Interim CFO

Was ist ein Interim CFO?

Interim CFO (Finanzleitung auf Zeit; CFO steht für Chief Financial Officer) bezeichnet eine externe Finanzführungskraft, die für einen begrenzten Zeitraum in Vollzeit die Leitung der Finanzfunktion eines Unternehmens übernimmt. Die Person trägt Entscheidungsbefugnis und Verantwortung für Rechnungswesen, Planung, Liquidität und Finanzierung. Häufig wird sie dafür zum Geschäftsführer bestellt oder erhält Prokura. Der Einsatz ist an einen Anlass gebunden und endet mit dessen Erledigung oder mit der dauerhaften Besetzung der Position.

Der Interim CFO ist eine Sonderform des Interim-Managements, also der Führung auf Zeit durch eine unternehmensfremde Person. Welche Aufgaben die Finanzleitung grundsätzlich umfasst und welche Rechtsstellung sie in der GmbH hat, beschreibt der Eintrag CFO (Chief Financial Officer). Klar zu unterscheiden ist der Fractional CFO: Er arbeitet in Teilzeit an einigen Tagen im Monat, betreut parallel mehrere Unternehmen und begleitet sie oft über längere Zeit. Der Interim CFO arbeitet dagegen in Vollzeit für ein einziges Unternehmen. Eingesetzt wird er vor allem bei Vakanzen, in Finanzierungsrunden und Verkaufsprozessen, in Krisen und nach Übernahmen.

Anlässe für eine Finanzleitung auf Zeit

• Vakanz: Der bisherige CFO scheidet aus, die Nachfolge ist noch nicht gefunden. Ohne Überbrückung entstehen Lücken in Abschlüssen, im Management Reporting und in der Bankkommunikation.
• Transaktion: Eine Finanzierungsrunde, ein Verkauf oder ein Zukauf erzeugt für einige Monate eine Arbeitslast, die das bestehende Team neben dem Tagesgeschäft nicht trägt.
• Krise: Liquiditätsengpässe verlangen eine kurzfristige Liquiditätssteuerung, Gespräche mit Banken und Gesellschaftern und die Vorbereitung von Sanierungsmaßnahmen.
• Umbau: Nach einem Erwerb oder einer Herauslösung aus einer Gruppe muss eine eigenständige Finanzfunktion entstehen, etwa weil Leistungen aus einem Transition Services Agreement auslaufen.

Stellung im Unternehmen und Befugnisse

Häufig wird ein Interim CFO zum Geschäftsführer bestellt und übernimmt damit eine Organfunktion, also die Stellung als gesetzlicher Vertreter der GmbH. Ebenso verbreitet ist die Prokura, eine im Handelsregister eingetragene Vollmacht, die nach § 49 HGB fast alle Geschäfte und Rechtshandlungen abdeckt, die der Betrieb eines Handelsgewerbes mit sich bringt. Seltener arbeitet ein Interim CFO als Bereichsleitung ohne besondere Vollmacht.

Die Bestellung zum Geschäftsführer verschafft die größte Handlungsfähigkeit. Sie bringt aber die Pflichten eines Geschäftsführers mit sich, einschließlich der Haftung nach § 43 GmbHG und, in der Krise, der Insolvenzantragspflicht nach § 15a InsO. Auch der sozialversicherungsrechtliche Status ist dann gesondert zu prüfen. Unabhängig von der Form braucht die Rolle Zugriff auf alle Konten, Freigaberechte für Zahlungen und einen direkten Draht zu Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung. Die Bankvollmachten folgen dem Vier-Augen-Prinzip: Größere Zahlungen geben zwei Personen frei.

Berichtet wird an die Geschäftsführung, bei Organstellung auch an die Gesellschafterversammlung und einen gegebenenfalls bestehenden Beirat. In der Krise ist früh zu klären, wer welche Zahlungen freigibt und wer gegenüber Banken und Gläubigern spricht.

Die ersten Wochen und die Übergabe

Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme: aktueller Liquiditätsstatus und Vorschau aus der Liquiditätsplanung, Qualität und Dauer des Monatsabschlusses, bestehende Finanzierungsverträge mit ihren Auflagen und der Stand der Planung. Auflagen (Covenants) sind etwa Mindestwerte für Eigenkapital oder Liquidität. Danach folgt die anlassbezogene Arbeit, in einer Transaktion etwa die Überarbeitung des Finanzmodells und der Aufbau des Finanzteils im Datenraum, der geordneten Dokumentensammlung für die Prüfung. Hinzu kommt die Beantwortung der Fragen aus der Due Diligence, der Prüfung durch Investoren oder Käufer.

