Steuerberatervollmacht

Was ist eine Steuerberatervollmacht?

Steuerberatervollmacht bezeichnet im Finanzierungs- und Transaktionszusammenhang die Erklärung, mit der ein Unternehmen einen benannten Dritten berechtigt, bei seiner Steuerberatung Auskünfte und Unterlagen einzuholen. Zugleich entbindet es die Kanzlei insoweit von ihrer Verschwiegenheitspflicht; man spricht deshalb auch von Auskunftsvollmacht oder Entbindungserklärung. Empfänger sind etwa Investoren, Kaufinteressenten, Banken oder Berater, die für eine Finanzierung oder einen Verkauf verlässliche Finanzzahlen benötigen.

Dasselbe Wort bezeichnet im Sprachgebrauch auch eine zweite Erklärung: die Vertretungsvollmacht, mit der ein Unternehmen seine Steuerberatung berechtigt, es gegenüber dem Finanzamt zu vertreten. Beide Erklärungen haben verschiedene Empfänger und Zwecke und ersetzen einander nicht. Die Auskunftsvollmacht wird vor allem in der Vorbereitung von Finanzierungsrunden, im Unternehmensverkauf und bei Kreditprüfungen eingesetzt, wenn betriebswirtschaftliche Unterlagen unmittelbar aus der Kanzlei kommen sollen.

Verschwiegenheitspflicht als Ausgangspunkt

Steuerberater sind nach § 57 Abs. 1 StBerG zur Verschwiegenheit verpflichtet; die unbefugte Offenbarung fremder Geheimnisse ist nach § 203 StGB strafbar. Ohne Entbindung darf die Kanzlei deshalb keinem Dritten Auskunft geben, auch nicht einem Berater, der erkennbar im Interesse des Mandanten handelt. Die Entbindung erteilt der Mandant, bei einer GmbH die Geschäftsführung im Namen der Gesellschaft. Maßgeblich ist die im Handelsregister eingetragene Vertretungsregelung: Bei Einzelvertretung genügt die Unterschrift eines Geschäftsführers, bei Gesamtvertretung unterschreiben die Vertretungsberechtigten gemeinsam.

Die Vollmacht ist eine einseitige Erklärung des Unternehmens. Eine Unterschrift der Kanzlei oder des Empfängers ist nicht erforderlich, die Erklärung wird der Kanzlei vorgelegt. Die Entbindung reicht nur so weit wie ihr Wortlaut; er bestimmt Umfang und Grenzen der Auskunft.

Umfang und Grenzen

Eine sorgfältig formulierte Vollmacht legt vier Punkte fest:

• Empfänger: die berechtigte Person oder Gesellschaft, möglichst namentlich, gegebenenfalls einschließlich ihrer Mitarbeitenden.
• Unterlagen und Auskünfte: etwa betriebswirtschaftliche Auswertungen (monatliche Kurzberichte aus der Buchhaltung), Summen- und Saldenlisten (Übersichten aller Buchhaltungskonten), Jahresabschlüsse, Steuerbescheide oder Berichte über Betriebsprüfungen, und ob mündliche Erläuterungen umfasst sind.
• Zweck und Dauer: etwa die Vorbereitung einer bestimmten Finanzierungsrunde, befristet bis zu deren Abschluss oder bis zu einem Datum.
• Ausschlüsse: keine Vertretung gegenüber Finanzbehörden, kein Empfang von Zahlungen, keine Weisungsbefugnis gegenüber der Kanzlei.

Die Vollmacht erlaubt die Weitergabe vorhandener Unterlagen, sie verpflichtet die Kanzlei aber nicht, neue Auswertungen zu erstellen. Solche Leistungen beauftragt das Unternehmen gesondert und vergütet sie nach dem Mandatsvertrag. Personenbezogene Daten, etwa Lohnkonten einzelner Mitarbeitender, werden zweckmäßigerweise ausgenommen oder nur zusammengefasst weitergegeben.

Widerruf und Erlöschen

Vollmacht und Entbindung sind jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerruflich. Der Widerruf wird der Kanzlei zweckmäßigerweise in Textform mitgeteilt und dem Empfänger zur Kenntnis gegeben. Ist die Vollmacht befristet oder an einen Zweck gebunden, endet sie ohne gesonderten Widerruf, etwa mit dem Abschluss der Transaktion.

