Notices Clause

Was ist eine Notices Clause?

Notices Clause (Mitteilungsklausel) bezeichnet eine Vertragsbestimmung, die festlegt, wie Erklärungen nach dem Vertrag abzugeben sind: in welcher Form, in welcher Sprache, auf welchem Weg und an welche Empfänger. Außerdem bestimmt sie, wann eine Erklärung als zugegangen gilt, also als beim Empfänger angekommen.

Wie bei einer Bewerbungsfrist zählt dabei nicht, wann ein Schreiben abgeschickt wurde, sondern wann es beim Empfänger ankommt.

Die Klausel gehört, in deutschen Verträgen meist unter der Überschrift „Mitteilungen“, zu den Schlussbestimmungen von Unternehmenskaufverträgen, Beteiligungsverträgen, Gesellschaftervereinbarungen und Darlehensverträgen. Bedeutung hat sie überall dort, wo Rechte durch eine Erklärung innerhalb einer Frist ausgeübt werden. Beispiele sind die Anzeige von Ansprüchen aus Garantien und der Rücktritt nach Ablauf des Drop-Dead Date, des vereinbarten spätesten Vollzugstermins. Dazu kommen die Ausübung von Mitverkaufsrechten (Tag-Along) und Mitveräußerungspflichten (Drag-Along), Kündigungen und Einwendungen gegen Abrechnungen.

Zugang nach § 130 BGB

Eine Willenserklärung ist eine Erklärung, die eine Rechtsfolge herbeiführen soll, etwa eine Kündigung oder ein Rücktritt. Gegenüber einem Abwesenden wird sie nach § 130 Abs. 1 BGB in dem Zeitpunkt wirksam, in dem sie ihm zugeht. Zugegangen ist sie, sobald sie so in seinen Machtbereich gelangt ist, etwa in den Briefkasten oder das E-Mail-Postfach, dass unter gewöhnlichen Umständen mit ihrer Kenntnisnahme zu rechnen ist. Ein Brief, der abends in den Briefkasten eines Unternehmens eingeworfen wird, geht deshalb in der Regel erst am nächsten Geschäftstag zu. Für E-Mails im Geschäftsverkehr kommt es entsprechend auf die üblichen Geschäftszeiten an.

Den Zugang muss der Absender beweisen. Ein Übergabe-Einschreiben, das nicht zugestellt werden kann, geht nicht schon mit dem Benachrichtigungsschein zu, sondern erst mit der Abholung. Holt der Empfänger es nicht ab, obwohl er mit rechtlich erheblichen Erklärungen rechnen muss, kann er sich nach Treu und Glauben unter Umständen nicht auf den fehlenden Zugang berufen. Verlässlich sind die Übergabe durch einen Boten, der den Inhalt kennt, und die Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher, die den Zugang nach § 132 Abs. 1 BGB ersetzt.

Die Parteien dürfen von § 130 BGB abweichen. Die Notices Clause kann deshalb festlegen, wann eine Erklärung als zugegangen gilt (Zugangsfiktion). In Allgemeinen Geschäftsbedingungen, also für viele Verträge vorformulierten Bedingungen, sind solchen Regeln engere Grenzen gesetzt.

Form: Schriftform, Textform und vereinbarte Form

Nach § 126 BGB verlangt die gesetzliche Schriftform eine eigenhändig unterschriebene Urkunde. Sie kann durch die elektronische Form ersetzt werden, also durch eine qualifizierte elektronische Signatur, eine besonders gesicherte digitale Unterschrift (§ 126a BGB). Für die Textform nach § 126b BGB genügt eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, die den Erklärenden nennt, etwa eine E-Mail.

Verlangt nicht das Gesetz, sondern nur der Vertrag Schriftform (vereinbarte Schriftform), genügt nach § 127 Abs. 2 BGB im Zweifel die telekommunikative Übermittlung, also etwa eine E-Mail ohne eigenhändige Unterschrift. Ob die Parteien das wollten, ist oft streitig. Eine sorgfältige Notices Clause sagt deshalb ausdrücklich, ob eine E-Mail genügt, ob eine unterschriebene Fassung als PDF beigefügt sein muss oder ob zusätzlich ein Brief oder Kurier folgen muss.

Gesetzliche Formvorschriften kann die Klausel nicht absenken. Die Kündigung eines Arbeitsverhältnisses bedarf nach § 623 BGB der Schriftform, die elektronische Form ist ausgeschlossen. Bei Optionen auf GmbH-Geschäftsanteile kann je nach Ausgestaltung schon die Ausübungserklärung der notariellen Form bedürfen, also der Beurkundung vor einem Notar.

