Lohnbuchhaltung

Was ist Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchhaltung, auch Lohn- und Gehaltsabrechnung, umfasst die monatliche Berechnung der Vergütung aller Mitarbeitenden, die Abführung von Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen, die gesetzlichen Meldungen und die Buchung in die Finanzbuchhaltung. Sie ist Teil des Buchhaltungssystems und wird häufig an die Steuerberatung oder einen spezialisierten Dienstleister ausgelagert.

Für die meisten Wachstumsunternehmen sind Personalkosten der größte Kostenblock. Fehler in der Lohnbuchhaltung führen zu Nachzahlungen, Säumniszuschlägen und Haftungsrisiken für die Geschäftsführung.

Bestandteile der Abrechnung

Bruttovergütung

Ausgangspunkt ist das Bruttogehalt einschließlich variabler Bestandteile wie Provisionen, Boni und Zulagen sowie geldwerter Vorteile, etwa Dienstwagen oder Sachbezüge.

Abzüge beim Arbeitnehmer

Vom Brutto werden die Lohnsteuer, gegebenenfalls Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer sowie die Arbeitnehmeranteile zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung abgezogen. Die Höhe der Lohnsteuer hängt unter anderem von Steuerklasse und Freibeträgen ab.

Kosten beim Arbeitgeber

Der Arbeitgeber trägt zusätzlich zum Brutto seine Anteile zur Sozialversicherung, die Umlagen für Krankheit, Mutterschaft und Insolvenzgeld sowie den Beitrag zur Berufsgenossenschaft. Diese Lohnnebenkosten liegen je nach Gehalt bei rund 20 bis 23 % des Bruttogehalts.

Meldungen und Fristen

Die Lohnsteuer wird mit der Lohnsteuer-Anmeldung in der Regel bis zum 10. des Folgemonats an das Finanzamt gemeldet und abgeführt. Die Sozialversicherungsbeiträge sind am drittletzten Bankarbeitstag des laufenden Monats fällig, der Beitragsnachweis muss vorher bei der Krankenkasse vorliegen. Hinzu kommen Meldungen bei Ein- und Austritt sowie die jährliche Meldung an die Berufsgenossenschaft.

Besonderheiten in Startups

• Gesellschafter-Geschäftsführer: Ob sie sozialversicherungspflichtig sind, hängt von Beteiligung und Stimmrechten ab. Klarheit schafft ein Statusfeststellungsverfahren.
• Mitarbeiterbeteiligung: Auszahlungen aus virtuellen Beteiligungsprogrammen sind Arbeitslohn und laufen über die Lohnabrechnung. Programme wie ein ESOP sollten früh mit der Steuerberatung abgestimmt werden.
• Minijobs und Werkstudierende: Für Minijobs gilt 2026 eine Verdienstgrenze von 603 Euro im Monat, Werkstudierende sind unter Voraussetzungen in Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung versicherungsfrei.
• Freelancer: Werden freie Mitarbeitende wie Angestellte eingesetzt, droht eine Scheinselbständigkeit mit Nachzahlungen von Sozialversicherungsbeiträgen.

Bedeutung in der Finanzierung

Im Personalplan eines Finanzmodells werden Bruttogehälter mit einem Faktor für Lohnnebenkosten hochgerechnet. Fehlt dieser Aufschlag, ist die Burn Rate zu niedrig geplant. In der Due Diligence prüfen Investoren Arbeitsverträge, Lohnjournale, den Status von Freelancern und Geschäftsführern sowie mögliche Nachforderungen.

Rechenbeispiel

Eine Entwicklerin erhält 5.000 Euro brutto im Monat, also 60.000 Euro im Jahr.

• Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung: rund 21 %, also etwa 1.060 Euro im Monat
• Umlagen und Berufsgenossenschaft: rund 1 bis 2 %, also etwa 50 bis 100 Euro im Monat
• Kosten für das Unternehmen: rund 6.100 bis 6.150 Euro im Monat
• Kosten im Jahr: rund 73.000 bis 74.000 Euro

Für die Planung reicht häufig ein Faktor von 1,2 bis 1,25 auf das Bruttogehalt. Bei hohen Gehältern oberhalb der Beitragsbemessungsgrenzen sinkt der Faktor.

Typische Fehler

• Lohnnebenkosten in der Planung vergessen. Das unterschätzt den Kapitalbedarf um rund ein Fünftel der Personalkosten.
• Status von Geschäftsführern und Freelancern nicht klären. Nachforderungen können mehrere Jahre zurückreichen.
• Änderungen zu spät melden. Gehaltserhöhungen, Boni oder Austritte, die nicht rechtzeitig an die Lohnabrechnung gehen, führen zu Korrekturen.

Häufige Fragen

Sollte ein Startup die Lohnabrechnung selbst machen?

In der Regel nicht. Die Abrechnung ist fehleranfällig und an viele Fristen gebunden. Steuerberatungen und spezialisierte Dienstleister rechnen meist pro Mitarbeitendem und Monat ab.

Wer haftet für nicht abgeführte Beiträge?

Die Gesellschaft und unter Umständen die Geschäftsführung persönlich. Das Vorenthalten von Arbeitnehmeranteilen zur Sozialversicherung ist zudem strafbar.

Roemer Capital Perspektive

Im Finanzmodell planen wir Personalkosten immer mit Lohnnebenkosten und den tatsächlichen Einstellungszeitpunkten. Vor einer Runde prüfen wir außerdem, ob Freelancer- und Geschäftsführerstatus sauber geklärt sind, weil das in der Due Diligence regelmäßig gefragt wird.