Summen- und Saldenliste

Was ist eine Summen- und Saldenliste?

Summen- und Saldenliste (kurz SuSa, englisch Trial Balance) ist eine Aufstellung aller in einem Zeitraum bebuchten Konten der Finanzbuchhaltung mit Anfangsbestand, Soll- und Habensummen und Saldo. Soll und Haben sind die beiden Seiten jedes Kontos, auf denen die doppelte Buchführung jeden Vorgang einmal links und einmal rechts erfasst. Der Saldo ist die Differenz beider Seiten, also der Endstand des Kontos. Die Liste zeigt so den vollständigen Buchungsstand zu einem Stichtag, Konto für Konto und ohne Verdichtung. Sie gleicht einem Kontoauszug, der für jedes Konto der Buchhaltung nur eine Zeile enthält: Anfangsstand, Summe der Buchungen auf jeder Seite, Endstand.

Erzeugt wird sie aus der Buchhaltung, in der Regel monatlich und zum Geschäftsjahresende. Aus ihren Salden entstehen die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) sowie Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung des Jahresabschlusses. Wenn Investor oder Käufer die Finanzzahlen prüfen (finanzielle Due Diligence, Financial Due Diligence), gehört sie zu den ersten angeforderten Unterlagen. Über sie lässt sich jede verdichtete Zahl bis auf das einzelne Konto zurückverfolgen.

Aufbau: was die Summen- und Saldenliste enthält

Jedes Konto erscheint in einer Zeile mit Kontonummer, Bezeichnung und Anfangsbestand (Saldovortrag). Es folgen die Soll- und Habensummen des Berichtsmonats, die seit Jahresbeginn aufgelaufenen Soll- und Habensummen und der Saldo, gekennzeichnet als Soll- oder Habensaldo. Viele Programme ergänzen Vorjahreswerte. Die Reihenfolge folgt dem Kontenrahmen, bei DATEV also dem SKR 03 oder dem SKR 04. Kunden- und Lieferantenkonten erscheinen entweder in eigenen Listen oder verdichtet über die Sammelkonten für Forderungen und Verbindlichkeiten. Eine Vorlage zum Ausfüllen braucht es nicht: Die Buchhaltungssoftware erzeugt die Liste und exportiert sie als Excel- oder CSV-Datei.

Formel: Saldo = (Anfangsbestand im Soll + Summe der Sollbuchungen) − (Anfangsbestand im Haben + Summe der Habenbuchungen); ein positiver Wert ist ein Sollsaldo, ein negativer ein Habensaldo

Bestandskonten beginnen das Geschäftsjahr mit dem Saldovortrag aus der Eröffnungsbilanz, Erfolgskonten mit null. Die Salden der Erfolgskonten zeigen deshalb das seit Jahresbeginn aufgelaufene Ergebnis, die Salden der Bestandskonten den Stand zum Stichtag.

Die Kontrollfunktion und ihre Grenze

Weil jede Buchung eine Soll- und eine Habenseite hat, stimmen die Summen aller Soll- und aller Habenbuchungen überein. Auch die Summe aller Sollsalden entspricht der Summe aller Habensalden. Ausgeglichen heißt aber nicht richtig. Eine Buchung auf dem falschen Konto, eine fehlende Rechnung oder eine doppelt erfasste Zahlung lassen die Liste im Gleichgewicht. Ob die Salden stimmen, zeigt erst die Abstimmung mit Kontoauszügen, Offene-Posten-Listen und Steueranmeldungen.

