Stundennachweis

Was ist ein Stundennachweis?

Der Stundennachweis dokumentiert, welche Person an welchem Tag wie viele Stunden in einem geförderten Vorhaben gearbeitet hat. Er ist die Grundlage für die Abrechnung der Personalkosten — und damit meist für den größten Teil der Förderung.

Bei nahezu jedem Förderprogramm und bei der Forschungszulage ist er Voraussetzung. Fehlt er oder ist er nicht belastbar, wird gekürzt oder zurückgefordert.

Was hineingehört

• Name der Person
• Datum, tagesgenau
• Vorhaben und, wo verlangt, Arbeitspaket
• Stundenzahl an diesem Tag für dieses Vorhaben
• Kurze Tätigkeitsbeschreibung — ein Satz, der zum Vorhaben passt
• Unterschrift der Person und, je nach Programm, der Projektleitung

Die Tätigkeitsbeschreibung wird oft als lästig empfunden und ist der Teil, der bei Prüfungen trägt. "Projektarbeit" genügt nicht. "Messreihe Temperaturverhalten Variante B ausgewertet" genügt.

Die Regeln, die übersehen werden

1. Zeitnah führen. Täglich oder wöchentlich. Ein Nachweis, der am Jahresende geschrieben wird, gilt in der Prüfung wenig — und fällt am gleichmäßigen Muster auf.
2. Vollständigkeit. Viele Programme verlangen die gesamte Arbeitszeit, nicht nur die Projektstunden, damit sich die Aufteilung prüfen lässt.
3. Plausibilität. Die Summe aus allen Vorhaben plus Tagesgeschäft muss zur vertraglichen Arbeitszeit passen. 60 Projektstunden in einer Woche fallen auf.
4. Urlaub und Krankheit gehören berücksichtigt. Stunden an Tagen, an denen jemand nachweislich nicht da war, sind der häufigste Prüfungsbefund überhaupt.

Rechenbeispiel

Eine Entwicklerin mit 62.000 Euro Bruttogehalt und Arbeitgeberanteilen von 12.500 Euro kostet 74.500 Euro im Jahr. Bei 1.650 produktiven Jahresstunden ergibt das rund 45 Euro je Stunde.

Weist sie 780 Stunden im Vorhaben nach, sind das 35.100 Euro begünstigte Personalkosten. Bei 25 Prozent Fördersatz ergibt das rund 8.775 Euro Zulage — für eine Person.

Fehlt der Nachweis für drei Monate, entfällt ungefähr ein Viertel davon. Das ist der Grund, warum eine halbe Stunde Aufwand pro Woche sich rechnet.

Typische Fehler

1. Rückwirkend ausfüllen. Erkennbar und in Prüfungen angreifbar.
2. Runde Zahlen überall. Jeden Tag genau 8 Stunden auf ein Vorhaben ist unglaubwürdig.
3. Kein Vorhabenbezug. Ohne Zuordnung lässt sich nichts abrechnen.
4. Geschäftsführung ausnehmen. Auch Eigenleistung muss nachgewiesen werden, wenn sie angesetzt wird.
5. Nach Projektende wegwerfen. Aufbewahrungsfristen gelten auch hier, oft mehrere Jahre nach Abschluss.

Häufige Fragen

Reicht ein Zeiterfassungssystem?

Meist ja, wenn es Vorhabenbezug und Tätigkeit erfasst und sich auswerten lässt. Die Anforderungen des jeweiligen Programms gehören vorab geprüft.

Wie lange aufbewahren?

Nach dem Ende des Vorhabens mehrere Jahre, abhängig vom Programm und den steuerlichen Fristen. Das gehört in die Aufbewahrungsordnung, nicht ins Gedächtnis.

Was ist mit Geschäftsführern?

Ihre Eigenleistung kann ansetzbar sein, oft mit pauschalem Stundensatz und einer Obergrenze je Woche. Der Nachweis ist dabei genauso zu führen wie bei Angestellten.

Roemer Capital Perspektive

Wir richten die Zeitaufzeichnung ein, bevor das erste Vorhaben startet, nicht wenn der erste Antrag ansteht. Der Aufwand ist gering und der Unterschied erheblich: Eine lückenlose Aufzeichnung über zwölf Monate ist bares Geld, eine nachträglich rekonstruierte ist ein Risiko, das in jeder Prüfung mitgeht.