Vollmacht zur Vertretung in Steuersachen

Die Vertretungsvollmacht nach § 80 AO berechtigt die Steuerberatung, gegenüber den Finanzbehörden für das Unternehmen zu handeln, etwa Steuererklärungen zu übermitteln, Anträge zu stellen und Einspruch einzulegen. Bei Steuerberatern vermutet das Gesetz eine ordnungsgemäße Bevollmächtigung (§ 80 Abs. 2 AO). Verbreitet ist das mit der Finanzverwaltung abgestimmte Vollmachtsmuster der Bundessteuerberaterkammer, in dem die einzelnen Befugnisse gesondert ausgewählt werden.

Die Kanzlei bewahrt das unterschriebene Original auf und übermittelt die Vollmachtsdaten elektronisch über die Vollmachtsdatenbank der Bundessteuerberaterkammer an die Finanzverwaltung. Auf dieser Grundlage kann sie unter anderem Bescheiddaten elektronisch abrufen. Diese Vollmacht regelt nur das Verhältnis zum Finanzamt; zur Weitergabe von Unterlagen an Investoren oder Käufer berechtigt sie nicht.

Bekanntgabe von Steuerbescheiden

Ob Steuerbescheide an das Unternehmen oder an die Kanzlei gehen, regelt ein eigener Punkt der Vollmacht, die Empfangs- oder Bekanntgabevollmacht. Das Finanzamt kann Bescheide einem Bevollmächtigten bekannt geben (§ 122 Abs. 1 AO); liegt eine ausdrückliche Empfangsvollmacht vor, sendet es sie in der Regel an die Kanzlei. Das ist wichtig, weil mit der Bekanntgabe die Einspruchsfrist von einem Monat beginnt (§ 355 Abs. 1 AO). Gehen Bescheide an das Unternehmen und werden nicht rechtzeitig weitergeleitet, kann die Frist ungenutzt ablaufen.

Bedeutung in Finanzierungsrunde und Due Diligence

Investoren und Käufer prüfen, ob die Zahlen in Businessplan und Datenraum mit der Buchhaltung übereinstimmen. Unterlagen, die unmittelbar aus der Kanzlei stammen, sind dafür die verlässlichste Quelle, weil sie dem Stand der Steuererklärungen und Jahresabschlüsse entsprechen. Eine früh erteilte Vollmacht beschleunigt deshalb den Aufbau des Datenraums und die Beantwortung von Rückfragen in der Due Diligence. Bei einer Vendor Due Diligence erhalten die vom Verkäufer beauftragten Prüfer auf diesem Weg Zugang zu den Unterlagen.

Besteht eine Gruppe aus mehreren Gesellschaften, etwa in einer Holdingstruktur, muss die Entbindung für jede Gesellschaft erklärt werden. Eine Vollmacht der Muttergesellschaft erfasst die Unterlagen der Tochtergesellschaften nicht.

Praxisbeispiel

Eine GmbH aus dem Bereich IT-Dienstleistungen mit zwei einzelvertretungsberechtigten Geschäftsführern bereitet eine Finanzierungsrunde vor. Der Transaktionsberater benötigt die monatlichen betriebswirtschaftlichen Auswertungen der letzten 24 Monate, die Summen- und Saldenlisten der letzten beiden Geschäftsjahre und die Jahresabschlüsse der letzten drei Jahre. Ein Geschäftsführer unterzeichnet eine Vollmacht, die den Berater als Empfänger benennt, diese Unterlagen aufzählt, die Vertretung gegenüber dem Finanzamt ausschließt und bis zum Abschluss der Runde befristet ist.

