Information Rights

Was sind Information Rights?

Information Rights (Informationsrechte) bezeichnen die Rechte von Gesellschaftern und Investoren, von der Gesellschaft Auskunft über ihre Angelegenheiten, Einsicht in Bücher und Unterlagen und regelmäßige Berichte zu erhalten. Bei der GmbH setzen sie sich aus dem gesetzlichen Auskunfts- und Einsichtsrecht jedes Gesellschafters und aus vertraglich vereinbarten Berichtspflichten zusammen. Im Deutschen ist auch von Auskunftsrechten oder Kontrollrechten der Gesellschafter die Rede.

In Finanzierungsrunden legt die Gesellschaftervereinbarung, der Vertrag der Gesellschafter neben der Satzung, fest, welche Berichte die Gesellschaft wem in welcher Frist liefert. Investoren brauchen diese Informationen, um ihre Beteiligung zu überwachen, Folgeinvestitionen zu entscheiden und ihren eigenen Anlegern zu berichten. Für die Geschäftsführung sind die Pflichten ein fester Arbeitsrhythmus, der über das freiwillige Investoren-Update hinausgeht.

Das gesetzliche Informationsrecht nach § 51a GmbHG

Nach § 51a Abs. 1 GmbHG haben die Geschäftsführer jedem Gesellschafter auf Verlangen unverzüglich Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft zu geben. Außerdem müssen sie ihm die Einsicht in Bücher und Schriften gestatten. Das Recht steht jedem Gesellschafter zu, unabhängig von der Höhe seiner Beteiligung. Die Satzung kann es nach § 51a Abs. 3 GmbHG nicht einschränken. Wird die Auskunft verweigert, kann der Gesellschafter sie in einem gerichtlichen Verfahren nach § 51b GmbHG durchsetzen.

Verweigern dürfen die Geschäftsführer Auskunft und Einsicht nur unter einer engen Voraussetzung. Es muss zu befürchten sein, dass der Gesellschafter die Informationen zu gesellschaftsfremden Zwecken verwendet und der Gesellschaft oder einem verbundenen Unternehmen dadurch einen nicht unerheblichen Nachteil zufügt. Die Verweigerung bedarf eines Gesellschafterbeschlusses (§ 51a Abs. 2 GmbHG). Das Recht kann jederzeit geltend gemacht werden, nicht nur in einer Gesellschafterversammlung. Es reicht damit deutlich weiter als das Auskunftsrecht der Aktionäre, das auf die Hauptversammlung und auf die Beurteilung der Tagesordnung beschränkt ist (§ 131 AktG).

Vertragliche Informationsrechte und Berichtspflichten

Das Berichtspaket

Die Gesellschaftervereinbarung ergänzt das gesetzliche Recht um regelmäßige Berichte, die ohne Anfrage zu liefern sind. Verbreitet ist ein Paket in mehreren Stufen:

• Monatsbericht: häufig innerhalb von 20 bis 30 Tagen nach Monatsende. Er enthält eine Ergebnisrechnung auf Basis der BWA (betriebswirtschaftliche Auswertung, der monatliche Kurzbericht aus der Buchhaltung), den Liquiditätsstand und die Burn Rate (monatlicher Mittelverbrauch). Dazu kommen die Reichweite der Mittel und die vereinbarten Kennzahlen.
• Quartalsbericht: Bilanz, Gewinn- und Verlustrechnung, Liquiditätsübersicht, Plan-Ist-Vergleich und Kommentar der Geschäftsführung.
• Jahresabschluss: der Jahresabschluss nach HGB. Er ist nach § 264 Abs. 1 HGB in den ersten drei Monaten des folgenden Geschäftsjahres aufzustellen, bei kleinen Kapitalgesellschaften spätestens innerhalb von sechs Monaten. Investoren verlangen teilweise eine Prüfung durch einen Abschlussprüfer, auch wenn keine gesetzliche Prüfungspflicht besteht.
• Budget: Jahresplanung für das folgende Geschäftsjahr, meist vor dessen Beginn und oft verbunden mit einem Zustimmungsvorbehalt.
• Anlassbezogene Mitteilungen: wesentliche Ereignisse wie Rechtsstreitigkeiten, der Verlust wichtiger Kunden oder absehbare Liquiditätsengpässe.

Empfänger und Schwellen

Das vollständige Paket erhalten häufig nur Hauptinvestoren (Major Investors), deren Beteiligung eine vereinbarte Quote oder Investitionssumme erreicht. Kleinere Gesellschafter erhalten Quartalsberichte oder den Jahresabschluss. Eine solche Staffel gilt nur für die vertraglichen Berichte. Das gesetzliche Recht aus § 51a GmbHG behält jeder Gesellschafter, auch ein Business Angel mit einer Beteiligung von 1 %.

