Bieterverfahren

Was ist ein Bieterverfahren?

Bieterverfahren bezeichnet einen strukturierten Verkaufsprozess, in dem die Verkäuferseite mehrere Kaufinteressenten gleichzeitig anspricht und nach festen Regeln Angebote einholt. Gebräuchlich sind auch die Bezeichnungen strukturiertes Bieterverfahren, kontrollierte Auktion und englisch Auction Process. Die Interessenten bieten nach einem festen Zeitplan, meist in zwei Runden (zweistufiges Bieterverfahren). Der Wettbewerb unter den Bietern soll Preis und Vertragsbedingungen verbessern und die Sicherheit erhöhen, dass der Verkauf am Ende tatsächlich vollzogen wird, also Anteile und Kaufpreis wirklich übergehen.

Im Grundsatz ähnelt das Verfahren einem Hausverkauf, bei dem der Eigentümer mehrere Interessenten besichtigen lässt und eine gemeinsame Frist für Gebote setzt. Solche Bieterverfahren bei Immobilien sind in Deutschland zulässig. Ein Gebot bindet dort niemanden, verbindlich ist erst der notariell beurkundete Kaufvertrag (§ 311b Abs. 1 BGB). Beim Unternehmensverkauf kommen schriftliche Spielregeln, eine eingehende Prüfung durch die Bieter und ein ausverhandelter Vertrag hinzu.

Bieterverfahren sind im Unternehmensverkauf verbreitet. Sie dienen dem Verkauf an strategische Käufer (Unternehmen derselben oder einer angrenzenden Branche) ebenso wie an Finanzinvestoren (Beteiligungsgesellschaften, die auf Wertsteigerung und späteren Weiterverkauf setzen) oder im Rahmen einer Nachfolge. Organisiert wird das Verfahren meist von einem M&A-Berater der Verkäuferseite. M&A steht für Mergers and Acquisitions, also Unternehmenskäufe und Zusammenschlüsse. Den Kaufvertrag entwirft die Kanzlei der Verkäufer. Gesetzliche Verfahrensregeln wie im öffentlichen Vergaberecht gibt es nicht; die Spielregeln legt die Verkäuferseite im Prozessbrief fest.

Ablauf eines Bieterverfahrens in Phasen

Vorbereitung

Vor der ersten Ansprache entstehen die Unterlagen, auf denen das Verfahren beruht. Dazu gehören die Equity Story (die schlüssige Begründung, warum das Unternehmen weiter wachsen und an Wert gewinnen kann), eine belastbare Planung mit Finanzmodell und ein anonymer Kurzsteckbrief (Teaser). Hinzu kommen ein Informationsmemorandum, das Geschäftsmodell, Markt, Kennzahlen und Planung ausführlich beschreibt, und ein vollständiger Datenraum mit allen Unterlagen, die Bieter später prüfen.

Verkäufer können zusätzlich eine Vendor Due Diligence erstellen lassen, also eine von der Verkäuferseite beauftragte Prüfung durch Wirtschaftsprüfer oder Kanzleien, damit Bieter auf einer geprüften Grundlage anbieten. Parallel wird aus einer breiten Liste möglicher Käufer (Longlist) eine engere Auswahl (Shortlist) der Adressen, die tatsächlich angesprochen werden.

Erste Runde: Ansprache und indikative Angebote

Die Interessenten erhalten zunächst den Teaser. Wer weitergehen will, unterzeichnet eine Vertraulichkeitsvereinbarung und bekommt das Informationsmemorandum mit dem Prozessbrief. Bis zu einem festen Termin geben die Bieter ein indikatives Angebot ab. Indikativ heißt: Der Bieter nennt seine vorläufige Preisvorstellung auf Grundlage der bisher bekannten Informationen, ohne sich zu binden. Das Angebot enthält einen Preis oder eine Preisspanne, die Bewertungsgrundlage, die Finanzierungsquellen, die wesentlichen Annahmen, den gewünschten Prüfungsumfang, erforderliche Genehmigungen und die Absichten für Geschäftsführung und Mitarbeitende.