Die Übergabe gehört von Beginn an zum Auftrag. Ein Interim CFO dokumentiert Abläufe, übergibt Werkzeuge, die das Team selbst bedienen kann, und wirkt häufig an der Auswahl der dauerhaften Nachfolge mit.

Interim CFO und Fractional CFO

Beide Modelle besetzen die Finanzleitung mit einer externen Person, lösen aber verschiedene Probleme. Der Interim CFO deckt einen vollen, zeitlich begrenzten Bedarf: eine offene Stelle oder eine Phase, in der die Finanzfunktion täglich gefordert ist. Der Fractional CFO begleitet Unternehmen, deren Finanzfunktion regelmäßige Führung braucht, aber noch keine Vollzeitstelle trägt. Die Unterschiede im Einzelnen:

• Zeiteinsatz: Der Interim CFO arbeitet in Vollzeit, der Fractional CFO in Teilzeit an einigen Tagen im Monat.
• Mandate: Der Interim CFO ist für ein einziges Unternehmen tätig, der Fractional CFO betreut parallel mehrere Unternehmen.
• Dauer: Der Interim CFO bleibt bis zur Erledigung des Anlasses, meist sechs bis zwölf Monate. Der Fractional CFO begleitet oft über längere Zeit, bis sich eine Vollzeitstelle lohnt.
• Stellung: Der Interim CFO wird häufig zum Geschäftsführer bestellt oder erhält Prokura. Der Fractional CFO wird in der Regel nicht bestellt und handelt nur mit eng umrissenen Vollmachten; die Verantwortung für Buchführung und Liquidität bleibt bei der Geschäftsführung.

Beide Modelle lassen sich kombinieren, etwa wenn nach einer Transaktion ein Fractional CFO die laufende Steuerung übernimmt.

Sicht von Investoren und Käufern

Investoren und Käufer akzeptieren eine Finanzleitung auf Zeit, wenn sie offengelegt ist und die Zahlen belastbar sind. In der Due Diligence fragen sie aber, wer die Finanzfunktion nach dem Ende des Einsatzes führt und ob Planung und Berichtswesen ohne die Person weiterlaufen. Endet der Vertrag vor dem Vollzug, also vor dem Übergang des Unternehmens auf den Käufer, gefährdet das den Zeitplan. Auch danach fallen Aufgaben an, etwa die Kaufpreisanpassung über einen Stichtagsabschluss (Completion Accounts). Laufzeit und Kündigungsfristen sollten deshalb den gesamten Prozess abdecken.

Rechenbeispiel

Ein Unternehmen bereitet einen Verkaufsprozess vor, der CFO hat gekündigt. Für die nächsten acht Monate wird eine Finanzleitung gebraucht. Angenommen werden für beide externen Modelle ein Tagessatz von 1.400 Euro und für eine Festanstellung Gesamtkosten von 180.000 Euro jährlich.

• Interim CFO in Vollzeit: 18 Einsatztage × 1.400 Euro = 25.200 Euro je Monat, für acht Monate 8 × 25.200 = 201.600 Euro
• Festanstellung: 180.000 Euro ÷ 12 = 15.000 Euro je Monat, für acht Monate 120.000 Euro, dazu ein angenommenes Suchhonorar von 45.000 Euro, zusammen 165.000 Euro
• Fractional CFO an sechs Einsatztagen im Monat: 6 × 1.400 Euro = 8.400 Euro je Monat, für acht Monate 67.200 Euro

Die Festanstellung ist auf dem Papier günstiger, steht aber erst nach der Suche zur Verfügung, die mit Kündigungsfrist der Kandidaten häufig mehrere Monate dauert. Der Fractional CFO kostet am wenigsten, deckt mit sechs Tagen im Monat aber nicht den Bedarf einer laufenden Due Diligence. Im Beispiel spricht deshalb viel für den Interim CFO, während die Suche nach der dauerhaften Besetzung parallel beginnt.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

