XBRL

Was ist XBRL?

XBRL (eXtensible Business Reporting Language) ist ein Standard, mit dem Finanzberichte maschinenlesbar übermittelt werden. Er beruht auf XML, einem verbreiteten Format für strukturierte Daten. Jede Angabe trägt eine eindeutige Kennung aus einem festgelegten Positionskatalog, sodass Software einen Wert ohne menschliche Auslegung als Umsatzerlöse, Rückstellungen oder Eigenkapital erkennt. Das Auszeichnen der Werte mit diesen Kennungen heißt Tagging. Vergleichbar ist das mit einem Formular, in dem jedes Feld eine feste Nummer trägt: Wer die Nummer kennt, findet den Wert, ohne den Text lesen zu müssen.

Entwickelt und gepflegt wird der Standard von der gemeinnützigen Organisation XBRL International. In Deutschland begegnet er Unternehmen an drei Stellen. Mit der E-Bilanz gehen Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung elektronisch an das Finanzamt. Daneben dient XBRL bei der Offenlegung des Jahresabschlusses im Unternehmensregister und in der Berichterstattung börsennotierter Unternehmen. Für die meisten GmbH läuft das im Hintergrund, weil Steuerberatung und Buchhaltungssoftware die Dateien erzeugen. Bedeutung gewinnt XBRL dort, wo Abschlussdaten ausgewertet werden, etwa von der Finanzverwaltung, von Banken oder von Käufern in einer Transaktion.

Aufbau einer XBRL-Datei: Taxonomie und Instanzdokument

Ein XBRL-Bericht besteht aus zwei Ebenen. Die Taxonomie ist der Katalog der zulässigen Positionen. Sie legt Bezeichnung und Bedeutung jeder Position fest, ihre Reihenfolge in der Darstellung und die Rechenbeziehungen zwischen den Positionen, etwa welche Unterposten eine Summe ergeben. Das Instanzdokument, die eigentliche XBRL-Datei, enthält die konkreten Werte eines Unternehmens. Jeder Wert ist mit einem Kontext versehen, der Unternehmen und Stichtag oder Zeitraum angibt, und mit einer Einheit wie Euro.

Weil die Rechenbeziehungen Teil der Taxonomie sind, kann Software einen Bericht vor der Übermittlung auf Vollständigkeit und rechnerische Richtigkeit prüfen. Für Menschen lesbar wird eine reine XBRL-Datei erst mit einem Anzeigeprogramm (XBRL-Viewer). Bei Inline XBRL werden die Kennungen dagegen unmittelbar in ein lesbares Dokument eingebettet, sodass dieselbe Datei für Menschen und Maschinen lesbar ist. Für große Datentabellen gibt es die Variante xBRL-CSV.

XBRL in der E-Bilanz nach § 5b EStG

Unternehmen, die ihren Gewinn durch Bilanzierung ermitteln, übermitteln den Inhalt von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung nach § 5b EStG elektronisch nach einem amtlich vorgeschriebenen Datensatz. Dieser Datensatz ist eine XBRL-Taxonomie der Finanzverwaltung, die regelmäßig aktualisiert wird. Neben der Kerntaxonomie für die meisten Unternehmen gibt es Branchen- und Ergänzungstaxonomien für bestimmte Wirtschaftszweige.

Übermittelt wird entweder die Handelsbilanz mit einer Überleitung auf die steuerlichen Werte oder eine eigene Steuerbilanz. Die Taxonomie ist feiner gegliedert als das handelsrechtliche Gliederungsschema. Bestimmte Positionen sind als Pflichtfelder (Mussfelder) zu befüllen; wo die Buchhaltung eine Aufgliederung nicht hergibt, stehen Auffangpositionen zur Verfügung. Zur Vermeidung unbilliger Härten kann das Finanzamt auf Antrag auf die elektronische Übermittlung verzichten. Die strukturierten Daten erlauben der Finanzverwaltung einen maschinellen Zeit- und Branchenvergleich.

XBRL bei Offenlegung und Kapitalmarkt

Für die Offenlegung im Unternehmensregister können die Rechnungslegungsunterlagen in strukturierter Form übermittelt werden; gängige Programme erzeugen dafür eine XBRL-Datei aus den Abschlussdaten. Die offengelegten Abschlüsse sind öffentlich abrufbar, in dem Umfang, den die Größenklasse vorschreibt. Datenanbieter werten sie aus und stellen Kennzahlen zu Unternehmen und Branchen bereit.

Emittenten, deren Wertpapiere an einem regulierten Markt in der EU zugelassen sind, veröffentlichen ihren Jahresfinanzbericht im einheitlichen europäischen elektronischen Berichtsformat (ESEF). Der Bericht ist eine Datei im Webseitenformat XHTML, die sich in jedem Browser öffnen lässt. Die Angaben des Konzernabschlusses nach internationalen Rechnungslegungsstandards (IFRS) sind darin mit Inline XBRL ausgezeichnet. Der Abschlussprüfer prüft auch, ob die Wiedergabe diesen Formatvorgaben entspricht.

XBRL-Daten in Due Diligence und Bewertung

Strukturierte Abschlussdaten erleichtern Vergleiche. Banken ordnen Kreditnehmer anhand von Branchenkennzahlen ein, Investoren und Käufer bilden Vergleichsgruppen für die Unternehmensbewertung. Offengelegte Abschlüsse eines Zielunternehmens werden häufig schon vor dem ersten Gespräch ausgewertet. Was dort steht, sollte deshalb zu den Zahlen in Teaser und Managementpräsentation passen.