Zweite Runde: Due Diligence und verbindliche Angebote

Auf Grundlage der indikativen Angebote wählt die Verkäuferseite eine kleine Gruppe aus, häufig drei bis sechs Bieter. Sie erhalten Zugang zum Datenraum, eine Managementpräsentation, Fachgespräche mit Verantwortlichen und gegebenenfalls Standortbesuche. Fragen laufen über ein geordnetes Frage-Antwort-Verfahren. Mit dem Datenraum erhalten die Bieter den Kaufvertragsentwurf der Verkäufer. Das verbindliche Angebot enthält dann den Preis, den kommentierten Vertragsentwurf, einen Finanzierungsnachweis und die verbleibenden Bedingungen, etwa die noch ausstehende Zustimmung des Aufsichtsrats oder Investitionsausschusses des Bieters.

„Verbindlich“ bedeutet in diesem Zusammenhang nicht, dass der Bieter bereits vertraglich gebunden ist. Gemeint ist ein Angebot ohne Vorbehalt einer weiteren Prüfung, mit belegter Finanzierung und einem konkreten Vertragstext. Rechtlich gebunden sind beide Seiten erst mit der Unterzeichnung des Kaufvertrags, beim Kauf von GmbH-Anteilen mit dessen notarieller Beurkundung.

Abschlussverhandlung, Unterzeichnung und Vollzug

Mit einem oder zwei bevorzugten Bietern wird der Vertrag zu Ende verhandelt. Solange zwei Bieter parallel verhandeln, bleibt der Wettbewerb erhalten. Erst danach erhält ein Bieter Exklusivität, also das Recht, für eine begrenzte Zeit allein zu verhandeln. Was in dieser Zeit untersagt ist, regelt eine No-Shop-Klausel. Es folgt die Unterzeichnung des Kaufvertrags. Sobald die Vollzugsbedingungen eingetreten sind, etwa die Freigabe durch die Kartellbehörde, wird der Vertrag vollzogen: Die Anteile gehen über, der Kaufpreis wird gezahlt.

Der Prozessbrief als Regelwerk

Der Prozessbrief (Process Letter) legt fest, wie das Verfahren abläuft. Er nennt Fristen, den geforderten Inhalt der Angebote, die Ansprechpartner und die Regeln für Datenraum und Fragen. Üblich ist das Verbot, ohne Zustimmung Kontakt zu Mitarbeitenden, Kunden oder Lieferanten des Unternehmens aufzunehmen.

Zugleich sichert sich die Verkäuferseite ihre Handlungsfreiheit. Sie behält sich vor, das Verfahren jederzeit zu ändern oder zu beenden, Bieter auszuschließen und kein Angebot anzunehmen. Jeder Bieter trägt seine Kosten selbst. Rechtlich verbindlich ist in dieser Phase vor allem die Vertraulichkeitsvereinbarung.

Varianten des Bieterverfahrens

• Breites (offenes) Verfahren: Angesprochen werden mehrere Dutzend Interessenten. Die Marktabdeckung ist hoch, ebenso der Aufwand und das Risiko, dass die Verkaufsabsicht bekannt wird.
• Begrenztes Verfahren: Eine sorgfältig ausgewählte Gruppe, in der Praxis häufig zehn bis 30 Adressen, wird angesprochen. Im Mittelstand ist das eine verbreitete Form.
• Exklusive Einzelverhandlung: Verhandelt wird nur mit einem Interessenten. Das Verfahren ist diskret und schnell, ein Marktvergleich fehlt jedoch.
• Dual Track: Das Verkaufsverfahren läuft parallel zur Vorbereitung eines Börsengangs oder einer Finanzierungsrunde, damit die Gesellschafter die Alternativen vergleichen können.

Ein breites oder begrenztes Verfahren lohnt sich, wenn mehrere ernsthafte Käufergruppen in Betracht kommen. Gibt es einen naheliegenden Käufer, der das Unternehmen kennt und zahlungsfähig ist, oder ist Vertraulichkeit besonders wichtig, kann eine geführte Einzelverhandlung vorzugswürdig sein.