• CFO: die dauerhafte Finanzleitung, fest angestellt oder als Geschäftsführer bestellt. Der Interim CFO übernimmt dieselbe Rolle befristet und ohne dauerhafte Eingliederung.
• Fractional CFO: Finanzleitung in Teilzeit an einigen Tagen im Monat, parallel für mehrere Unternehmen und in der Regel ohne Organstellung. Der Interim CFO arbeitet in Vollzeit für ein Unternehmen.
• Interim-Management: der Oberbegriff für Führung auf Zeit in beliebigen Funktionen. Der Interim CFO ist seine Ausprägung für die Finanzleitung.
• Transaktionsberatung: Berater für Finanzierungsrunde oder Verkauf strukturieren und steuern den Prozess, übernehmen aber keine Linienverantwortung im Unternehmen. Der Interim CFO führt die Finanzfunktion selbst.

Typische Fehler

• Zu spät geholt. Wenige Wochen vor dem Start einer Transaktion lassen sich Finanzmodell und Datenraum nicht mehr in der nötigen Qualität aufbauen.
• Unklarer Auftrag. Ein Mandat, die Finanzen „anzuschauen“, erzeugt einen Bericht, aber keine Veränderung.
• Fehlende Vollmachten. Ohne Bankvollmacht und Freigaberechte bleibt die Finanzleitung auf Empfehlungen beschränkt.
• Falsches Modell gewählt. Wird ein Vollzeitbedarf mit wenigen Tagen im Monat gedeckt, entstehen Engpässe genau in der Phase, in der Investoren oder Käufer Antworten erwarten.
• Nachfolge nicht parallel gesucht. Beginnt die Suche erst gegen Ende des Einsatzes, verlängert sich die Überbrückung ungeplant.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein Mandat als Interim CFO?

In der Praxis meist sechs bis zwölf Monate. Eine Überbrückung endet mit dem Eintritt der Nachfolge. Ein transaktionsbezogenes Mandat reicht sinnvollerweise über den Vollzug hinaus, bis Aufgaben wie die Kaufpreisanpassung erledigt sind.

Muss ein Interim CFO Geschäftsführer werden?

Nein. Prokura oder eine klar geregelte Bereichsleitung genügen oft. Die Bestellung zum Geschäftsführer ist sinnvoll, wenn die Rolle nach außen mit voller Vertretungsmacht auftreten muss, etwa gegenüber Banken in einer Krise.

Was kostet ein Interim CFO?

Abgerechnet wird meist nach Tagessätzen, die sich nach Erfahrung, Anlass und Verantwortung richten. Bei einem Vollzeiteinsatz liegen die Monatskosten deshalb in der Regel deutlich über dem Monatsgehalt eines angestellten CFO. Dafür entfallen Suchkosten, lange Kündigungsfristen und Beteiligungszusagen.

Übernimmt ein Interim CFO die Buchhaltung selbst?

In der Regel nicht. Er steuert Buchhaltung und Abschluss, die laufende Erfassung bleibt beim Team oder bei der Steuerberatung.

Wann ist eine Festanstellung die bessere Wahl?

Wenn nach dem Anlass dauerhaft täglich Finanzentscheidungen anstehen. Der Interim CFO überbrückt dann die Suche, ersetzt die Festanstellung aber nicht.

Roemer Capital Perspektive

Wir bieten selbst Fractional-CFO-Leistungen an, also die Finanzfunktion auf Zeit in Teilzeit: Finanzmodell, Planung, Reporting und Investorenkommunikation für Unternehmen, deren Finanzfunktion regelmäßige Führung braucht, aber keine Vollzeitstelle. Eine befristete Vollzeitbesetzung der Finanzleitung, oft mit Organfunktion oder Prokura, ist etwas anderes. Bei einer Vakanz, in einer Krise oder bei einem umfassenden Umbau der Finanzfunktion raten wir zu einem Interim CFO.

Kommt in einer Finanzierungsrunde oder einem Verkaufsprozess ein Interim CFO hinzu, trennen wir die Aufgaben klar. Der Interim CFO führt die Finanzfunktion und beantwortet die Fragen aus der Prüfung. Wir bereiten die Transaktion wirtschaftlich vor und koordinieren den Prozess mit Investoren oder Käufern.