Rechnungswesen

Was ist das Rechnungswesen?

Rechnungswesen (englisch Accounting) ist der Oberbegriff für alle Verfahren, mit denen ein Unternehmen seine wirtschaftlichen Vorgänge zahlenmäßig erfasst, aufbereitet, auswertet und plant. Nach Adressaten und Regeln wird es in zwei Bereiche geteilt. Das externe Rechnungswesen (Financial Accounting) informiert Dritte über Vermögen, Schulden und Ergebnis. Das interne Rechnungswesen (Management Accounting) liefert der Geschäftsführung Grundlagen für Entscheidungen. Der externe Teil gleicht einem Zeugnis, das nach festen Regeln für Außenstehende ausgestellt wird. Der interne Teil ähnelt eher einem Trainingsprotokoll, mit dem die Geschäftsführung selbst arbeitet.

Die Betriebswirtschaftslehre unterscheidet klassisch vier Teilbereiche: Buchführung und Jahresabschluss, Kosten- und Leistungsrechnung, Kennzahlen- und Vergleichsrechnung sowie Planungsrechnung. Das Controlling nutzt diese Zahlenwerke, um Ziele festzulegen, Abweichungen zu erkennen und die Steuerung zu unterstützen. In Finanzierungsrunden und Unternehmensverkäufen kommen beide Bereiche zusammen. Der Jahresabschluss belegt die Vergangenheit; Deckungsbeiträge (Erlöse abzüglich der variablen Kosten), Kennzahlen und Planung begründen die Bewertung.

Externes Rechnungswesen

Zum externen Rechnungswesen gehören die Buchhaltung, der Jahresabschluss nach HGB und die steuerliche Gewinnermittlung. Kapitalgesellschaften erweitern Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung in der Regel um einen Anhang, mittelgroße und große stellen zusätzlich einen Lagebericht auf (§ 264 Abs. 1 HGB). Über den Grundsatz der Maßgeblichkeit (§ 5 Abs. 1 EStG) ist die Handelsbilanz Ausgangspunkt der Steuerbilanz. Adressaten sind Gesellschafter, Gläubiger, Banken, die Finanzverwaltung und über die Offenlegung (§ 325 HGB) auch die Öffentlichkeit.

Inhalt und Form sind gesetzlich geregelt und auf Vorsicht angelegt. Gewinne dürfen erst ausgewiesen werden, wenn sie am Abschlussstichtag realisiert sind. Vorhersehbare Risiken und Verluste, die bis zum Stichtag entstanden sind, werden dagegen bereits berücksichtigt (§ 252 Abs. 1 Nr. 4 HGB). Das dient dem Gläubigerschutz und der Kapitalerhaltung, macht den Jahresabschluss aber zu einem begrenzten Steuerungsinstrument. Die internationalen Rechnungslegungsstandards IFRS (International Financial Reporting Standards) sind in Deutschland vor allem für den Konzernabschluss kapitalmarktorientierter Unternehmen verpflichtend (EU-Recht, ergänzt durch § 315e HGB). Für die meisten Wachstumsunternehmen gilt weiter das HGB.

Internes Rechnungswesen: Kostenrechnung und Controlling

Das interne Rechnungswesen ist in seiner Form gesetzlich nicht vorgeschrieben und richtet sich nach dem Informationsbedarf der Geschäftsführung. Sein Kern ist die Kosten- und Leistungsrechnung. Die Kostenartenrechnung fragt, welche Kosten entstanden sind, die Kostenstellenrechnung, wo sie entstanden sind, und die Kostenträgerrechnung, wofür: für welches Produkt, welchen Kunden oder welches Projekt. Gemeinkosten, die sich keinem Produkt direkt zuordnen lassen, verteilt die Kostenstellenrechnung klassisch mit dem Betriebsabrechnungsbogen (BAB) auf die Kostenstellen und ermittelt daraus Zuschläge für die Kalkulation.

Aufwand und Kosten

Kosten sind nicht dasselbe wie Aufwand. Betriebsfremde, periodenfremde und außergewöhnliche Aufwendungen bleiben in der Kostenrechnung außen vor. Umgekehrt setzt sie kalkulatorische Kosten an, die im Jahresabschluss so nicht vorkommen, etwa Abschreibungen auf Wiederbeschaffungswerte über die tatsächliche Nutzungsdauer oder Zinsen auf das eingesetzte Eigenkapital. Eine voll abgeschriebene, aber weiter genutzte Anlage verursacht handelsrechtlich keinen Aufwand mehr, in der Kalkulation aber weiterhin Kosten.

