Interim-Management

Was ist Interim-Management?

Interim-Management (Führung auf Zeit) bezeichnet den befristeten Einsatz einer erfahrenen, unternehmensfremden Führungskraft, die eine Leitungsfunktion mit Entscheidungsbefugnis, Personalverantwortung und Verantwortung für ein vereinbartes Ergebnis übernimmt. Der Einsatz endet, wenn der Anlass erledigt oder die Position dauerhaft besetzt ist.

Auftraggeber ist das Unternehmen, vertreten durch die Geschäftsführung oder, wenn eine Geschäftsführerposition besetzt wird, durch die Gesellschafterversammlung. Häufig vermittelt ein spezialisierter Anbieter (Provider). Interim-Management kommt in allen Unternehmensphasen vor, auffällig oft aber rund um Transaktionen: vor einer Finanzierungsrunde, nach einer Übernahme, bei der Herauslösung eines Geschäftsbereichs und in der Unternehmensnachfolge.

Einsatzanlässe

• Vakanz: Eine Schlüsselposition wird unerwartet frei, und die Suche nach einer dauerhaften Besetzung dauert mehrere Monate.
• Krise und Restrukturierung: Liquiditätsengpässe oder Verluste verlangen schnelle Entscheidungen durch jemanden ohne gewachsene Bindungen im Haus.
• Projekte mit Ende: Die Eingliederung eines erworbenen Unternehmens, eine Systemeinführung oder eine Standortverlagerung brauchen für eine begrenzte Zeit Führungskapazität.
• Aufbau: Eine Funktion muss neu aufgebaut werden, etwa Finanzen oder Vertriebssteuerung, bevor sie dauerhaft besetzt wird.

Für eine dauerhafte Aufgabe ist Führung auf Zeit keine Lösung. Wird eine Stelle über Jahre mit wechselnden Interim-Managern überbrückt, entsteht weder Wissen im Haus noch eine stabile Führung, und die Kosten liegen über denen einer Festanstellung.

Vertragsformen und rechtliche Stellung

Interim-Manager sind in der Regel selbständig tätig, häufig über eine eigene Gesellschaft. Grundlage ist ein Dienstvertrag (§ 611 BGB), der Auftrag, Befugnisse, Tagessatz, Einsatztage, Laufzeit und Kündigung regelt. Beim Einsatz über einen Provider schließt das Unternehmen den Vertrag mit dem Provider, der seinerseits einen Vertrag mit dem Interim-Manager schließt.

Übernimmt der Interim-Manager die Geschäftsführung, wird er von der Gesellschafterversammlung bestellt (§ 46 Nr. 5 GmbHG) und zur Eintragung in das Handelsregister angemeldet. Er ist dann Organ, also gesetzlicher Vertreter der Gesellschaft, und trägt die vollen Pflichten eines Geschäftsführers, einschließlich der Haftung nach § 43 GmbHG und der Insolvenzantragspflicht nach § 15a InsO. Eine D&O-Versicherung (Haftpflichtversicherung für Geschäftsführer und leitende Personen) und eine klare Verteilung der Zuständigkeiten gehören deshalb in die Vertragsverhandlung. Wo keine Organstellung nötig ist, genügen oft Prokura, eine im Handelsregister eingetragene umfassende Vollmacht, oder eine Handlungsvollmacht mit festgelegten Grenzen.

Sozialversicherungsrechtlicher Status und Arbeitnehmerüberlassung

Zu prüfen ist außerdem der sozialversicherungsrechtliche Status. Je länger der Einsatz dauert und je stärker die Person in Abläufe und Weisungen eingebunden ist, desto eher kann statt einer selbständigen Tätigkeit eine abhängige Beschäftigung vorliegen. Umgangssprachlich heißt das Scheinselbständigkeit; mögliche Folge sind Nachforderungen von Sozialversicherungsbeiträgen. Bei Geschäftsführern ohne eigene Beteiligung nehmen die Sozialgerichte häufig eine abhängige Beschäftigung an, auch wenn der Vertrag als Leistung eines Selbständigen gestaltet ist. Maßgeblich ist das Gesamtbild des Einzelfalls. Klären lässt es sich vorab in einem Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung (§ 7a SGB IV).

