Quellensteuer

Was ist eine Quellensteuer?

Quellensteuer (englisch Withholding Tax) ist eine Steuer, die der Zahlende bei der Auszahlung einbehält und an das Finanzamt abführt, statt dass der Empfänger sie selbst entrichtet. Sie ist keine eigene Steuerart, sondern eine Erhebungsform der Einkommensteuer oder Körperschaftsteuer des Empfängers. Bekanntestes Beispiel ist die Lohnsteuer: Der Arbeitgeber zieht sie vom Gehalt ab, bevor das Geld beim Mitarbeiter ankommt.

Im deutschen Recht sind die wichtigsten Quellensteuern die Lohnsteuer, die Kapitalertragsteuer auf Dividenden und Zinsen und der Steuerabzug nach § 50a EStG. Quellensteuerpflichtig sind damit vor allem Arbeitslohn, Kapitalerträge und bestimmte Vergütungen an Empfänger im Ausland. Der Abzug nach § 50a EStG betrifft beschränkt Steuerpflichtige, also Personen und Gesellschaften ohne Wohnsitz oder Sitz in Deutschland, die hier nur mit ihren deutschen Einkünften besteuert werden. Eine GmbH ist davon in mehreren Rollen betroffen: als Arbeitgeberin, als Gesellschaft, die Gewinne an ihre Gesellschafter ausschüttet, und als Zahlerin von Lizenzgebühren oder Vergütungen an Empfänger im Ausland. Weil der Zahlende für den richtigen Abzug haftet, ist die Quellensteuer ein fester Prüfungspunkt der steuerlichen Due Diligence.

Funktionsweise der Quellensteuer und Haftung

Der Schuldner der Zahlung ermittelt die Steuer, behält sie vom Auszahlungsbetrag ein, meldet sie an und führt sie ab. Beim Empfänger wirkt der Abzug je nach Fall auf zwei Arten. Er kann die Steuer endgültig erledigen (abgelten), etwa bei privaten Kapitalerträgen. Oder er wird später in der Steuerfestsetzung des Empfängers (Veranlagung) angerechnet, etwa bei der Lohnsteuer oder bei Kapitalerträgen einer Kapitalgesellschaft.

Unterbleibt der Abzug oder ist er zu niedrig, nimmt das Finanzamt den Zahlenden als Haftungsschuldner in Anspruch. Für die GmbH handelt die Geschäftsführung; verletzt sie steuerliche Pflichten vorsätzlich oder grob fahrlässig, kann sie nach §§ 34 und 69 AO persönlich haften. Die Pflicht zum Abzug besteht unabhängig davon, ob der Empfänger im Ergebnis überhaupt Steuer schuldet.

Kapitalertragsteuer auf Gewinnausschüttungen

Schüttet eine GmbH Gewinne aus, behält sie Kapitalertragsteuer von 25 % zuzüglich 5,5 % Solidaritätszuschlag darauf ein, zusammen 26,375 % der Bruttodividende. Die Steuer ist bis zum zehnten Tag des Monats anzumelden und abzuführen, der auf den Zufluss folgt.

Auch bei einer inländischen Holding-GmbH als Gesellschafterin wird der Abzug zunächst vorgenommen. Die Holding rechnet die einbehaltene Steuer auf ihre Körperschaftsteuer an oder lässt sie sich erstatten; bis dahin ist Liquidität gebunden (Holdingstruktur). Ausländische Gesellschafter können eine Entlastung nach dem jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen beantragen. Das sind Verträge zwischen zwei Staaten, die festlegen, welcher Staat welche Einkünfte besteuern darf. Muttergesellschaften in anderen EU-Staaten kann nach der Mutter-Tochter-Richtlinie eine vollständige Entlastung zustehen. Voraussetzung ist eine Beteiligung von mindestens 10 %, die seit mindestens zwölf Monaten besteht, und die Erfüllung der Regeln gegen missbräuchliche Gestaltungen.