Wagniskapitalfonds müssen ihren eigenen Anlegern berichten. Die Vereinbarung erlaubt ihnen deshalb meist, Informationen in zusammengefasster Form an Anleger, Berater und Finanzierungspartner weiterzugeben, sofern diese zur Vertraulichkeit verpflichtet sind.

Informationsrechte von Wettbewerbern und Vertraulichkeit

Informationsrechte werden mit einer Vertraulichkeitspflicht verbunden, entweder in der Gesellschaftervereinbarung oder in einer gesonderten Vertraulichkeitsvereinbarung. Besondere Regeln gelten für Gesellschafter, die an einem Wettbewerber beteiligt sind oder selbst im Wettbewerb stehen. Ein Beispiel ist ein Investor aus dem Bereich Corporate Venture Capital, also die Beteiligungsgesellschaft eines Konzerns derselben Branche. Üblich ist, dass diese Gesellschafter wettbewerbsrelevante Informationen wie Kundenlisten, Preise und Produktplanung nicht erhalten oder dass ihre vertraglichen Informationsrechte ganz entfallen.

Diese Grenzen haben auch einen kartellrechtlichen Hintergrund. Der Austausch wettbewerblich sensibler Informationen zwischen Wettbewerbern kann gegen das Kartellverbot verstoßen. Für das gesetzliche Informationsrecht bietet § 51a Abs. 2 GmbHG die Grundlage, einem Wettbewerber einzelne Auskünfte zu verweigern.

Informationsrechte in Due Diligence und Unternehmensverkauf

Informationsrechte der Gesellschafter berechtigen nicht dazu, Unterlagen an Kaufinteressenten weiterzugeben. Ob und in welchem Umfang ein Interessent Einblick erhält, entscheidet die Geschäftsführung, in der Praxis abgesichert durch einen Gesellschafterbeschluss und eine Vertraulichkeitsvereinbarung mit dem Interessenten. Die Unterlagen werden in einem Datenraum bereitgestellt, der sie in der Regel technisch schützt, etwa durch Wasserzeichen, Sperren für Druck und Download oder befristete Zugriffe. Diese Technik heißt Information Rights Management (IRM) und hat mit den gesellschaftsrechtlichen Information Rights nur den Namen gemeinsam.

Ein laufend gepflegtes Berichtswesen beschleunigt die Financial Due Diligence, also die Prüfung der Finanzzahlen durch Investor oder Käufer. Stimmen Monatsberichte, Quartalsberichte und Jahresabschlüsse überein, lassen sich Umsatz, Ergebnis und Liquidität schnell nachvollziehen. Weichen die an Investoren berichteten Zahlen von der Buchhaltung ab, werten Erwerber das als Warnsignal und prüfen entsprechend tiefer.

Praxisbeispiel: Informationsrechte mit Konzerninvestor

Eine GmbH hat 14 Gesellschafter. Drei Wagniskapitalfonds halten 12 %, 9 % und 6 %, der Investmentarm eines Konzerns mit einer konkurrierenden Produktlinie 4 %, die übrigen Anteile halten Gründer und Business Angels. Die Gesellschaftervereinbarung definiert Hauptinvestoren ab 5 % Beteiligung und sieht für sie Monatsberichte bis zum 25. des Folgemonats und Quartalsberichte binnen 45 Tagen vor. Alle übrigen Gesellschafter erhalten ein Quartals-Update. Gesellschafter mit Wettbewerbsbezug erhalten keine kundenbezogenen Daten.

• Die drei Fonds erhalten das vollständige Paket. Der Monatsbericht für März ist bis zum 25. April fällig.
• Der Konzerninvestor ist mit 4 % kein Hauptinvestor und erhält das Quartals-Update ohne kundenbezogene Daten.
• Ein Business Angel mit 1,5 % verlangt Einsicht in die Verträge mit den 20 größten Kunden. Nach § 51a GmbHG ist ihm die Einsicht zu gewähren, etwa in den Geschäftsräumen und unter Hinweis auf seine Vertraulichkeitspflicht.
• Stellt der Konzerninvestor dieselbe Anfrage, kann die Gesellschafterversammlung die Verweigerung beschließen, weil eine Verwendung im Wettbewerb und ein nicht unerheblicher Nachteil für die Gesellschaft zu befürchten sind. Der Konzerninvestor selbst stimmt dabei nach herrschender Auffassung nicht mit.

Das Beispiel zeigt die zwei Ebenen. Die vertragliche Staffel steuert den laufenden Berichtsaufwand. Das gesetzliche Recht bleibt für jeden Gesellschafter bestehen und findet seine Grenze nur in § 51a Abs. 2 GmbHG.

