Gesellschafterstruktur

Was ist die Gesellschafterstruktur?

Die Gesellschafterstruktur beschreibt, wem ein Unternehmen rechtlich gehört: welche Personen oder Gesellschaften welche Anteile halten, in welcher Höhe und mit welchen Rechten.

Sie ist nicht dasselbe wie ein Cap Table. Der Cap Table ist die wirtschaftliche Sicht, oft voll verwässert und mit Optionen. Die Gesellschafterstruktur ist die rechtliche Sicht — und maßgeblich ist die Gesellschafterliste im Handelsregister.

Warum die Liste im Register zählt

Bei einer GmbH gilt gegenüber der Gesellschaft nur, wer in der im Handelsregister aufgenommenen Gesellschafterliste eingetragen ist. Eine interne Tabelle, ein Vertrag oder eine Zusage ändern daran nichts, solange die Liste nicht aktualisiert wurde.

Das führt in der Praxis regelmäßig zu Befunden in der Prüfung: Ein Anteil wurde vor drei Jahren übertragen, der Vertrag liegt vor, die Liste wurde nie eingereicht.

Was zur Struktur gehört

• Gesellschafter mit Namen, Anteilshöhe und Nummer der Geschäftsanteile
• Anteilsklassen, soweit die Satzung sie vorsieht
• Belastungen: Verpfändungen, Nießbrauch, Treuhandverhältnisse
• Vinkulierung: Zustimmungserfordernisse für Übertragungen
• Stimmrechte, soweit sie von der Anteilshöhe abweichen
• Wirtschaftlich Berechtigte nach dem Geldwäschegesetz

Was in der Prüfung gesucht wird

1. Lückenlose Kette. Lässt sich jede Übertragung seit Gründung belegen — mit Urkunde und aktualisierter Liste?
2. Treuhandverhältnisse. Hält jemand Anteile für einen Dritten? Das taucht später auf, wenn es nicht vorher offengelegt wird.
3. Ausgeschiedene Gesellschafter. Gibt es offene Abfindungsansprüche oder Streitigkeiten?
4. Nicht dokumentierte Zusagen. Mündliche Versprechen auf Anteile an Mitarbeitende oder Berater — der häufigste Verzögerungsgrund überhaupt.
5. Transparenzregister. Sind die wirtschaftlich Berechtigten korrekt gemeldet?

Beispiel

Ein Unternehmen bereitet eine Runde vor. In der Prüfung stellt sich heraus: Ein früherer Mitgründer ist vor zwei Jahren ausgeschieden, der Anteil wurde übertragen, die Gesellschafterliste jedoch nie aktualisiert. Zusätzlich gibt es eine E-Mail, in der ihm 2 Prozent "für die Aufbauarbeit" zugesagt wurden.

Beides ist lösbar, kostet aber Wochen: Liste einreichen, Verzichtserklärung einholen, gegebenenfalls nachverhandeln. In der Mitte einer laufenden Runde ist das der teuerste denkbare Zeitpunkt.

Typische Fehler

1. Die Gesellschafterliste nicht aktualisieren. Sie ist nach jeder Änderung einzureichen.
2. Anteile mündlich zusagen. Was nicht dokumentiert ist, bleibt trotzdem ein Anspruch, den jemand geltend machen kann.
3. Treuhand nicht offenlegen. Sie kommt in der Prüfung heraus, und dann ist die Frage nicht mehr die Treuhand, sondern das Verschweigen.
4. Das Transparenzregister vergessen. Meldepflichten und Bußgelder werden regelmäßig übersehen.
5. Nur den Cap Table pflegen. Er hat keine rechtliche Wirkung.

Häufige Fragen

Wer reicht die Gesellschafterliste ein?

Bei notariell beurkundeten Vorgängen der Notar. Bei anderen Änderungen die Geschäftsführung.

Wie unterscheidet sie sich vom Cap Table?

Die Gesellschafterliste zeigt die rechtliche Lage heute. Der Cap Table zeigt die wirtschaftliche Lage einschließlich Optionen, Wandeldarlehen und Zusagen. Für Verhandlungen braucht es beides.

Was ist Vinkulierung?

Eine Satzungsregelung, nach der die Übertragung von Anteilen der Zustimmung bedarf. Sie verhindert unerwünschte Gesellschafter und ist bei der Planung eines Anteilsverkaufs zu beachten.

Roemer Capital Perspektive

Wir gleichen zu Mandatsbeginn die Gesellschafterliste aus dem Handelsregister gegen den internen Cap Table ab. Diese eine Prüfung deckt in der Praxis erstaunlich oft eine Abweichung auf — eine nicht eingereichte Liste, eine vergessene Zusage, eine offene Abfindung. Jede davon lässt sich in Ruhe lösen. Keine davon lässt sich in Ruhe lösen, wenn sie mitten in der Prüfung auftaucht.