Quellensteuer auf Lizenzen und Vergütungen ins Ausland

Zahlt ein inländisches Unternehmen bestimmte Vergütungen an beschränkt Steuerpflichtige, muss es nach § 50a EStG einen Steuerabzug vornehmen. Erfasst sind vor allem drei Gruppen:

• Vergütungen für die Überlassung von Rechten zur Nutzung, etwa Lizenzen an Marken, Patenten, Know-how oder urheberrechtlich geschützten Werken
• Vergütungen für künstlerische und sportliche Darbietungen im Inland
• Vergütungen an Mitglieder eines Aufsichtsrats oder eines Beirats, der die Geschäftsführung überwacht

Der Abzug beträgt 15 % der gesamten Vergütung ohne Abzug von Kosten, bei Aufsichtsratsvergütungen 30 %, jeweils zuzüglich Solidaritätszuschlag. Er wird für jedes Kalendervierteljahr beim Bundeszentralamt für Steuern angemeldet. Bei Software kommt es auf den Umfang der eingeräumten Rechte an. Die bloße bestimmungsgemäße Nutzung, etwa einer gekauften Standardsoftware, löst in der Regel keinen Abzug aus. Anders ist es bei der Überlassung von Rechten zur Vervielfältigung, Bearbeitung oder Weiterverbreitung.

Entlastung nach Doppelbesteuerungsabkommen

Doppelbesteuerungsabkommen begrenzen das Recht des Quellenstaats, Dividenden und Lizenzgebühren zu besteuern, bei Lizenzen häufig bis auf null. Der Abzug entfällt oder ermäßigt sich in Deutschland aber nicht automatisch. Liegt bei der Zahlung eine Freistellungsbescheinigung des Bundeszentralamts für Steuern vor, darf der Zahlende den geringeren Satz anwenden. Fehlt sie, ist der volle Betrag einzubehalten; der Empfänger kann die Erstattung anschließend beantragen.

Umgekehrt behalten ausländische Kunden auf Lizenzzahlungen an deutsche Unternehmen oft ihrerseits Quellensteuer ein. Die ausländische Steuer lässt sich in Deutschland grundsätzlich nur bis zur Höhe der deutschen Steuer auf diese Einkünfte anrechnen. In Verlustjahren läuft die Anrechnung deshalb ins Leere; auf Antrag kann die Steuer dann als Aufwand abgezogen werden, was die Belastung aber nur teilweise ausgleicht.

Rechenbeispiel: Quellensteuer auf eine Lizenzgebühr ins Ausland

Vereinfachtes Beispiel ohne Umsatzsteuer: Eine deutsche Software-GmbH zahlt einer Gesellschaft im Ausland eine jährliche Lizenzgebühr von 120.000 Euro für die Nutzung einer Marke. Das Doppelbesteuerungsabkommen mit dem Sitzstaat schließt die deutsche Steuer auf Lizenzgebühren aus.

• Mit Freistellungsbescheinigung bei Zahlung: kein Abzug, Auszahlung 120.000 Euro
• Ohne Bescheinigung, Bruttovereinbarung: Steuerabzug 120.000 × 15 % = 18.000 Euro, Solidaritätszuschlag 18.000 × 5,5 % = 990 Euro, zusammen 18.990 Euro; Auszahlung 120.000 minus 18.990 = 101.010 Euro; der Lizenzgeber beantragt die Erstattung nachträglich
• Ohne Bescheinigung, Nettovereinbarung über 120.000 Euro: Die übernommene Steuer gehört selbst zur Vergütung; Bruttobetrag 120.000 / (1 minus 0,15825) = rund 142.560 Euro; Steuer rund 142.560 × 15,825 % = rund 22.560 Euro, also rund 18,8 % des Nettobetrags

Im dritten Fall kostet die Lizenz die GmbH rund 22.560 Euro mehr als vereinbart. Eine spätere Erstattung steht dem Lizenzgeber zu, nicht der GmbH; sie kommt bei ihr nur an, wenn der Vertrag die Weitergabe vorsieht. Unterbleibt der Abzug ganz, nimmt das Finanzamt die GmbH als Haftungsschuldnerin in Anspruch. Das Beispiel zeigt, warum die Freistellungsbescheinigung vor der ersten Zahlung vorliegen sollte und der Lizenzvertrag regelt, wer eine Abzugsteuer trägt.

Abgrenzung: Quellensteuer, Abgeltungsteuer und Lohnsteuer

• Abgeltungsteuer: der besondere Steuersatz von 25 % für private Kapitalerträge. Die Kapitalertragsteuer ist die Form, in der sie an der Quelle erhoben wird.
• Lohnsteuer: die Quellensteuer auf Arbeitslohn, die der Arbeitgeber einbehält und für die er haftet.
• Ertragsteuer: Oberbegriff für die Steuern auf Gewinn und Einkommen; die Quellensteuer bestimmt nur, auf welchem Weg ein Teil davon erhoben wird (Ertragsteuer).