Abgrenzung: Information Rights, Investoren-Update und Observer Seat

• Investoren-Update: die regelmäßige, oft freiwillige Kommunikation der Geschäftsführung mit allen Gesellschaftern. Informationsrechte begründen dagegen einen durchsetzbaren Anspruch.
• Observer Seat: ein Beobachtersitz in Beirat oder Aufsichtsgremium. Der Beobachter erhält Informationen durch Teilnahme an den Sitzungen, ohne Stimmrecht.
• Protective Provisions: Zustimmungsvorbehalte der Investoren. Sie geben Entscheidungsmacht, Informationsrechte nur Kenntnis.
• Due Diligence: eine einmalige, anlassbezogene Prüfung vor einer Transaktion. Informationsrechte wirken laufend während der gesamten Beteiligung.

Typische Fehler

• Fristen, die das Rechnungswesen nicht halten kann. Ein Monatsbericht fünf Tage nach Monatsende setzt einen Monatsabschluss voraus, den viele Wachstumsunternehmen so schnell nicht liefern.
• Beschränkung des gesetzlichen Rechts vorausgesetzt. Eine Staffel nach Hauptinvestoren ändert nichts daran, dass jeder Gesellschafter Auskunft und Einsicht nach § 51a GmbHG verlangen kann.
• Keine Wettbewerberregel. Ohne Ausnahme erhalten auch Gesellschafter mit Wettbewerbsbezug wettbewerbsrelevante Informationen.
• Uneinheitliche Kennzahlen. Sind Kennzahlen in Budget und Bericht unterschiedlich definiert, ist ein Plan-Ist-Vergleich nicht belastbar.
• Weitergabe durch Fonds ungeregelt. Fehlt eine Regel, ist unklar, welche Informationen ein Fonds an seine Anleger weitergeben darf.

Häufige Fragen

Welche Informationsrechte hat ein GmbH-Gesellschafter ohne besondere Vereinbarung?

Das Auskunfts- und Einsichtsrecht nach § 51a GmbHG. Es umfasst alle Angelegenheiten der Gesellschaft und die Einsicht in Bücher und Schriften und steht jedem Gesellschafter unabhängig von der Beteiligungshöhe zu.

Kann die Satzung das Informationsrecht ausschließen?

Nein, nicht das gesetzliche Recht. § 51a Abs. 3 GmbHG verbietet abweichende Regelungen im Gesellschaftsvertrag. Frei gestaltbar sind dagegen die vertraglichen Berichtspflichten: Umfang, Fristen und Empfängerkreis legt die Gesellschaftervereinbarung fest.

Kann die Gesellschaft einem Gesellschafter mit Wettbewerbsbezug Informationen verweigern?

Ja, in Grenzen. Das gesetzliche Recht kann durch Gesellschafterbeschluss verweigert werden, wenn eine Verwendung zu gesellschaftsfremden Zwecken und ein nicht unerheblicher Nachteil zu besorgen sind. Die vertraglichen Berichtsrechte lassen sich für solche Gesellschafter von vornherein beschränken.

Wie schnell muss der Monatsbericht vorliegen?

Das bestimmt allein die Vereinbarung. Häufig sind 20 bis 30 Tage nach Monatsende. Kürzere Fristen setzen einen eingespielten Monatsabschluss mit Buchhaltung und Steuerberatung voraus.

Behält ein abberufener Gründer-Geschäftsführer seinen Zugang zu Informationen?

Als Gesellschafter ja, als Geschäftsführer nicht. Mit der Abberufung endet der unmittelbare Zugriff auf die Unterlagen. Es bleibt das Recht aus § 51a GmbHG sowie das, was die Gesellschaftervereinbarung ihm als Gesellschafter zusagt.

Haben Inhaber virtueller Anteile Informationsrechte?

Keine gesellschaftsrechtlichen. Mitarbeitende mit virtuellen Anteilen sind keine Gesellschafter. Welche Informationen sie erhalten, etwa zur Berechnung ihres Anspruchs bei einem Exit, regelt der Beteiligungsplan.

Roemer Capital Perspektive

Als Fractional CFO bauen wir das Berichtswesen so auf, dass eine einzige Datenquelle alle vertraglichen Informationspflichten bedient: Monatsabschluss, einheitlich definierte Kennzahlen, Plan-Ist-Vergleich und Investoren-Update. Berichtsfristen stimmen wir vor der Unterschrift mit Buchhaltung und Steuerberatung ab, damit die Gesellschaft sie verlässlich einhält.

Im Verkaufsprozess zahlt sich das aus. Wenn die an Investoren berichteten Zahlen mit Monats- und Jahresabschlüssen übereinstimmen, lässt sich der Datenraum innerhalb von 24 Stunden bereitstellen, und die Financial Due Diligence beginnt ohne Abstimmungsschleifen.