Vendor Due Diligence

Was ist eine Vendor Due Diligence?

Vendor Due Diligence (verkäuferseitige Due Diligence, kurz VDD) ist eine Prüfung des zum Verkauf stehenden Unternehmens, die der Verkäufer vor dem Verkaufsprozess bei unabhängigen Prüfern beauftragt. Die Ergebnisse stehen in Berichten (Vendor Due Diligence Reports), die die Kaufinteressenten erhalten. Diese Berichte verkürzen die eigene Prüfung der Interessenten (Due Diligence), machen sie aber nicht entbehrlich. Der Unterschied liegt im Auftraggeber: Die übliche Due Diligence gibt der Käufer in Auftrag, die Vendor Due Diligence der Verkäufer.

Die Vendor Due Diligence gehört zum Unternehmensverkauf, vor allem zum strukturierten Bieterverfahren mit mehreren Interessenten. Verbreitet ist sie beim Verkauf durch Finanzinvestoren, bei der Abspaltung von Unternehmensteilen (Carve-out) und bei mittelständischen Verkäufen mit mehreren Bietern. Die Prüfung übernehmen für Finanzen und Steuern meist Wirtschaftsprüfungsgesellschaften, für rechtliche Themen Kanzleien. Die Berichte liegen im Datenraum, ihre vertragliche Wirkung wird im Kaufvertrag geregelt.

Nutzen der Vendor Due Diligence im Bieterverfahren

Ohne Vendor Due Diligence prüft jeder Bieter für sich. Die Geschäftsführung beantwortet dieselben Fragen mehrfach, der Zeitplan richtet sich nach dem langsamsten Interessenten, und die Angebote beruhen auf unterschiedlichen Annahmen. Ein gemeinsamer Bericht ändert das in mehrfacher Hinsicht:

• Vergleichbare Angebote: Alle Bieter kalkulieren auf derselben Basis für das um Einmaleffekte bereinigte Ergebnis, die Nettofinanzverschuldung (Finanzschulden abzüglich frei verfügbarer liquider Mittel) und das Working Capital (im laufenden Geschäft gebundenes Kapital). Unterschiede zwischen den Angeboten spiegeln dann die Einschätzung des Geschäfts wider und nicht abweichende Rechenwege.
• Tempo: Die Bieter können früher ein belastbares Angebot abgeben. Ihre eigene Prüfung beschränkt sich auf offene und für sie besonders relevante Punkte.
• Entlastung der Geschäftsführung: Fragen werden einmal gegenüber den Prüfern des Verkäufers beantwortet statt parallel gegenüber mehreren Teams.
• Frühe Kenntnis der Schwachstellen: Der Verkäufer erfährt vor Prozessbeginn, was ein Käufer finden würde. Er kann Mängel beheben, Erklärungen vorbereiten und sein Offenlegungsverzeichnis (die Liste der Ausnahmen zu seinen Garantien) darauf aufbauen.
• Deutungshoheit: Der Bericht ordnet Sachverhalte als erster ein, und zwar durch einen unabhängigen Prüfer. Diese Darstellung wird zum Ausgangspunkt der Verhandlung.

Außerhalb des Bieterverfahrens ist der Nutzen geringer. Verhandelt ein Verkäufer nur mit einem Interessenten, der ohnehin umfassend prüft, verursacht eine vollständige Vendor Due Diligence oft doppelte Kosten. In Finanzierungsrunden ist sie selten; dort genügt in der Regel eine sorgfältige eigene Vorprüfung.

Umfang und Berichtsformen

Der Umfang folgt den Risiken des Geschäfts. Den Kern bildet fast immer die finanzielle Vendor Due Diligence mit einer Analyse der Ergebnisqualität, der Nettofinanzverschuldung und des Working Capital. Oft gehört ein Datenbuch (Databook) mit den aufbereiteten Finanzzahlen dazu. Je nach Geschäftsmodell kommen Steuern, Recht, Markt, Technik oder Umwelt hinzu. Drei Formen sind zu unterscheiden:

• Prüfungsbericht mit Bewertung: Die Prüfer beschreiben Sachverhalte, beurteilen Risiken und sind bereit, dem späteren Käufer gegenüber in begrenztem Umfang für den Bericht einzustehen (siehe Verlässlichkeitserklärung).
• Beschreibender Bericht (Fact Book): vor allem im rechtlichen Bereich verbreitet. Er stellt Gesellschaftsverhältnisse, wesentliche Verträge und Schutzrechte dar, ohne sie zu bewerten.
• Verkäuferunterstützung (Vendor Assistance): Berater bereiten Unterlagen und Zahlen auf, ohne einen eigenen Prüfbericht zu erstellen. Das ist günstiger, bietet dem Käufer aber keine Grundlage, auf die er sich verlassen kann.