Deckungsbeitragsrechnung und Controlling

Die Teilkostenrechnung zieht von den Erlösen zunächst die variablen Kosten ab. Der verbleibende Deckungsbeitrag zeigt, was ein Produkt, ein Kunde oder ein Projekt zur Deckung der Fixkosten beiträgt. Darauf beruhen die Unit Economics, also die Wirtschaftlichkeit je Kunde oder Vertrag, die Investoren bei wiederkehrenden Geschäftsmodellen prüfen. Das Controlling verbindet die Ist-Zahlen mit Planung und Budgetierung, erklärt Abweichungen und verdichtet das Ergebnis zu wenigen Kennzahlen. Für die GmbH verlangt § 1 des Unternehmensstabilisierungs- und -restrukturierungsgesetzes (StaRUG), dass die Geschäftsführung Entwicklungen, die den Fortbestand gefährden können, fortlaufend überwacht. Ohne internes Rechnungswesen lässt sich diese Pflicht kaum erfüllen.

Rechenbeispiel: Deckungsbeitragsrechnung im internen Rechnungswesen

Ein Softwareunternehmen erzielt 4,5 Mio. Euro Umsatz, davon 3,0 Mio. Euro mit Abonnements und 1,5 Mio. Euro mit Implementierungsprojekten. Die Gewinn- und Verlustrechnung weist ein Betriebsergebnis von 0,3 Mio. Euro aus. Eine zweistufige Deckungsbeitragsrechnung zeigt, woher es stammt. Der Deckungsbeitrag I zieht vom Umsatz die variablen Kosten ab. Der Deckungsbeitrag II zieht zusätzlich die Fixkosten ab, die sich einer Produktlinie direkt zuordnen lassen (produktfixe Kosten). Was danach bleibt, trägt die gemeinsamen Kosten des Unternehmens (unternehmensfixe Kosten).

• Abonnements: 3,0 Mio. Euro Umsatz minus 0,6 Mio. Euro variable Kosten für Hosting, Zahlungsabwicklung und Support = Deckungsbeitrag I von 2,4 Mio. Euro (80 %)
• Projekte: 1,5 Mio. Euro Umsatz minus 1,2 Mio. Euro variable Kosten für Projektstunden und freie Mitarbeiter = Deckungsbeitrag I von 0,3 Mio. Euro (20 %)
• Abonnements nach produktfixen Kosten der Produktentwicklung von 1,1 Mio. Euro: Deckungsbeitrag II von 1,3 Mio. Euro
• Projekte nach produktfixen Kosten für Projektleitung und Werkzeuge von 0,4 Mio. Euro: Deckungsbeitrag II von minus 0,1 Mio. Euro
• Summe der Deckungsbeiträge II: 1,3 minus 0,1 = 1,2 Mio. Euro
• Betriebsergebnis nach unternehmensfixen Kosten für Vertrieb, Verwaltung und Geschäftsführung von 0,9 Mio. Euro: 1,2 minus 0,9 = 0,3 Mio. Euro

Das Ergebnis stammt vollständig aus dem Abonnementgeschäft, das Projektgeschäft deckt seine eigenen Fixkosten nicht. Daraus folgt nicht zwingend, die Projekte einzustellen: Oft sind Implementierungen die Voraussetzung für neue Abonnements, und ein Teil ihrer Fixkosten fiele nicht sofort weg. Für die Bewertung zählt die Aufteilung trotzdem, weil Investoren und Käufer wiederkehrende Umsätze in der Regel höher gewichten als Projektumsätze.

Rechnungswesen in Finanzierungsrunde und Verkauf

In der finanziellen Due Diligence verbinden die Prüfer beide Bereiche. Ausgangspunkt sind die Zahlen des externen Rechnungswesens, die sie mit internen Auswertungen nach Produkten, Kunden und Kostenstellen aufschlüsseln. Daraus entsteht die Analyse der Ertragsqualität (Quality of Earnings). Sie mündet meist in das bereinigte EBITDA, das Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen ohne Einmaleffekte. Die Planung im Finanzmodell wird daran gemessen, ob sie erkennbar auf diesen Ist-Werten aufsetzt.

Qualität erkennen Investoren und Käufer an einer schriftlichen Definition jeder Kennzahl, an Kostenstellen, die über Jahre gleich geschnitten sind, und an einem monatlichen Bericht mit Plan-Ist-Vergleich. Besonders genau prüfen sie die Überleitung: Umsatz und Ergebnis im Managementbericht müssen sich nachvollziehbar auf die betriebswirtschaftliche Auswertung und den Jahresabschluss zurückführen lassen. Mit wachsender Größe verlagert sich diese Aufgabe von der Steuerberatung zu einer eigenen Finanzleitung, dem CFO (Chief Financial Officer).

