Zahlungsverzug

Was ist Zahlungsverzug?

Zahlungsverzug (Schuldnerverzug bei Geldforderungen) bezeichnet die Lage, in der ein Schuldner eine fällige Geldforderung nicht rechtzeitig bezahlt, obwohl er gemahnt wurde oder eine Mahnung entbehrlich ist. Schuldner ist, wer zahlen muss, Gläubiger, wer die Zahlung verlangen kann. Zusätzlich muss der Schuldner die Verzögerung zu vertreten haben. Bei Geldschulden ist das fast immer der Fall, weil fehlendes Geld ihn nicht entlastet. Geregelt ist der Verzug vor allem in den §§ 286 und 288 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB).

Für Unternehmen zählt meist die Gläubigerseite: Der Umgang mit säumigen Kunden entscheidet darüber, wie schnell aus Umsatz verfügbares Geld wird. In Finanzierungsrunde und Unternehmenskauf prüfen Investoren und Käufer deshalb überfällige Kundenforderungen. Sie beeinflussen die Liquiditätsplanung, das Working Capital (das im laufenden Geschäft gebundene Kapital) und die Qualität des Umsatzes. Umgekehrt gelten eigene überfällige Rechnungen gegenüber Lieferanten als Warnsignal für Liquiditätsengpässe.

Voraussetzungen des Verzugs

Die Forderung muss fällig und durchsetzbar sein. Fällig ist sie, sobald der Gläubiger die Zahlung verlangen kann; durchsetzbar, wenn ihr keine Einrede wie die Verjährung entgegensteht. Grundsätzlich tritt Verzug erst durch eine Mahnung nach Fälligkeit ein (§ 286 Abs. 1 BGB); eine einzige eindeutige Zahlungsaufforderung genügt, eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Entbehrlich ist die Mahnung unter anderem,

• wenn für die Zahlung ein Termin nach dem Kalender vereinbart ist, etwa „zahlbar bis 31. März“,
• wenn sich der vereinbarte Termin von einem Ereignis an nach dem Kalender berechnen lässt, etwa „30 Tage nach Lieferung“,
• wenn der Schuldner die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert.

Ein Datum, das der Gläubiger erst in der Rechnung einseitig setzt, genügt dafür nach herrschender Auffassung nicht. Unabhängig davon gilt eine 30-Tage-Regel für Entgeltforderungen, also Forderungen auf Bezahlung einer Lieferung oder Leistung. Der Schuldner kommt nach § 286 Abs. 3 BGB spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung zahlt. Gegenüber Verbrauchern, also Privatpersonen, gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hinweist. Kein Verzug tritt ein, solange die Zahlung aus einem Umstand unterbleibt, den der Schuldner nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4 BGB). Ein Beispiel ist eine falsche Bankverbindung in der Rechnung.

Rechtsfolgen

• Verzugszinsen: Geldschulden sind während des Verzugs mit fünf Prozentpunkten über dem Basiszinssatz zu verzinsen (§ 288 Abs. 1 BGB). Bei Rechtsgeschäften ohne Verbraucherbeteiligung beträgt der Zinssatz für Entgeltforderungen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB). Der Basiszinssatz ist ein gesetzlicher Bezugszins, der sich zum 1. Januar und 1. Juli jedes Jahres ändert (§ 247 BGB); die Deutsche Bundesbank veröffentlicht den jeweils geltenden Wert.
• Pauschale: Ist der Schuldner kein Verbraucher, kann der Gläubiger einer Entgeltforderung zusätzlich 40 Euro verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB), auch bei Abschlags- und Ratenzahlungen. Sie wird auf einen Schadensersatz angerechnet, soweit dieser in Kosten der Rechtsverfolgung besteht.
• Verzugsschaden: Ersatzfähig sind Kosten, die durch den Verzug entstehen, etwa für eine Kanzlei oder ein Inkassounternehmen nach Verzugseintritt. Die Kosten der ersten Mahnung, die den Verzug erst auslöst, gehören nicht dazu.