Inhalt einer Notices Clause

• Empfänger und Adressen: Name, Anschrift und E-Mail-Adresse jeder Partei, gegebenenfalls „zu Händen“ einer bestimmten Person.
• Kopien an Berater: ob Kopien an Kanzleien vorgeschrieben sind und ob ihr Fehlen die Mitteilung unwirksam macht.
• Übermittlungswege und Zugangsregeln: Übergabe, Kurier, Einschreiben oder E-Mail, jeweils mit dem Zeitpunkt, zu dem die Erklärung als zugegangen gilt.
• Adressänderungen: wirksam erst nach Mitteilung an die anderen Parteien.
• Empfangsvertreter: bei vielen Verkäufern oder Gesellschaftern ein gemeinsamer Vertreter, an den Erklärungen mit Wirkung für alle gerichtet werden.

Knapp gefasst kann eine Notices Clause etwa so lauten: „Mitteilungen nach diesem Vertrag bedürfen der Schriftform, soweit das Gesetz keine strengere Form vorschreibt; die Übermittlung per E-Mail genügt. Sie sind an die nachstehenden Anschriften zu richten. Änderungen der Anschrift werden erst mit ihrer Mitteilung an die anderen Parteien wirksam.“

Zustellungsbevollmächtigte bei Parteien im Ausland

Hat eine Partei keinen Sitz in Deutschland, benennt sie häufig einen Zustellungsbevollmächtigten im Inland, etwa ihre Kanzlei oder eine Konzerngesellschaft. An ihn können Erklärungen und, soweit das Verfahrensrecht es zulässt, auch gerichtliche Schriftstücke zugestellt werden. Das erspart eine förmliche Auslandszustellung, die erhebliche Zeit kosten kann. Die Benennung wird meist mit der Regelung zu Recht und Gerichtsstand (Governing Law & Jurisdiction) abgestimmt.

Fristen und ihre Berechnung

Viele Fristen in Transaktionsverträgen beginnen mit dem Zugang einer Erklärung. Das gilt für Einwendungen gegen die Stichtagsabrechnung bei Completion Accounts, nach der der Kaufpreis angepasst wird, und gegen eine Earn-Out-Berechnung, also einen erfolgsabhängigen Kaufpreisteil. Ebenso gilt es für Annahmefristen, wenn ein Gesellschafter seine Anteile zuerst den anderen anbieten muss (Andienungspflicht), und für Fristen zur Klage nach einer Garantieanzeige.

Enthält der Vertrag keine eigene Regel, gelten die §§ 187 bis 193 BGB. Der Tag des Zugangs wird nicht mitgerechnet (§ 187 Abs. 1 BGB), und die Frist endet mit Ablauf ihres letzten Tages (§ 188 Abs. 1 BGB). Fällt das Ende einer Frist zur Abgabe einer Erklärung auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, tritt an seine Stelle der nächste Werktag (§ 193 BGB). Bei grenzüberschreitenden Verträgen sollte die Klausel auch die maßgebliche Zeitzone nennen.

Praxisbeispiel: Fristwahrung per E-Mail nach der Notices Clause

Nach dem Vollzug eines Unternehmenskaufs übermittelt der Erwerber dem Verkäufer den Entwurf der Stichtagsabrechnung. Der Verkäufer kann innerhalb von 30 Tagen (Kalendertagen) nach Zugang Einwendungen erheben, sonst wird der Entwurf verbindlich. Die Notices Clause lässt E-Mail an zwei benannte Adressen zu. Eine E-Mail, die nach 18 Uhr oder nicht an einem Geschäftstag (Montag bis Freitag ohne Feiertage) eingeht, gilt am nächsten Geschäftstag als zugegangen.

• Zugang des Entwurfs: Der Erwerber versendet die E-Mail an einem Donnerstag um 19:30 Uhr. Sie gilt am Freitag als zugegangen.
• Fristbeginn: Der Tag des Zugangs zählt nicht mit. Erster Tag der Frist ist der Samstag.
• Rechnerisches Fristende: Der 30. Tag nach dem Freitag des Zugangs ist ein Sonntag.
• Verschiebung: Weil innerhalb der Frist eine Erklärung abzugeben ist, tritt an die Stelle des Sonntags der folgende Montag.
• Folge der Zugangsregel: Versendet der Verkäufer seine Einwendungen am Montag um 20:15 Uhr, gelten sie erst am Dienstag als zugegangen. Sie sind verspätet, der Entwurf wird verbindlich. Eine E-Mail vor 18 Uhr hätte die Frist gewahrt.