Angebote im Bieterverfahren vergleichen

Der genannte Kaufpreis ist nur ein Teil des Angebots. Vergleichbar werden Angebote erst, wenn alle Bestandteile auf dieselbe Grundlage gebracht sind:

• Kaufpreismechanik, also ein fester Preis auf Basis eines vergangenen Stichtags (Locked Box) oder eine Anpassung nach dem Vollzug anhand eines Stichtagsabschlusses (Completion Accounts),
• Anteil der Zahlungen, die später oder nur bedingt fließen, etwa über ein Earn-Out (einen Kaufpreisteil, der von späteren Zielen abhängt), einen Einbehalt, ein Verkäuferdarlehen oder eine Rückbeteiligung der Verkäufer am Erwerber,
• Umfang der Garantien, Haftungsgrenzen und die Frage, ob eine Garantieversicherung (W&I-Versicherung) die Haftung der Verkäufer für Garantieverstöße ablöst,
• Vollzugsbedingungen, Freigaberisiken und die Sicherheit der Finanzierung,
• Zeitplan, Gremienvorbehalte und Pläne für Mitarbeitende und Standorte.

Wettbewerber als Bieter

Strategische Käufer aus derselben Branche zahlen wegen erwarteter Synergien oft die höchsten Preise, erhalten im Verfahren aber auch Einblick in sensible Daten. Die Verkäuferseite legt deshalb gestuft offen: Kundenbezogene Preise, Margen und Gehälter werden erst spät, nur wenigen Bietern und gegebenenfalls nur einem abgeschirmten Kreis externer Berater (Clean Team) zugänglich gemacht. Das schützt Geschäftsgeheimnisse und wahrt das deutsche und europäische Kartellrecht, das den Austausch wettbewerbssensibler Informationen zwischen Wettbewerbern begrenzt.

Praxisbeispiel: Bieterverfahren für ein Softwareunternehmen

Die Gesellschafter eines Softwareunternehmens mit 8 Mio. Euro wiederkehrendem Jahresumsatz führen ein begrenztes Bieterverfahren durch. Angesprochen werden 24 Adressen, 15 davon strategische Käufer. 13 Interessenten unterzeichnen eine Vertraulichkeitsvereinbarung, sieben geben ein indikatives Angebot ab, vier werden zur zweiten Runde zugelassen, zwei legen ein verbindliches Angebot für 100 % der Anteile vor:

• Bieter A, ein strategischer Käufer: 40 Mio. Euro bei Vollzug, fester Preis nach Locked Box, Garantiehaftung weitgehend über eine Garantieversicherung abgelöst
• Bieter B, ein Finanzinvestor: 44 Mio. Euro Gesamtpreis, davon 36 Mio. Euro bei Vollzug, wovon 4 Mio. Euro für 24 Monate auf einem Treuhandkonto einbehalten werden, und bis zu 8 Mio. Euro als Earn-Out nach zwei Jahren bei Erreichen eines Umsatzziels
• Bei Vollzug verfügbar: Bieter A 40 Mio. Euro, Bieter B 36 minus 4 = 32 Mio. Euro
• Earn-Out: Die Verkäufer schätzen die Wahrscheinlichkeit der Zielerreichung auf 50 %, erwarteter Wert 0,5 × 8 = 4 Mio. Euro
• Erwarteter Gesamterlös Bieter B, wenn der Einbehalt vollständig freigegeben wird: 32 + 4 + 4 = 40 Mio. Euro

Vor Abzinsung und Steuern sind beide Angebote damit im Erwartungswert gleich, obwohl Bieter B 4 Mio. Euro mehr nennt. Bieter A zahlt jedoch 8 Mio. Euro mehr bei Vollzug und belässt den Verkäufern weniger Risiko. Die Verkäufer verhandeln mit beiden Bietern weiter. Bieter A erhöht auf 41,5 Mio. Euro und erhält danach die Exklusivität für die abschließenden Vertragsverhandlungen. Die Verbesserung um 1,5 Mio. Euro entsteht, weil bis zuletzt ein zweiter Bieter im Verfahren war. Entschieden wird erst nach dem Vergleich aller Bestandteile, nicht nach der höchsten genannten Zahl.