Verlässlichkeitserklärung und Haftung des Prüfers

Der Prüfer arbeitet im Auftrag des Verkäufers. Ein Käufer darf sich auf den Bericht deshalb nur verlassen, wenn der Prüfer ihm das ausdrücklich zugesteht. Das geschieht in einer Verlässlichkeitserklärung (Reliance Letter). Sie erhält in der Regel erst der erfolgreiche Bieter bei Unterzeichnung des Kaufvertrags (Signing), häufig zusammen mit seinen finanzierenden Banken. Die Haftung des Prüfers ist darin betragsmäßig begrenzt und auf den Stand des Berichts bezogen.

In den früheren Phasen erhalten Interessenten den Bericht nur gegen eine Erklärung (Non-Reliance Letter oder Release Letter). Darin bestätigen sie, dass sie sich nicht auf den Bericht verlassen, und verzichten auf Ansprüche gegen den Prüfer. Diese Erklärung tritt neben die Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA), die jeder Interessent vor dem Zugang zum Datenraum unterzeichnet.

Verhältnis zu Kaufvertrag und Garantien

Die Vendor Due Diligence entlastet den Verkäufer nicht von seiner Haftung aus dem Kaufvertrag. Für die Richtigkeit des Berichts selbst übernimmt er in der Regel keine Garantie, maßgeblich bleiben seine Garantien zum Unternehmen. Ob der Inhalt der Berichte als gegenüber diesen Garantien offengelegt gilt, ist ein regelmäßiger Verhandlungspunkt. Verkäufer wollen die Berichte in das Offenlegungsverzeichnis einbeziehen, Käufer akzeptieren das oft nur für konkret beschriebene Sachverhalte.

Hinzu kommt die Frage der Kenntnis. Was im Bericht steht, kennt der Käufer. Ob diese Kenntnis seine späteren Ansprüche ausschließt, entscheidet die Kenntnisklausel des Kaufvertrags. Käufer verlangen deshalb häufig, dass nur spezifisch offengelegte Umstände ihre Ansprüche berühren.

Für eine Garantieversicherung (W&I-Versicherung), die Ansprüche des Käufers aus Garantieverletzungen abdeckt, bilden die Berichte zusammen mit der ergänzenden Prüfung des Käufers eine wichtige Grundlage. Risiken, die dort ausdrücklich benannt sind, nimmt der Versicherer in der Regel von der Deckung aus.

Praxisbeispiel: Vendor Due Diligence für einen IT-Dienstleister

Ein IT-Dienstleister mit 25 Mio. Euro Umsatz soll im Bieterverfahren verkauft werden. Der Verkäufer gibt vier Monate vor Prozessbeginn eine finanzielle und steuerliche Vendor Due Diligence sowie ein rechtliches Fact Book in Auftrag. Nach der Ansprache unterzeichnen neun Interessenten eine Vertraulichkeitsvereinbarung.

• Die finanzielle Prüfung zeigt ein saisonal stark schwankendes Working Capital. Der Bericht leitet einen Referenzwert aus dem Durchschnitt der letzten zwölf Monate ab, den alle Bieter übernehmen.
• Die steuerliche Prüfung findet eine fehlerhafte umsatzsteuerliche Behandlung von Leistungen an Kunden im Ausland. Der Verkäufer lässt sie vor Prozessbeginn berichtigen und legt den Sachverhalt offen.
• Das Fact Book zeigt, dass zwei freie Entwickler der Gesellschaft nie Nutzungsrechte eingeräumt haben. Die Verträge werden vor Öffnung des Datenraums ergänzt.

Fünf Interessenten geben auf Basis der Zusammenfassung ein indikatives Angebot ab, drei erhalten den vollständigen Bericht. Der ausgewählte Käufer begrenzt seine eigene Prüfung auf drei Wochen mit Schwerpunkten in Technik und Vertrieb und erhält mit der Unterzeichnung den Reliance Letter der Prüfer.

Die Vendor Due Diligence wirkt hier zweifach. Die beiden behebbaren Mängel tauchen in keiner Käuferprüfung mehr als Befund auf, und alle Angebote beruhen auf demselben Referenzwert für das Working Capital. Unterschiede zwischen den Angeboten zeigen damit, wie die Bieter das Geschäft einschätzen, und nicht, wie sie rechnen.