Die Kanzlei stellt die Unterlagen innerhalb einer Woche bereit. Der Jahresabschluss für das zuletzt abgelaufene Geschäftsjahr ist noch nicht erstellt; weil die Vollmacht dazu nicht verpflichtet, beauftragt die Geschäftsführung die Kanzlei gesondert mit einem vorgezogenen Termin. Als ein Investor über den Berater Lohndaten anfragt, gibt die Kanzlei nur eine anonymisierte Übersicht nach Bereichen heraus, weil personenbezogene Lohnkonten von der Vollmacht ausgenommen sind.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

• Mandatsvertrag: regelt Leistungen und Vergütung der Steuerberatung. Die Vollmacht ändert ihn nicht und begründet keine zusätzlichen Leistungspflichten.
• Auftragsverarbeitungsvertrag: wird mit weisungsgebundenen Dienstleistern geschlossen. Die Steuerberatung arbeitet dagegen als eigenständige Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts; die Weitergabe an Dritte regelt die Vollmacht.
• Vertretungsvollmacht nach § 80 AO: berechtigt die Kanzlei zum Handeln gegenüber dem Finanzamt. Zur Auskunft an Investoren oder Käufer berechtigt sie nicht.
• Vertraulichkeitsvereinbarung: verpflichtet den Empfänger, die erhaltenen Unterlagen vertraulich zu behandeln. Sie ergänzt die Vollmacht, entbindet die Kanzlei aber nicht von ihrer Schweigepflicht.

Typische Fehler

• Zu weiter Umfang. Eine pauschale Vollmacht ohne Ausschlüsse kann als Vertretungsvollmacht oder Zahlungsermächtigung verstanden werden.
• Empfänger nicht benannt. Die Kanzlei kann nicht prüfen, wem sie Auskunft geben darf, und bleibt zu Recht zurückhaltend.
• Unterschrift passt nicht zur Vertretungsregelung. Unterschreibt eine Person ohne Vertretungsbefugnis, ist die Entbindung nicht wirksam erteilt.
• Tochtergesellschaften vergessen. Jede Gesellschaft der Gruppe braucht eine eigene Erklärung.
• Späte Erteilung. Wird die Vollmacht erst erteilt, wenn Investoren Unterlagen anfordern, verzögert sich der Prozess an einer für alle sichtbaren Stelle.

Häufige Fragen

Wer muss die Steuerberatervollmacht unterschreiben?

Wer die Gesellschaft nach der im Handelsregister eingetragenen Vertretungsregelung vertreten darf. Wer allein vertretungsberechtigt ist, kann allein unterschreiben; bei Gesamtvertretung unterschreiben die Geschäftsführer gemeinsam oder in der eingetragenen Kombination.

Muss die Kanzlei jede Anfrage des Empfängers beantworten?

Nein. Die Vollmacht erlaubt Auskünfte im vereinbarten Umfang, begründet aber keine Pflicht zur Erstellung neuer Unterlagen. Welche Leistungen die Kanzlei erbringt, richtet sich nach ihrem Mandat.

Berechtigt die Vollmacht zur Vertretung gegenüber dem Finanzamt?

Nein, sofern sie das nicht ausdrücklich vorsieht. Für die Vertretung in Steuersachen erteilt das Unternehmen seiner Kanzlei eine gesonderte Vollmacht nach § 80 AO, die nur zwischen Unternehmen, Kanzlei und Finanzamt wirkt.

Was geschieht mit Unterlagen nach einem Widerruf?

Sie bleiben beim Empfänger, der sie nach der Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) schützen und nach deren Regeln zurückgeben oder löschen muss. Der Widerruf wirkt nur für künftige Auskünfte.

Roemer Capital Perspektive

In unseren Mandaten verwenden wir eine einseitige Vollmacht, mit der die Steuerberatung uns betriebswirtschaftliche Unterlagen bereitstellen darf: betriebswirtschaftliche Auswertungen, Summen- und Saldenlisten und Jahresabschlüsse. Eine Steuervertretung ist nicht umfasst. Die Vollmacht ist widerruflich und wird nach der eingetragenen Vertretungsregelung unterschrieben; bei Einzelvertretung genügt eine Unterschrift.

Wir holen die Vollmacht zu Beginn des Mandats ein, zusammen mit der Anforderungsliste für den Datenraum, damit die Zahlen für Finanzmodell und Businessplan von Anfang an aus der Buchhaltung stammen. Steuerliche Fragen bleiben bei der Steuerberatung des Unternehmens; Roemer Capital ist keine Steuerberatung und tritt gegenüber dem Finanzamt nicht auf.