FuE-Vorhaben

Was ist ein FuE-Vorhaben?

FuE-Vorhaben (Forschungs- und Entwicklungsvorhaben) bezeichnet ein abgegrenztes Projekt, in dem ein Unternehmen eine offene technische Frage planmäßig bearbeitet. Ziel ist neues Wissen oder ein neues oder wesentlich verbessertes Produkt, Verfahren oder Dienstleistungsangebot. Offen ist eine Frage, wenn zu Beginn niemand im Fachgebiet sicher sagen kann, ob und wie sich das Ziel erreichen lässt. Ein FuE-Vorhaben hat ein definiertes Ziel, einen Beginn und ein Ende sowie zugeordnete Personen und Kosten.

Der Begriff stammt aus dem Förderrecht. Bei der Forschungszulage bescheinigt die Bescheinigungsstelle jedes Vorhaben einzeln; in Zuschussprogrammen wird es mit Arbeits- und Finanzierungsplan beantragt und abgerechnet. Die Kategorien stammen aus dem EU-Beihilferecht. Außerhalb der Förderung zählt die Gliederung in Vorhaben im Jahresabschluss und in der technischen Prüfung vor einer Finanzierungsrunde oder einem Verkauf.

Die drei Kategorien

• Grundlagenforschung: experimentelle oder theoretische Arbeiten, die in erster Linie neues Grundlagenwissen schaffen, ohne dass eine direkte kommerzielle Anwendung erkennbar ist.
• Industrielle Forschung: planmäßiges Forschen, um neue Kenntnisse für neue oder wesentlich verbesserte Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen zu gewinnen, einschließlich Prototypen im Labor.
• Experimentelle Entwicklung: Nutzung und Kombination vorhandener Kenntnisse, um neue oder verbesserte Produkte, Verfahren oder Dienstleistungen zu entwickeln, etwa durch Prototypen, Pilotprojekte und Tests unter realitätsnahen Bedingungen.

Die meisten Vorhaben in Technologieunternehmen gehören zur experimentellen Entwicklung. Ausdrücklich ausgenommen sind routinemäßige oder regelmäßige Änderungen an bestehenden Produkten, Verfahren und Dienstleistungen, selbst wenn sie Verbesserungen darstellen. Bei Zuschüssen hat die Zuordnung auch finanzielle Folgen, weil das Beihilferecht je Kategorie unterschiedliche Förderquoten zulässt. Bei der Forschungszulage ist der Satz dagegen für alle drei Kategorien gleich; dort kommt es nur darauf an, dass überhaupt eine der Kategorien vorliegt.

Abgrenzung zur Routinearbeit

Ob Forschung oder Entwicklung vorliegt, entscheidet der Inhalt der Arbeit, nicht ihr Aufwand oder ihre Bedeutung für das Unternehmen. In der Praxis werden die Kriterien des Frascati-Handbuchs herangezogen, eines international verwendeten Leitfadens der Organisation für wirtschaftliche Zusammenarbeit und Entwicklung (OECD) zur Abgrenzung von Forschung und Entwicklung. Eine Tätigkeit ist danach neuartig, schöpferisch, in ihrem Ergebnis ungewiss, systematisch und in ihren Ergebnissen übertragbar oder reproduzierbar. Drei Merkmale tragen die Abgrenzung:

• Neuartigkeit: Das Ziel geht über den allgemein zugänglichen Stand der Technik hinaus. Was nur im eigenen Unternehmen neu ist, genügt nicht.
• Technische Unsicherheit: Zu Beginn ist offen, ob und auf welchem Weg das Ziel erreichbar ist. Die Ungewissheit muss technischer Natur sein; das Risiko, dass ein Produkt keine Kunden findet, reicht nicht.
• Planmäßigkeit: Das Vorgehen folgt einem Plan mit Hypothesen, Arbeitsschritten und Ressourcen und wird so dokumentiert, dass Ergebnisse nachvollziehbar sind.

Keine Forschung und Entwicklung sind in der Regel die Umsetzung bekannter Lösungen nach Spezifikation, Anpassungen an Kundenwünsche, Fehlerbehebung, Versionswechsel, Qualitätskontrolle und die Pflege bestehender Systeme. In der Softwareentwicklung verläuft die Grenze oft innerhalb eines Teams: Die Entwicklung eines Verfahrens, dessen Leistungsfähigkeit unter bestimmten Bedingungen offen ist, kann begünstigt sein, die anschließende Integration in die Anwendung meist nicht. Die Einordnung hängt vom einzelnen Vorhaben ab; pauschale Regeln für ganze Branchen gibt es nicht.

Zuschnitt und Beschreibung

Der Zuschnitt bestimmt, was sich später begründen und nachweisen lässt. Ein Vorhaben „Weiterentwicklung der Plattform“ vermischt begünstigte und nicht begünstigte Arbeiten. Mehrere enger gefasste Vorhaben mit je einer klaren technischen Frage sind leichter zu beschreiben, zu dokumentieren und zu prüfen. Eine tragfähige Vorhabenbeschreibung enthält:

• den Stand der Technik zu Beginn und die Quellen dieser Einschätzung
• das technische Ziel, möglichst mit messbaren Zielgrößen
• die offene technische Frage und den Grund, warum ihre Antwort nicht vorhersehbar ist
• Arbeitspakete, Meilensteine und Zeitraum
• die beteiligten Personen mit Zeitanteilen, Sachmittel und Aufträge an Dritte

Die Dokumentation wird während des Vorhabens fortgeschrieben, nicht erst zum Antrag. Rückblickend lässt sich Ungewissheit schwer belegen, weil das Ergebnis dann bekannt ist. Arbeitszeiten werden je Vorhaben in einem Stundennachweis erfasst, Aufträge an Dritte als Auftragsforschung gesondert ausgewiesen.

