität des Monatsabschlusses doppelt. Während der Due Diligence laufen neue Monate auf, die zu den bereits geprüften Zahlen passen müssen. Beim Unternehmensverkauf bilden die Monatsbilanzen die Grundlage für die Analyse des Working Capital, also des im laufenden Geschäft gebundenen Kapitals. Ein belastbarer Monatsabschluss kann auch als Stichtagsbilanz für einen Locked-Box-Mechanismus dienen, bei dem der Kaufpreis auf Grundlage einer Bilanz vor dem Vollzug festgeschrieben wird. Aus denselben Monatszahlen entstehen die betriebswirtschaftliche Auswertung und die Summen- und Saldenliste, die Investoren anfordern.

Abgrenzung: Monatsabschluss, BWA, Jahres- und Zwischenabschluss

• Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA): eine standardisierte Verdichtung des Buchungsstands. Ohne gebuchte Abgrenzungen zeigt sie, was gebucht wurde, nicht was wirtschaftlich in den Monat gehört.
• Jahresabschluss: gesetzlich vorgeschrieben, mit Inventur, vollständiger Bewertung und bei Kapitalgesellschaften in der Regel mit Anhang. Der Monatsabschluss ist ein internes, vereinfachtes Abbild nach denselben Grundsätzen.
• Zwischenabschluss: ein Abschluss zu einem unterjährigen Stichtag, häufig zum Quartal oder Halbjahr. In Transaktionen wird er mitunter von einem Wirtschaftsprüfer prüferisch durchgesehen und dient dann als Referenzbilanz.

Typische Fehler

• Gar nicht abgrenzen. Dann bildet der Monat vor allem Zahlungen und Rechnungsdaten ab und schwankt ohne wirtschaftlichen Grund.
• Jeden Monat anders abgrenzen. Wechselnde Methoden heben die Vergleichbarkeit der Monate auf; Stetigkeit ist wichtiger als Genauigkeit im Einzelfall.
• Auf den Euro genau abgrenzen. Ohne Wesentlichkeitsgrenze wird der Abschluss nicht rechtzeitig fertig.
• Jahresvorauszahlungen als Monatsumsatz. Gerade bei Abonnementmodellen überzeichnet die sofortige Erfassung den Umsatz des Rechnungsmonats und verzerrt Wachstumsraten.
• Nachbuchungen nach Berichtsversand. Mehrere Fassungen derselben Monatszahlen schwächen das Vertrauen der Investoren schneller als eine offen kommunizierte Abweichung.
• Abschluss ohne Besprechung. Zahlen, aus denen keine Maßnahmen folgen, rechtfertigen den Aufwand nicht.

Häufige Fragen

Bis wann sollte der Monatsabschluss vorliegen?

Als Faustregel bis zum zehnten Arbeitstag des Folgemonats, bei gut eingespielten Abläufen nach fünf Arbeitstagen. Später vorliegende Zahlen eignen sich kaum noch zur Steuerung, weil der laufende Monat dann bereits zur Hälfte vorüber ist.

Ist ein Monatsabschluss gesetzlich vorgeschrieben?

Nein. Das HGB schreibt nur den Jahresabschluss vor, das Steuerrecht die monatlichen oder quartalsweisen Steueranmeldungen. Wer monatlich nach HGB abschließt, wendet aber dieselben Regeln an, vor allem die Zuordnung von Aufwendungen und Erträgen zu ihrem Zeitraum (§ 252 Abs. 1 Nr. 5 HGB). Eine Pflicht zu Monatsberichten ergibt sich häufig aus Kreditverträgen oder aus den Informationsrechten in Beteiligungsverträgen.

Wer erstellt den Monatsabschluss?

Gebucht wird in der Buchhaltung oder bei der Steuerberatung. Die Informationen für Abgrenzungen kommen aus den Fachbereichen, etwa zu Projektständen oder offenen Bestellungen; Freigabe und Kommentierung liegen bei der Geschäftsführung, der Finanzleitung oder dem Controlling.

Lohnt sich ein Monatsabschluss auch für kleinere Unternehmen?

Ja, in reduzierter Form. Häufig decken wenige Standardabgrenzungen wie Abschreibungen, Sonderzahlungen und ausstehende Rechnungen den größten Teil der Verzerrung ab.

Welche Monatszahlen verlangen Investoren in der Due Diligence?

In der Regel die Monatsergebnisse und Monatsbilanzen der letzten zwei bis drei Geschäftsjahre und des laufenden Jahres. Sie müssen sich auf die Jahresabschlüsse überleiten lassen.

Roemer Capital Perspektive

Eine Finanzierungsrunde dauert typischerweise sechs bis acht Monate, ein Unternehmensverkauf sechs bis zwölf Monate. In dieser Zeit fragen Investoren und Käufer jeden neuen Monat nach. Ein Abschluss, der zuverlässig in den ersten Arbeitstagen vorliegt, hält den Prozess in Bewegung und verhindert, dass geprüfte Zahlen veralten.

Als Teil unserer Fractional-CFO-Leistungen richten wir den Monatsabschluss deshalb als festen Ablauf ein: Checkliste, Standardabgrenzungen, Berichtspaket mit Plan-Ist-Vergleich und Kommentierung für Geschäftsführung und Investoren. Die Buchungen bleiben bei Buchhaltung und Steuerberatung, wir sorgen dafür, dass aus ihren Zahlen ein Bericht wird, der dem Reporting nach einer Runde standhält.