Beim Einsatz über einen Provider kommt die Grenze zur Arbeitnehmerüberlassung hinzu, also zur Überlassung von Arbeitskräften, die nach den Weisungen des Kunden arbeiten. Ist der Interim-Manager beim Provider angestellt oder wird er wie ein Arbeitnehmer in die Organisation des Kunden eingegliedert, kann je nach Gestaltung das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz mit seiner Erlaubnispflicht greifen. Vertrag und tatsächliche Durchführung gehören deshalb vor Beginn des Einsatzes in die arbeitsrechtliche Prüfung.

Auftrag, Befugnisse und Übergabe

Ein Einsatz wirkt, wenn drei Voraussetzungen erfüllt sind. Erstens ein messbarer Auftrag: nicht „Finanzen stabilisieren“, sondern etwa „Monatsabschluss bis zum zehnten Arbeitstag, ab dem vierten Monat ohne externe Unterstützung“. Zweitens echte Befugnisse, also das Recht, einzustellen, Ausgaben freizugeben und Vorhaben zu stoppen. Drittens eine Übergabe, die von Beginn an geplant ist, einschließlich der Dokumentation von Abläufen und der Einarbeitung der Nachfolge.

Ebenso wichtig ist die Kommunikation nach innen. Mitarbeitende müssen wissen, warum eine externe Person entscheidet, wie lange sie bleibt und wem sie berichtet. Ungeklärte Rollen verzögern die ersten Wochen erheblich.

Bedeutung in Finanzierungsrunde und Unternehmensverkauf

Investoren und Käufer bewerten die Vollständigkeit und Stabilität des Managements. Eine interimistisch besetzte Schlüsselposition ist kein Ausschlussgrund, sie muss aber offengelegt und mit einem Plan für die dauerhafte Besetzung verbunden sein. In der Due Diligence werden Interim-Verträge mit Laufzeit, Kündigungsfristen und Kosten geprüft.

Nach einem Erwerb setzen Käufer Interim-Manager häufig für die Integration ein oder um Positionen zu besetzen, deren Inhaber das Unternehmen verlassen. In der Nachfolge kann Führung auf Zeit die Abhängigkeit von einem Alleingesellschafter verringern und das Unternehmen verkaufsfähig machen. Für die Finanzleitung hat sich mit dem Interim CFO ein eigener Begriff herausgebildet. Davon zu unterscheiden ist der Fractional CFO, der die Finanzfunktion in Teilzeit und parallel für mehrere Unternehmen betreut.

Praxisbeispiel

Ein Softwaredienstleister mit 90 Mitarbeitenden gehört seinem Gründer, der alle wesentlichen Entscheidungen selbst trifft. Er will in etwa einem Jahr einen Verkaufsprozess beginnen. Die Gesellschafterversammlung bestellt einen Interim-Manager für zwölf Monate als zweiten Geschäftsführer. Er soll eine zweite Führungsebene aus drei Bereichsleitungen aufbauen, die wichtigsten Kundenbeziehungen auf mehrere Personen verteilen und ein Management Reporting einführen, einen einheitlichen Monatsbericht mit Kennzahlen, Plan und Ist.

Zum Beginn des Verkaufsprozesses kann das Unternehmen ein Führungsteam präsentieren, das Tagesgeschäft läuft ohne den Gründer weiter, und die Kennzahlen liegen monatlich vor. Die Käufer sehen eine geringere Abhängigkeit von einer Person. Das zeigt sich in der Verhandlung, etwa in einem kleineren Teil des Kaufpreises, der über ein Earn-Out an den Verbleib des Gründers geknüpft wird. Nach der Einarbeitung eines dauerhaft eingestellten Geschäftsführers endet der Einsatz planmäßig.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