Summen- und Saldenliste richtig lesen: worauf Prüfer achten

• Verrechnungs- und Klärungskonten: Konten wie Geldtransit oder Lohnverrechnung sollten zum Monatsende nahe null stehen. Hohe Salden zeigen Bewegungen, die noch keinem Vorgang zugeordnet sind.
• Gesellschafterverrechnungskonto: Ein Sollsaldo ist eine Forderung der Gesellschaft gegen einen Gesellschafter. Sie berührt die Kapitalerhaltung, denn Leistungen an Gesellschafter aus dem zur Erhaltung des Stammkapitals erforderlichen Vermögen sind nur bei vollwertigem Rückzahlungsanspruch zulässig (§ 30 Abs. 1 GmbHG). Sind Verzinsung oder Rückzahlung nicht fremdüblich geregelt, stellt sich auch die Frage einer verdeckten Gewinnausschüttung, also eines steuerlich wie eine Ausschüttung behandelten Vorteils.
• Sonstige betriebliche Aufwendungen: Liegt ein großer Teil der Kosten auf Sammelkonten, ist der Kontenplan für eine Analyse zu grob.
• Erlöskonten: Sollbuchungen auf Erlöskonten deuten auf Gutschriften oder Stornierungen hin, deren Ursache zu klären ist.
• Restsalden ohne Bewegung: Konten, die seit Monaten unverändert einen Saldo tragen, enthalten häufig Altposten, deren Bestand niemand mehr nachweisen kann.

Warum die Summen- und Saldenliste in der Due Diligence angefordert wird

Finanzielle Prüfer verlassen sich nicht auf verdichtete Auswertungen, sondern bauen Gewinn- und Verlustrechnungen, Bilanzen und Zahlungsflüsse aus den Kontensalden selbst auf. Die Summen- und Saldenliste ist dafür die Rohdatenbasis. Aus ihr ermitteln sie Einmaleffekte für das bereinigte EBITDA (Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen ohne Einmaleffekte). Hinzu kommen schuldenähnliche Posten für die Nettofinanzverschuldung, also Finanzschulden abzüglich liquider Mittel. Aus den Monatssalden leiten sie das durchschnittliche Working Capital ab, auf dem eine Working-Capital-Anpassung im Kaufvertrag aufsetzt.

Angefordert werden Monatslisten als auswertbare Datei, ergänzt um Kontenblätter für einzelne Konten. Die Prüfer stimmen die Liste zum Geschäftsjahresende mit dem Jahresabschluss ab, die Monatslisten mit Managementberichten und Planung. Qualität zeigt sich daran, dass die Listen kurz nach Monatsende vorliegen und die Jahresliste nach Abschlussbuchungen genau dem Jahresabschluss entspricht. Verrechnungskonten sind ausgeglichen, und jedes Konto wird über die Jahre gleich verwendet.

Rechenbeispiel: Auszug aus einer Summen- und Saldenliste

Auszug aus der Summen- und Saldenliste eines Softwareunternehmens zum 30. Juni, aufgelaufen für Januar bis Juni, Beträge in Euro:

• Umsatzerlöse: Anfangsbestand 0, Soll 0, Haben 1.800.000, Saldo 1.800.000 Haben
• Forderungen aus Lieferungen und Leistungen: Anfangsbestand 250.000 Soll, Soll 2.142.000 (Rechnungen einschließlich 19 % Umsatzsteuer), Haben 2.000.000 (Zahlungseingänge), Saldo 250.000 plus 2.142.000 minus 2.000.000 = 392.000 Soll
• Rechts- und Beratungskosten: Anfangsbestand 0, Soll 186.000, Haben 0, Saldo 186.000 Soll
• Gesellschafterverrechnungskonto: Anfangsbestand 20.000 Soll, Soll 45.000, Haben 5.000, Saldo 60.000 Soll
• Geldtransit: Anfangsbestand 0, Soll 310.000, Haben 272.000, Saldo 38.000 Soll

Daraus ergeben sich vier Prüfungsfragen:

• Forderungslaufzeit: 392.000 ÷ 2.142.000 × 181 Tage = rund 33 Tage; ob das zu den vereinbarten Zahlungszielen passt, zeigt die Auswertung der Debitorenbuchhaltung
• Beratungskosten: Laut Kontenblatt entfallen 110.000 Euro auf einen abgeschlossenen Rechtsstreit; ist das belegt und nicht wiederkehrend, kommt eine Ergebnisbereinigung in Betracht
• Gesellschafterverrechnungskonto: 60.000 Euro Forderung gegen einen Gesellschafter; zu klären sind Rechtsgrund, Verzinsung und Rückzahlung vor dem Vollzug
• Geldtransit: 38.000 Euro sind keinem Vorgang zugeordnet, etwa Überträge zwischen eigenen Bankkonten, deren Gegenbuchung fehlt

Keiner dieser Befunde lässt sich der betriebswirtschaftlichen Auswertung entnehmen, die Aufwendungen und Erträge nur in Gruppen zeigt. Deshalb verlangen Investoren und Käufer die Summen- und Saldenliste zusätzlich.