Verzugszinsen und Pauschale sind Schadensersatz und unterliegen deshalb nicht der Umsatzsteuer. Im Geschäftsverkehr ist ein im Voraus vereinbarter Ausschluss der Verzugszinsen unwirksam; ein Ausschluss der Pauschale gilt im Zweifel als grob unbillig und ist dann ebenfalls unwirksam (§ 288 Abs. 6 BGB).

Mahnwesen und Forderungsmanagement

Forderungsmanagement beginnt vor der Rechnung. Verträge mit kalendermäßig bestimmten Zahlungsterminen machen die Mahnung entbehrlich, Anzahlungen und Lastschriftmandate verringern das Risiko bei größeren Aufträgen. Zahlungsziele von mehr als 60 Tagen sind zwischen Unternehmen nur wirksam, wenn sie ausdrücklich vereinbart und für den Gläubiger nicht grob unbillig sind (§ 271a Abs. 1 BGB). Nach Fälligkeit folgt ein fester Takt: eine Zahlungserinnerung wenige Tage nach Fälligkeit, dann eine Mahnung mit Hinweis auf Zinsen und Pauschale, dazu ein Anruf. Die Debitorenbuchhaltung liefert dafür die Liste der offenen Posten.

Bei unbestrittenen Forderungen führt das gerichtliche Mahnverfahren vergleichsweise günstig zu einem Vollstreckungstitel, also einer Grundlage, mit der die Forderung zwangsweise eingezogen werden kann. Die Zustellung des Mahnbescheids hemmt zugleich die Verjährung (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB): Die Frist läuft während des Verfahrens nicht weiter. Das ist wichtig, weil die regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem der Anspruch entstanden ist und der Gläubiger davon Kenntnis erlangt hat; eine einfache Mahnung hemmt sie nicht.

Wirkung auf Liquidität, Bilanz und Bewertung

In der Liquiditätsplanung und im laufenden Forecast zählt der tatsächliche Zahlungseingang, nicht das Fälligkeitsdatum. Belastbare Planungen setzen das beobachtete Zahlungsverhalten an, etwa die durchschnittliche Forderungslaufzeit (Days Sales Outstanding, DSO) je Kundengruppe, also die Zahl der Tage zwischen Rechnung und Zahlung. Sie ist ein Baustein des Cash Conversion Cycle. Verlängert sich diese Laufzeit, bindet das Unternehmen mehr Kapital im Umlaufvermögen.

Im Jahresabschluss werden Forderungen nach dem Vorsichtsprinzip bewertet. Zweifelhafte Forderungen werden einzeln auf den voraussichtlich noch erzielbaren Betrag abgeschrieben (Einzelwertberichtigung). Für das allgemeine Ausfallrisiko ist ein pauschaler Abschlag auf den übrigen Bestand verbreitet (Pauschalwertberichtigung). Wird eine Forderung uneinbringlich, ist die Umsatzsteuer nach § 17 Abs. 2 Nr. 1 UStG zu berichtigen: Die Umsatzsteuerschuld des Unternehmens sinkt um die in der Forderung enthaltene Steuer. In der Due Diligence fordern Investoren und Käufer eine Altersstruktur der Forderungen an, also eine Aufstellung, wie lange offene Rechnungen schon überfällig sind. Seit mehr als 90 Tagen überfällige Forderungen werden bei der Kaufpreisermittlung häufig ganz oder teilweise abgewertet und in der Working-Capital-Anpassung gesondert verhandelt.

Rechenbeispiel

Ein Softwareunternehmen stellt einem Geschäftskunden 24.000 Euro einschließlich Umsatzsteuer in Rechnung. Im Vertrag ist als Zahlungstermin der 31. März vereinbart, der Verzug beginnt deshalb ohne Mahnung am 1. April. Die Zahlung geht nach 90 Verzugstagen ein. Angenommen wird ein Basiszinssatz von 2,0 %; der tatsächlich geltende Wert ist bei der Deutschen Bundesbank abrufbar. Die Zinsen werden taggenau berechnet.