Abgrenzung: Bieterverfahren, Trade Sale und Übernahmeangebot

• Trade Sale: bezeichnet den Verkauf an einen strategischen Käufer, also die Art des Erwerbers. Ein Trade Sale kann im Bieterverfahren oder in einer Einzelverhandlung zustande kommen.
• Öffentliches Übernahmeangebot: Bei börsennotierten Gesellschaften richtet sich der Bieter nach den Regeln des Wertpapiererwerbs- und Übernahmegesetzes unmittelbar an die Aktionäre. Ein Bieterverfahren dagegen steuert die Verkäuferseite selbst.

Typische Fehler

• Start mit unfertigen Unterlagen. Ein Datenraum, der während der zweiten Runde noch gefüllt wird, verzögert alle Bieter gleichzeitig und kostet Glaubwürdigkeit.
• Fristen ohne Durchsetzung. Wer einzelnen Bietern regelmäßig Verlängerungen gewährt, verliert die Taktgebung, auf der der Wettbewerb beruht.
• Exklusivität zu früh. Wird sie vor einem ausverhandelten, finanziell unterlegten Angebot gewährt, verlagert sich die Verhandlungsmacht auf den Bieter.
• Vergleich nur über den Preis. Bedingte und spätere Zahlungen, Haftung und Vollzugsrisiken verändern den Wert eines Angebots oft stärker als die genannte Zahl.
• Planabweichungen im Verfahren. Verfehlt das Unternehmen während des Prozesses die eigene Planung, nutzen Bieter das für Preisabschläge. Eine vorsichtige, erreichbare Planung schützt davor.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein Bieterverfahren?

Von der Vorbereitung bis zum Vollzug vergehen häufig sechs bis zwölf Monate. Die Vorbereitung der Unterlagen, die Due Diligence der Bieter und die Wartezeit auf behördliche Freigaben bestimmen die Dauer am stärksten.

Muss der Verkäufer das höchste Angebot annehmen?

Nein. Der Prozessbrief behält der Verkäuferseite vor, jedes Angebot abzulehnen und das Verfahren zu beenden. Einen Anspruch auf den Zuschlag hat kein Bieter.

Was ist der Unterschied zwischen offenem und geschlossenem Bieterverfahren?

Entscheidend ist, ob die Bieter die Gebote der anderen kennen. Bei Immobilien bezeichnet ein offenes Bieterverfahren eine Gebotsrunde, in der die Interessenten das jeweils höchste Gebot erfahren und überbieten können. Im geschlossenen Verfahren gibt jeder sein Gebot verdeckt bis zu einer Frist ab. Unternehmensverkäufe folgen in der Regel dem geschlossenen Muster; mit „offen“ ist dort meist ein breites Verfahren mit vielen angesprochenen Interessenten gemeint.

Erfahren Mitarbeitende und Kunden von einem Bieterverfahren?

Das Risiko steigt mit der Zahl der angesprochenen Interessenten. Anonyme Teaser, Vertraulichkeitsvereinbarungen und ein Kontaktverbot im Prozessbrief begrenzen es, schließen es aber nicht aus. Unternehmen legen deshalb vorab fest, wann und wie sie Mitarbeitende und wichtige Kunden informieren.

Roemer Capital Perspektive

Ein Verkaufsmandat beginnt bei uns mit der Vorbereitung, nicht mit der Ansprache. Bevor der erste Teaser mit höchstens fünf Folien versendet wird, liegt das Informationsmemorandum vor. Dazu kommen ein Finanzmodell über mindestens drei Planjahre mit Basisfall, vorsichtigem und optimistischem Fall sowie ein Datenraum, der innerhalb von 24 Stunden bereitgestellt werden kann. Die Bieterliste stimmen wir mit den Gesellschaftern ab, einschließlich der Frage, welche Wettbewerber welche Informationen erhalten.

Verbindliche Angebote bereiten wir in einer einheitlichen Übersicht auf, die Zahlungszeitpunkte, bedingte Bestandteile, Haftung und Vollzugsrisiken nebeneinanderstellt. So wird sichtbar, welches Angebot nach Abzug der Risiken tatsächlich am meisten wert ist.