Abgrenzung: Rechnungswesen, Buchhaltung und Controlling

• Buchhaltung: der dokumentierende Teil des externen Rechnungswesens. Das Rechnungswesen umfasst zusätzlich Abschluss, Kostenrechnung, Vergleichsrechnung und Planung.
• Controlling: eine Führungsunterstützung, die die Daten des Rechnungswesens für Planung, Steuerung und Kontrolle nutzt. Das Rechnungswesen liefert die Zahlen, das Controlling ihre Deutung und die Vorschläge für Maßnahmen.
• Finanzmodell: Teil der Planungsrechnung, der Ergebnis-, Bilanz- und Liquiditätsplanung über mehrere Jahre verknüpft. Es rechnet nach vorn, während Buchhaltung und Jahresabschluss abbilden, was geschehen ist.
• Betriebswirtschaftliche Auswertung: eine unterjährige Verdichtung der Finanzbuchhaltung. Sie gehört zum externen Datenbestand und ersetzt keine Kostenrechnung.

Typische Fehler

• Nur extern rechnen. Wer allein den Jahresabschluss auswertet, erkennt Verluste einzelner Produktlinien erst mit großer Verzögerung.
• Bilanzwerte als Kalkulationsgrundlage. Abschreibungen nach handels- oder steuerrechtlichen Nutzungsdauern bilden den tatsächlichen Werteverzehr oft nicht ab und führen zu Preisen, die die Kosten nicht decken.
• Pauschale Gemeinkostenzuschläge. Ein einheitlicher Prozentsatz auf alle Produkte verdeckt, welche Leistung das Ergebnis trägt und welche es belastet.
• Uneinheitlich definierte Kennzahlen. Wird wiederkehrender Umsatz oder die Kündigungsquote von Quartal zu Quartal anders abgegrenzt, verlieren Zeitreihen ihre Aussagekraft.
• Fehlende Überleitung. Lassen sich Managementbericht und Jahresabschluss nicht ineinander überführen, zweifeln Prüfer an beiden.

Häufige Fragen

Welche Aufgaben hat das Rechnungswesen?

Es erfüllt vier Aufgaben: Dokumentation, Rechenschaft, Kontrolle und Planung. Konkret hält es alle Geschäftsvorfälle lückenlos fest, legt gegenüber Gesellschaftern, Gläubigern und Finanzamt Rechenschaft ab, überwacht Wirtschaftlichkeit und Zahlungsfähigkeit und liefert die Zahlen für Entscheidungen. Die ersten beiden Aufgaben trägt vor allem das externe, die beiden anderen das interne Rechnungswesen.

Ist das interne Rechnungswesen gesetzlich vorgeschrieben?

Nicht in einer bestimmten Form. Mittelbar braucht aber auch der Jahresabschluss Daten der Kostenrechnung, etwa um selbst erstellte Vermögensgegenstände mit ihren Herstellungskosten zu bewerten (§ 255 Abs. 2 HGB). Hinzu kommt die Pflicht zur Krisenfrüherkennung nach § 1 StaRUG.

Ab wann lohnt sich eine eigene Kostenrechnung?

Sobald das Unternehmen mehrere Produkte, Kundengruppen oder Standorte hat. Für den Anfang genügt ein Deckungsbeitrag je Produktgruppe, der monatlich aus der Buchhaltung abgeleitet wird.

Müssen Wachstumsunternehmen nach IFRS bilanzieren?

In aller Regel nicht, maßgeblich ist das HGB. IFRS werden relevant, wenn ein Börsengang geplant ist oder ein Investor oder Erwerber für seine eigene Konzernrechnungslegung Überleitungen verlangt.

Wer ist für das Rechnungswesen verantwortlich?

Rechtlich die Geschäftsführung. In der Praxis übernimmt die Steuerberatung häufig Buchhaltung und Abschluss, während Planung, Kostenrechnung und Reporting bei einer internen Finanzfunktion oder einem Finanzverantwortlichen auf Zeit liegen.

Roemer Capital Perspektive

In Investorengesprächen reicht der Jahresabschluss selten aus. Gefragt wird nach Deckungsbeiträgen je Produktlinie, nach Kundengewinnungskosten und nach dem Wert eines Kunden über die gesamte Vertragsdauer. Solche Zahlen entstehen nur im internen Rechnungswesen. KPIs und Unit Economics zählen für uns zu den vier Säulen, an denen sich zeigt, ob ein Unternehmen investorenfähig ist. Ein Verhältnis von Kundenwert zu Kundengewinnungskosten von mindestens 3 zu 1 lässt sich nur mit Daten auf Kundenebene belegen.

Fehlt diese Sicht, bauen wir sie im Rahmen unserer Fractional-CFO-Leistungen auf: Planung, monatliches Reporting und eine Überleitung auf die Zahlen der Steuerberatung. Das externe Rechnungswesen bleibt bei ihr. Unsere Aufgabe ist, dass beide Sichten zusammenpassen, bevor ein Investor sie nebeneinanderlegt.