Abgrenzung: Vendor Due Diligence, Käuferprüfung und Red Flag Report

• Due Diligence des Käufers: vom Käufer beauftragt und auf seine Fragen zugeschnitten. Nach einer Vendor Due Diligence schrumpft sie häufig zu einer bestätigenden Prüfung.
• Red Flag Report: Bericht nur über erhebliche Befunde. Ein Verkäufer kann ihn als interne Vorprüfung nutzen, während die Vendor Due Diligence für die Weitergabe an Bieter bestimmt ist.
• Financial Health Check: interne Bestandsaufnahme von Finanzlage und Finanzfunktion für die eigene Geschäftsführung. Er klärt oft vorab, ob sich eine Vendor Due Diligence lohnt, und wird nicht an Bieter weitergegeben.
• Lieferantenprüfung: Im Einkauf und in der Compliance heißt auch die Prüfung von Lieferanten und Dienstleistern Vendor Due Diligence, meist anhand eines Fragebogens (Vendor Questionnaire). Mit dem Unternehmensverkauf hat diese Bedeutung nichts zu tun.

Typische Fehler

• Bericht ohne Befunde. Ein Bericht, der keine Schwächen enthält, wirkt bestellt. Käufer prüfen dann umso gründlicher selbst, und der Zeitvorteil entfällt.
• Zu enger Umfang. Wer nur die Finanzen prüfen lässt, überlässt dem Käufer die rechtlichen Themen, obwohl dort oft die aufwendigsten Befunde liegen, etwa Rechte an Software oder Kündigungsrechte bei Kontrollwechsel.
• Veralteter Stichtag. Liegt der Zahlenstand bei Unterzeichnung viele Monate zurück, verlangen Käufer eine Aktualisierung auf jüngere Monatszahlen oder rechnen mit eigenen Annahmen.
• Keine Abstimmung mit Planung und Präsentation. Weichen die Zahlen im Bericht von Finanzmodell und Managementpräsentation ab, stellt das die gesamte Darstellung des Verkäufers in Frage.
• Reliance nicht vorab geregelt. Ohne vereinbarte Verlässlichkeitserklärung prüft der Käufer doch vollständig selbst, und die Kosten der Vendor Due Diligence bringen wenig.
• Befunde ohne Folgemaßnahmen. Ein erkannter Mangel, der bis zur Käuferprüfung weder behoben noch erklärt ist, verliert seinen Wert als frühe Information.

Häufige Fragen

Ersetzt eine Vendor Due Diligence die Prüfung durch den Käufer?

Nein. Professionelle Käufer prüfen die für sie wichtigsten Punkte selbst nach, schon weil der Bericht im Auftrag des Verkäufers entstanden ist. Der Umfang der eigenen Prüfung sinkt aber, häufig auf eine bestätigende Prüfung über wenige Wochen.

Wer bezahlt die Vendor Due Diligence?

Der Verkäufer. Gelegentlich wird im Kaufvertrag vereinbart, dass der Käufer die Kosten ganz oder teilweise übernimmt. Das ist Verhandlungssache und eher die Ausnahme.

Erhalten alle Interessenten den vollständigen Bericht?

In der Regel nicht. Üblich ist ein gestufter Zugang: Alle zugelassenen Interessenten erhalten nach Vertraulichkeitsvereinbarung und Non-Reliance Letter eine Zusammenfassung, den vollständigen Bericht nur die Bieter der engeren Auswahl.

Wann wird die Vendor Due Diligence beauftragt?

Häufig zwei bis vier Monate vor dem geplanten Prozessstart. So bleibt Zeit, Befunde zu beheben, und der Zahlenstand ist beim Eingang der Angebote noch aktuell.

Kann der Käufer den Prüfer bei Fehlern im Bericht in Anspruch nehmen?

Nur wenn ihm ein Reliance Letter erteilt wurde, und dann im dort vereinbarten Umfang bis zur vereinbarten Haftungsgrenze. Ansprüche gegen den Verkäufer richten sich nach den Garantien des Kaufvertrags.

Roemer Capital Perspektive

Ob sich eine Vendor Due Diligence lohnt, entscheiden wir mit dem Mandanten zu Beginn der Vorbereitung eines Verkaufs, der typischerweise sechs bis zwölf Monate dauert. Den Ausschlag geben die erwartete Zahl der Bieter, bekannte Schwachstellen und die Frage, wie viel Prüfungsaufwand die Geschäftsführung neben dem laufenden Geschäft tragen kann. Wird eine Prüfung beauftragt, stimmen wir den Umfang mit den vom Mandanten gewählten Prüfern ab und legen den Stichtag so, dass die Zahlen beim Eingang der Angebote aktuell sind.

Die Berichte erstellen Wirtschaftsprüfer und Kanzleien, nicht wir. Wir sorgen dafür, dass bereinigtes Ergebnis, Working Capital und Nettofinanzverschuldung im Bericht, im Finanzmodell und in der Managementpräsentation übereinstimmen. Außerdem bereiten wir den Verkäufer auf die Rückfragen vor, die der Bericht bei den Bietern auslösen wird.