Typische Fehler

• Rechteüberlassungen ins Ausland ungeprüft. Lizenzzahlungen an ausländische Partner werden geleistet, ohne dass die Abzugspflicht nach § 50a EStG geprüft wurde.
• Nettovereinbarung ohne Steuerklausel. Ist ein Nettobetrag vereinbart, trägt der Zahlende die Abzugsteuer auf den hochgerechneten Bruttobetrag.
• Freistellung zu spät beantragt. Das Verfahren beim Bundeszentralamt für Steuern braucht Zeit; bis die Bescheinigung vorliegt, ist in voller Höhe einzubehalten.
• Abzug bei der Holding vergessen. Auch Ausschüttungen an eine inländische Gesellschafterin unterliegen grundsätzlich der Kapitalertragsteuer.
• Ausländische Quellensteuer nicht eingeplant. Verlustbringende Unternehmen mit Lizenzkunden im Ausland können sie oft nicht anrechnen und tragen sie als Kosten.

Häufige Fragen

Ist die Quellensteuer eine zusätzliche Steuer?

Nein. Sie ist eine Vorauserhebung der Steuer, die der Empfänger ohnehin schuldet, und wird bei ihm angerechnet oder gilt als abgegolten. Zur zusätzlichen Belastung wird sie erst, wenn eine Anrechnung oder Erstattung nicht möglich ist.

Wer haftet, wenn der Steuerabzug unterbleibt?

Der Zahlende. Das Finanzamt kann die GmbH per Haftungsbescheid in Anspruch nehmen, bei grob fahrlässiger oder vorsätzlicher Pflichtverletzung auch die Geschäftsführung persönlich.

Was ist eine Freistellungsbescheinigung?

Eine Bescheinigung des Bundeszentralamts für Steuern, nach der der Zahlende keinen oder einen geringeren Abzug vornehmen darf. Sie wird vom Empfänger beantragt und wirkt nur für Zahlungen, bei denen sie bereits vorliegt.

Muss auf Zahlungen an freie Mitarbeitende im Ausland Steuer einbehalten werden?

Für reine Dienstleistungen, die im Ausland erbracht werden, in der Regel nicht. Ein Abzug kann aber in Betracht kommen, wenn mit der Leistung Nutzungsrechte überlassen werden, etwa an Software, Texten oder Designs. Die Abgrenzung hängt vom Vertrag ab und gehört vor der ersten Zahlung in die steuerliche Prüfung.

Fällt auf den Kaufpreis beim Verkauf von Geschäftsanteilen Quellensteuer an?

In der Regel nicht. Ein Veräußerungsgewinn wird, soweit Deutschland ihn besteuert, beim Verkäufer im Veranlagungsverfahren erfasst. Quellensteuer kann aber auf Ausschüttungen anfallen, die im Zusammenhang mit dem Verkauf vorgenommen werden.

Wie wird die Quellensteuer bei ausländischen Aktien behandelt?

Der Sitzstaat der Gesellschaft behält auf Dividenden meist Quellensteuer ein. In Deutschland wird sie auf die Abgeltungsteuer angerechnet, höchstens bis zu dem Satz, den das Doppelbesteuerungsabkommen erlaubt, häufig 15 %. Einen höheren Einbehalt erstattet nur der Quellenstaat auf Antrag. Die Schweiz etwa behält 35 % ein, dort Verrechnungssteuer genannt; angerechnet werden 15 %, die übrigen 20 % fordert der Anleger in der Schweiz zurück. Was mangels Abgeltungsteuer noch nicht angerechnet werden kann, führt die Bank im laufenden Jahr in einem Quellensteuertopf. In der Schweiz selbst bezeichnet Quellensteuer vor allem den Steuerabzug vom Lohn ausländischer Arbeitnehmer ohne Niederlassungsbewilligung.

Roemer Capital Perspektive

Vor einer Finanzierungsrunde oder einem Verkauf lassen wir uns alle wiederkehrenden Zahlungen ins Ausland auflisten: Lizenzen, Konzernumlagen, Vergütungen an Beiratsmitglieder und freie Mitarbeitende. Ob darauf ein Steuerabzug vorzunehmen war, beurteilt die Steuerberatung des Mandanten; wir sorgen dafür, dass die Frage vor dem Datenraum geklärt ist.

Ein offener Abzug ist selten ein großer Betrag. In der Due Diligence wirft er aber die Frage auf, wie verlässlich die übrigen steuerlichen Prozesse sind, und führt häufig zu einer zusätzlichen Garantie oder Freistellung im Vertrag.