• Unternehmensberatung: Berater analysieren und empfehlen, die Umsetzung bleibt beim Unternehmen. Der Interim-Manager führt selbst und verantwortet das Ergebnis.
• Interim CFO: die auf die Finanzleitung spezialisierte Form des Interim-Managements, meist in Vollzeit für einen klar umrissenen Anlass.
• Fractional CFO: übernimmt Aufgaben der Finanzleitung in Teilzeit, an einigen Tagen im Monat und oft über längere Zeit. Anders als beim Interim-Management steht nicht die befristete Vollzeitbesetzung einer Leitungsposition im Vordergrund.
• Befristete Festanstellung: ein Arbeitsvertrag auf Zeit mit Eingliederung in die Organisation und den Regeln des Befristungsrechts. Interim-Manager arbeiten dagegen in der Regel selbständig auf Grundlage eines Dienstvertrags.
• Arbeitnehmerüberlassung: Ein Verleiher stellt einem Unternehmen Arbeitnehmer zur Verfügung, die nach dessen Weisungen arbeiten. Interim-Management ist als selbständige Dienstleistung angelegt; wo die Grenze im Einzelfall verläuft, entscheidet die tatsächliche Durchführung.

Typische Fehler

• Kein messbarer Auftrag. Ohne benanntes Ergebnis wird aus Führung auf Zeit eine teure Vertretung.
• Fehlende Befugnisse. Wer nicht einstellen, freigeben oder stoppen darf, kann nur empfehlen und bleibt hinter dem Zweck des Einsatzes zurück.
• Zu kurze Laufzeit. Einsätze unter drei Monaten kommen selten über Bestandsaufnahme und erste Maßnahmen hinaus.
• Keine geplante Übergabe. Geht das Wissen mit der Person, ist das Problem nur vertagt.
• Status nicht geprüft. Lange Einsätze mit voller Eingliederung ohne Klärung des sozialversicherungsrechtlichen Status führen zu Nachforderungsrisiken.

Häufige Fragen

Was kostet Interim-Management?

Abgerechnet wird meist nach Tagessätzen, die in der Praxis häufig zwischen 1.000 und 2.000 Euro liegen, abhängig von Funktion, Anlass und Verantwortung. Vermittelt ein Provider, erhält er dafür eine Marge. Für die Budgetierung entscheidend ist die vereinbarte Zahl der Einsatztage je Monat.

Wie schnell ist ein Interim-Manager verfügbar?

Häufig innerhalb weniger Wochen. Das ist der wesentliche Vorteil gegenüber einer Festanstellung, deren Suche einschließlich Kündigungsfrist der Kandidaten oft mehrere Monate dauert.

Kann ein Interim-Manager zum Geschäftsführer bestellt werden?

Ja. Er wird dann wie jeder Geschäftsführer bestellt, im Handelsregister eingetragen und haftet nach den gesetzlichen Regeln. Deshalb sind Versicherungsschutz, Ressortverteilung und der sozialversicherungsrechtliche Status vor der Bestellung zu klären.

Ist ein Interim-Manager scheinselbständig?

Nicht automatisch. Arbeitet die Person mit eigenem Unternehmerrisiko, für mehrere Auftraggeber und ohne feste Eingliederung, spricht das für eine selbständige Tätigkeit. Lange Einsätze mit voller Einbindung und die Bestellung zum Geschäftsführer ohne eigene Beteiligung sprechen eher für eine abhängige Beschäftigung; Gewissheit gibt das Statusfeststellungsverfahren.

Wie lange dauert ein Einsatz?

Häufig sechs bis zwölf Monate. Die Dauer richtet sich nach dem Anlass: Eine Überbrückung endet mit der Nachbesetzung, eine Restrukturierung oder Integration mit dem vereinbarten Ergebnis.

Roemer Capital Perspektive

Bei der Vorbereitung von Finanzierungsrunden achten wir darauf, dass interimistisch besetzte Rollen im Führungsteam offen dargestellt werden. Eine Position, die in der Präsentation dauerhaft wirkt und sich in der Due Diligence als befristet herausstellt, schadet dem Vertrauen mehr als die Befristung selbst. Wir empfehlen, den Plan für die dauerhafte Besetzung gleich mitzuliefern.

Bei Unternehmensverkauf und Nachfolge planen wir Führung auf Zeit in den Zeitplan ein, wenn die Abhängigkeit von Gründer oder Inhaber hoch ist. Ein Verkaufsprozess dauert erfahrungsgemäß sechs bis zwölf Monate; eine zweite Führungsebene muss zu Beginn stehen, damit Käufer sie in der Prüfung erleben.