• Verzugszinssatz: 2,0 % Basiszinssatz plus 9 Prozentpunkte = 11,0 % jährlich
• Verzugszinsen: 24.000 Euro × 11,0 % × 90 / 365 = 650,96 Euro
• Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB: 40,00 Euro
• Anspruch neben der Hauptforderung: 650,96 Euro plus 40,00 Euro = 690,96 Euro
• Kosten einer Überbrückung über einen Kontokorrentkredit zu angenommenen 9,0 %: 24.000 Euro × 9,0 % × 90 / 365 = 532,60 Euro

Rechnerisch übersteigt der Anspruch aus dem Verzug die Kosten der Überbrückung um 158,36 Euro. Das hilft aber nur, wenn das Unternehmen Zinsen und Pauschale geltend macht und tatsächlich erhält. Für die Planung wiegt schwerer, dass drei Monate lang 24.000 Euro an Liquidität fehlen.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

• Fälligkeit: der Zeitpunkt, ab dem der Gläubiger die Zahlung verlangen kann. Sie ist Voraussetzung des Verzugs, begründet ihn aber allein noch nicht.
• Stundung: eine Vereinbarung, die die Fälligkeit hinausschiebt; währenddessen tritt kein Verzug ein.
• Zahlungsunfähigkeit: liegt nach § 17 InsO vor, wenn ein Schuldner seine fälligen Zahlungspflichten nicht erfüllen kann. Anhaltender Zahlungsverzug eines Kunden kann ein Hinweis darauf sein.

Typische Fehler

• Kein vereinbarter Zahlungstermin. „Zahlbar sofort“ oder ein nur in der Rechnung genanntes Datum verschieben den Verzugseintritt bis zur Mahnung oder bis zum Ablauf der 30 Tage.
• Aus Rücksicht nicht mahnen. Wer nie mahnt, wird bei knapper Liquidität des Kunden häufig zuletzt bezahlt.
• Mahnung vor Fälligkeit. Eine Zahlungsaufforderung, die vor dem Fälligkeitstermin zugeht, löst keinen Verzug aus und muss nach Fälligkeit wiederholt werden.
• Verjährung übersehen. Die dreijährige Frist endet jeweils mit Ablauf eines Kalenderjahres.
• Planung mit Fälligkeiten. Eine Liquiditätsplanung, die jeden Kunden pünktlich zahlen lässt, überschätzt die verfügbaren Mittel.

Häufige Fragen

Muss mehrmals gemahnt werden?

Nein. Eine einzige Mahnung nach Fälligkeit genügt, in vielen Fällen ist gar keine nötig. Mehrere Mahnstufen sind kaufmännische Gewohnheit.

Wie hoch sind die Verzugszinsen?

Bei Entgeltforderungen zwischen Unternehmen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, in den übrigen Fällen, etwa gegenüber Verbrauchern, fünf Prozentpunkte. Der Aufschlag ist gesetzlich festgelegt, nur der Basiszinssatz ändert sich halbjährlich.

Steht die Pauschale von 40 Euro auch bei kleinen Rechnungen zu?

Ja. Sie hängt nicht von der Höhe der Forderung ab und kann für jede Entgeltforderung verlangt werden, mit der ein Schuldner, der kein Verbraucher ist, in Verzug gerät.

Wann lohnt sich das gerichtliche Mahnverfahren?

Bei unbestrittenen Forderungen oft schon bei kleineren Beträgen, weil es vergleichsweise günstig ist und die Verjährung hemmt. Legt der Schuldner Widerspruch ein, kann die Sache in ein streitiges Gerichtsverfahren übergehen.

Roemer Capital Perspektive

In der Vorbereitung einer Finanzierungsrunde oder eines Verkaufs werten wir die Offene-Posten-Liste, also die Liste aller unbezahlten Rechnungen, nach Altersklassen aus. Das tatsächliche Zahlungsverhalten der Kunden bilden wir im Finanzmodell ab. Ein hoher Anteil von Forderungen, die seit mehr als 90 Tagen offen sind, lesen Investoren nicht als Zufall, sondern als Hinweis auf die Qualität von Vertrieb, Rechnungsstellung und Steuerung.

Im Verkaufsprozess sorgen wir dafür, dass überfällige Forderungen vor der Due Diligence geklärt sind: Einbringliches wird eingezogen, Zweifelhaftes wertberichtigt. Die Diskussion über das Working Capital beginnt dann auf einer bereinigten Grundlage, und alte Forderungen werden nicht als Abschlag in die Kaufpreisverhandlung getragen.