In der steuerlichen Due Diligence gehören die übermittelten E-Bilanzen mit Überleitungsrechnungen zu den angeforderten Unterlagen. Käufer prüfen, ob Handels- und Steuerbilanz nachvollziehbar übergeleitet sind und ob wechselnde Zuordnungen Auffälligkeiten erzeugt haben, die in einer Betriebsprüfung zu Nachfragen führen können.

Praxisbeispiel: XBRL-Zuordnung in der E-Bilanz einer Software-GmbH

Eine Software-GmbH bucht Cloud-Infrastruktur, freie Entwickler und Softwarelizenzen auf einem gemeinsamen Konto für Fremdleistungen. Für die E-Bilanz muss die Steuerkanzlei jedes Konto der Summen- und Saldenliste einer Taxonomieposition zuordnen. Das Sammelkonto lässt sich nicht sauber aufteilen und landet jedes Jahr nach etwas anderen Kriterien in unterschiedlichen Positionen. In der Zeitreihe entstehen dadurch Sprünge bei Materialaufwand und sonstigen betrieblichen Aufwendungen, die sachlich nicht begründet sind.

Vor einer geplanten Finanzierungsrunde richtet die Gesellschaft getrennte Konten für die drei Kostenarten ein und legt die Zuordnung zur Taxonomie einmal schriftlich fest. E-Bilanz, offengelegter Abschluss und internes Reporting beruhen seitdem auf derselben Zuordnung. In der Due Diligence lassen sich die Aufwandsposten über drei Jahre ohne Nachbearbeitung vergleichen.

Abgrenzung: XBRL, XML, E-Bilanz, ESEF und Kontenrahmen

• XML: allgemeine Auszeichnungssprache für strukturierte Daten. XBRL ist eine Anwendung von XML mit festgelegten Regeln für Finanzberichte.
• E-Bilanz: die steuerliche Übermittlungspflicht nach § 5b EStG. XBRL ist das technische Format, in dem sie erfüllt wird.
• ESEF: europäisches Berichtsformat für Jahresfinanzberichte börsennotierter Emittenten, das auf Inline XBRL aufsetzt.
• Kontenrahmen: die Gliederung der eigenen Buchhaltung. Er wird über eine Zuordnungstabelle auf die Taxonomie übergeleitet.

Typische Fehler

• Kontenrahmen nicht an die Taxonomie anpassen. Die Zuordnungsarbeit wiederholt sich dann jedes Jahr und bindet Zeit in Buchhaltung und Steuerberatung.
• Zuordnungen jährlich ändern. Wechselnde Zuordnungen erzeugen Sprünge in den Zeitreihen, die gegenüber Finanzverwaltung, Bank und Käufer erklärt werden müssen.
• Auffangpositionen überladen. Was in Sammelpositionen landet, ist weder intern noch extern aussagekräftig auswertbar.
• Die Offenlegung als Formsache sehen. Offengelegte Zahlen sind öffentlich und werden von Wettbewerbern, Banken und potenziellen Käufern gelesen.

Häufige Fragen

Muss sich die Geschäftsführung selbst mit XBRL befassen?

In der Regel nicht. Die Steuerberatung erzeugt und übermittelt die Dateien. Zu entscheiden ist aber, wie der Kontenrahmen aufgebaut ist, weil davon die Qualität der Zuordnung abhängt.

Was ist XBRL-Tagging?

Tagging ist das Auszeichnen jedes Werts mit der passenden Kennung aus der Taxonomie. Bei der E-Bilanz geschieht es über die Zuordnung der Buchhaltungskonten zu Taxonomiepositionen. Bei Jahresfinanzberichten im ESEF-Format markiert der Ersteller die Zahlen im lesbaren Dokument mit Inline-XBRL-Kennungen. Ein falsches Tag führt dazu, dass Software einen Wert falsch auswertet, auch wenn das lesbare Dokument stimmt.

Welche Unternehmen müssen eine E-Bilanz übermitteln?

Alle Unternehmen, die ihren Gewinn durch Bilanzierung ermitteln, also auch jede GmbH. Wer den Gewinn durch Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, übermittelt stattdessen die Anlage EÜR.

Können Wettbewerber die Zahlen einer GmbH einsehen?

Soweit sie offengelegt sind, ja. Kleine Gesellschaften legen nur Bilanz und Anhang offen, Kleinstkapitalgesellschaften können ihre Bilanz hinterlegen; dann ist sie nur auf Antrag einsehbar. Ab der mittelgroßen Gesellschaft sind auch die Gewinn- und Verlustrechnung und der Lagebericht öffentlich.

Ist die E-Bilanz öffentlich?

Nein. Sie geht ausschließlich an die Finanzverwaltung und unterliegt dem Steuergeheimnis. Öffentlich sind nur die offengelegten handelsrechtlichen Unterlagen.

Roemer Capital Perspektive

Bevor ein Verkaufsprozess beginnt, prüfen wir, was ein Käufer schon aus dem Unternehmensregister über das Unternehmen erfahren kann. Dazu gehören Größenklasse, Umfang der offengelegten Unterlagen und die Entwicklung der veröffentlichten Kennzahlen. Weichen diese Zahlen von denen ab, die im Teaser oder in der Managementpräsentation stehen, erklären wir die Überleitung, bevor die Frage gestellt wird.

Offengelegte Abschlüsse vergleichbarer Unternehmen ziehen wir als eine von mehreren Quellen heran, um Kennzahlen eines Mandanten einzuordnen. Die technische Erstellung der Dateien bleibt Aufgabe der Steuerberatung.