Abgrenzung: SuSa, Kontenblatt und Hauptabschlussübersicht

• Kontenblatt: zeigt jede einzelne Buchung eines Kontos mit Datum, Beleg und Gegenkonto. Die Summen- und Saldenliste zeigt je Konto nur Summen und Saldo.
• Hauptabschlussübersicht: überführt die Salden über Umbuchungen und Abschlussbuchungen in Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung.

Typische Fehler

• Nur die BWA liefern. Sie beantwortet keine Rückfrage zu einzelnen Konten und verlängert die Prüfung um Nachforderungen.
• Nur als PDF bereitstellen. Prüfer müssen die Zahlen dann übertragen; eine auswertbare Datei spart Zeit und vermeidet Übertragungsfehler.
• Vorläufige und endgültige Fassung vermischen. Listen vor und nach den Abschlussbuchungen unterscheiden sich; ohne Kennzeichnung passen sie nicht zum Jahresabschluss.
• Verrechnungskonten stehen lassen. Ungeklärte Salden werden in der Prüfung einzeln hinterfragt und können auf fehlende Buchungen hindeuten.
• Gesellschafterkonto ohne Vereinbarung. Fehlen Darlehensvertrag, Verzinsung und Rückzahlungsregel, stellen sich Fragen der Kapitalerhaltung und der verdeckten Gewinnausschüttung.

Häufige Fragen

Ist eine ausgeglichene Summen- und Saldenliste ein Beleg für richtige Zahlen?

Nein. Die Gleichheit von Soll und Haben folgt aus der doppelten Buchführung und sagt nichts darüber, ob auf die richtigen Konten gebucht wurde. Belastbar werden die Salden erst durch die Abstimmung mit externen Nachweisen.

Was ist eine BWA mit Summen- und Saldenliste?

Ein verbreitetes Monatspaket der Steuerberatung: die betriebswirtschaftliche Auswertung zusammen mit der Summen- und Saldenliste desselben Buchungsstands. Die BWA verdichtet die Erfolgskonten zu wenigen Zeilen mit Umsatz, Kosten und vorläufigem Ergebnis. Die Summen- und Saldenliste zeigt jedes einzelne Konto, auch die Bestandskonten der Bilanz. Aus der Liste lässt sich die BWA herleiten, umgekehrt nicht.

Für welchen Zeitraum wird die Liste in der Due Diligence angefordert?

Üblich sind Monatslisten für die letzten zwei bis drei Geschäftsjahre und das laufende Jahr. Bei saisonalem Geschäft und für die Analyse des Working Capital kommt es gerade auf die Monatswerte an.

Wie oft sollte die Summen- und Saldenliste erstellt werden?

Monatlich, zusammen mit dem Monatsabschluss. Sie entsteht ohne zusätzlichen Aufwand aus derselben Buchhaltung und sollte nach jedem Abschluss als Datei abgelegt werden.

Darf die Steuerberatung die Liste direkt an Investoren oder Berater herausgeben?

Nur mit Zustimmung des Unternehmens. Die Steuerberatung ist zur Verschwiegenheit verpflichtet; für eine direkte Anforderung durch Dritte braucht sie eine Steuerberatervollmacht, die sie insoweit von dieser Pflicht entbindet.

Roemer Capital Perspektive

Die Summen- und Saldenliste ist für uns der Ausgangspunkt der Zahlenarbeit im Mandat. Wir lassen sie uns mit einer Vollmacht direkt von der Steuerberatung geben, zusammen mit BWA und Jahresabschlüssen, und leiten daraus die Ist-Zahlen für Finanzmodell und Equity Story ab. So stammt jede Zahl, die ein Investor später sieht, aus derselben Quelle, die auch seine Prüfer verwenden.

Bevor ein Datenraum öffnet, gehen wir die Listen der letzten Monate Konto für Konto durch: Verrechnungskonten, Gesellschafterkonten, Einmalaufwand und Restsalden ohne Bewegung. Was wir dort finden, lässt sich mit dem Unternehmen in Ruhe klären. Fänden es erst die Prüfer des Käufers, würde es zum Verhandlungsthema.