Die Zugangsregel entscheidet in diesem Fall über das Ergebnis. Nach § 130 BGB wäre die späte E-Mail wohl ebenfalls erst am Dienstag zugegangen, nach der Klausel steht das aber ohne Streit fest. Wer eine Frist bis zum letzten Tag ausschöpft, trägt das Risiko jeder Verzögerung; bei einem Streit über die Abrechnung kann das den Kaufpreis um den gesamten strittigen Betrag verändern.

Abgrenzung: Notices Clause, Zustellung und Schriftformklausel

• Zugang und Zustellung: Zugang betrifft das Wirksamwerden von Erklärungen nach dem BGB. Zustellung ist die förmliche Übermittlung von Schriftstücken, vor allem im gerichtlichen Verfahren nach der ZPO.
• Schriftformklausel: legt fest, in welcher Form der Vertrag selbst geändert werden kann. Die Notices Clause betrifft Erklärungen, die auf Grundlage des Vertrags abgegeben werden.

Typische Fehler

• Veraltete Adressen. Nach Umzügen, Umfirmierungen oder dem Ausscheiden benannter Personen erreichen Mitteilungen den Empfänger nicht rechtzeitig, wenn Änderungen nicht mitgeteilt wurden.
• E-Mail nicht ausdrücklich geregelt. Bei vereinbarter Schriftform bleibt dann streitig, ob eine E-Mail genügt.
• Nur an Berater versandt. Eine Mitteilung, die allein an die Kanzlei der Gegenseite geht, wahrt die Frist nur, wenn die Kanzlei zum Empfang bevollmächtigt ist.
• Zwingende Form übersehen. Eine E-Mail-Regel ersetzt weder die gesetzliche Schriftform noch eine notarielle Form.
• Fristen bis zur letzten Stunde ausgeschöpft. Wer am letzten Tag nach dem in der Klausel genannten Geschäftsschluss versendet, riskiert, dass die Erklärung erst am nächsten Geschäftstag als zugegangen gilt.

Häufige Fragen

Genügt eine E-Mail, wenn der Vertrag Schriftform verlangt?

Im Zweifel ja, wenn die Schriftform nur vertraglich vereinbart ist (§ 127 Abs. 2 BGB). Verlangt das Gesetz die Schriftform, genügt eine E-Mail nicht. Klarheit schafft eine ausdrückliche Regel in der Notices Clause.

Wann geht eine E-Mail zu?

Sobald sie im Postfach des Empfängers eingeht und unter gewöhnlichen Umständen mit ihrer Kenntnisnahme zu rechnen ist, im Geschäftsverkehr also während der üblichen Geschäftszeiten. Die Notices Clause kann einen anderen Zeitpunkt festlegen.

Ist ein Einschreiben der sicherste Weg?

Nicht unbedingt. Ein Übergabe-Einschreiben geht erst mit der Abholung zu. Beim Einwurf-Einschreiben belegt der Auslieferungsbeleg den Einwurf, nicht aber den Inhalt des Umschlags. Sicherer sind Boten, die den Inhalt kennen, oder die Zustellung durch einen Gerichtsvollzieher.

Gilt eine Nachricht über einen Messenger-Dienst als Mitteilung?

Nur, wenn die Klausel diesen Weg zulässt. Nennt sie die zulässigen Übermittlungswege abschließend, genügt eine Messenger-Nachricht in der Regel nicht.

Roemer Capital Perspektive

In Transaktionen führen wir eine Fristenliste, die an die Notices Clause anknüpft: Einwendungsfristen bei Stichtagsabrechnung und Earn-Out, Fristen für Garantieanzeigen und das Datum, ab dem ein Rücktritt möglich wird. Vor der Unterzeichnung klären wir mit der Kanzlei des Mandanten, ob die Adressen aller Parteien aktuell sind und ob E-Mail als Übermittlungsweg ausdrücklich geregelt ist.

Bei Finanzierungsrunden mit vielen Gesellschaftern achten wir darauf, dass für Gründer oder Altgesellschafter ein Empfangsvertreter benannt wird. Die Erklärungen selbst gibt der Mandant oder seine Kanzlei ab. Wir sorgen dafür, dass die Zahlen, auf die sie sich stützen, rechtzeitig vor Fristende vorliegen.