Jahresabschluss und Due Diligence

Handelsrechtlich dürfen selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens aktiviert werden (§ 248 Abs. 2 HGB), allerdings nur mit den Aufwendungen der Entwicklungsphase. Lassen sich Forschung und Entwicklung nicht verlässlich trennen, ist eine Aktivierung ausgeschlossen (§ 255 Abs. 2a HGB); steuerlich gilt ein Aktivierungsverbot (§ 5 Abs. 2 EStG). Die förderrechtliche Einordnung ist davon unabhängig.

In der Due Diligence nutzt die technische Prüfung Vorhabenbeschreibungen, um Entwicklungsstand und Abhängigkeit von einzelnen Personen einzuschätzen. Die finanzielle Prüfung fragt nach aktivierten Entwicklungskosten. Weil sie nicht als laufender Aufwand erscheinen, erhöhen sie das Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen; beim bereinigten EBITDA werden sie deshalb häufig wie Investitionen behandelt und gesondert betrachtet. Die steuerliche Prüfung klärt, ob beantragte Zulagen durch Bescheinigungen und Nachweise gedeckt sind.

Praxisbeispiel

Ein Softwareunternehmen mit 25 Entwicklerinnen und Entwicklern plant für das kommende Jahr rund 40.000 Entwicklungsstunden und prüft vier Arbeitsstränge:

• ein Verfahren, das Maschinenausfälle aus lückenhaften Sensordaten vorhersagt; offen ist, ob die angestrebte Trefferquote erreichbar ist, wenn ein Teil der Messwerte fehlt
• ein Abrechnungsmodul nach bekanntem Muster für einen Großkunden
• die Umstellung der Datenbank auf eine neue Version
• eine Verschlüsselung für die Echtzeitübertragung auf Endgeräten mit geringer Rechenleistung; offen ist, ob die geforderte Latenz technisch einzuhalten ist

Das Unternehmen fasst nur den ersten und den vierten Strang als FuE-Vorhaben, jeweils mit Ziel, Hypothesen, Arbeitspaketen und einer Laufzeit von zwölf beziehungsweise 18 Monaten. Auf beide entfallen zusammen etwa 9.000 Stunden, die je Vorhaben erfasst werden. Das sind 9.000 von 40.000 Stunden, also 22,5 % der geplanten Entwicklungszeit. Nur dieser Anteil kann nach einer Bescheinigung in die Bemessungsgrundlage der Forschungszulage eingehen; die übrigen 77,5 % gelten als Routinearbeit.

Nach neun Monaten erreicht der erste Modellansatz die Trefferquote nicht; das Team dokumentiert den Befund und wechselt auf einen zweiten Ansatz. Gerade dieser Verlauf belegt, dass die technische Frage zu Beginn offen war. Das Beispiel zeigt zweierlei: FuE ist in einem Softwareunternehmen meist ein kleinerer Teil der Entwicklungsarbeit, und ein enger Zuschnitt macht diesen Teil belegbar.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

• Forschungszulage: die steuerliche Förderung, für die ein bescheinigtes FuE-Vorhaben Voraussetzung ist. Das Vorhaben ist der Gegenstand, die Zulage die Förderung.
• Auftragsforschung: eine Form, ein Vorhaben durchzuführen, bei der Dritte die Arbeiten übernehmen. Die Anforderungen an das Vorhaben bleiben dieselben.
• MVP: ein Produkt mit minimalem Funktionsumfang, das Marktannahmen testet. Seine Entwicklung kann FuE-Anteile enthalten, der Markttest selbst ist keine Forschung.

Typische Fehler

• Sammelvorhaben statt klarer Frage. Ein Vorhaben, das die gesamte Produktentwicklung eines Jahres bündelt, enthält zwangsläufig Routinearbeit und lässt sich nicht als Ganzes begründen.
• Ziel als Produktnutzen formuliert. Gefragt ist die technische Frage, nicht der Vorteil für Kunden oder die erwartete Umsatzwirkung.
• Stand der Technik nicht belegt. Ohne nachvollziehbare Darstellung, was zu Beginn bekannt war, lässt sich Neuartigkeit nicht beurteilen.
• Dokumentation erst im Nachhinein. Eine rückblickend geschriebene Beschreibung kennt das Ergebnis und überzeugt deshalb wenig.
• Gescheiterte Ansätze weggelassen. Verworfene Wege sind der deutlichste Beleg für technische Unsicherheit und gehören in die Vorhabenakte.

Häufige Fragen

Muss ein FuE-Vorhaben erfolgreich sein, um gefördert zu werden?

Nein. Gefördert wird die planmäßige Bearbeitung einer offenen technischen Frage, nicht das Ergebnis. Ein dokumentiert gescheitertes Vorhaben bleibt förderfähig.

Zählt Softwareentwicklung als Forschung und Entwicklung?

Nur, wenn eine technische Ungewissheit besteht, die über den Stand der Technik hinausweist. Die Umsetzung bekannter Architekturen und Verfahren zählt nicht, auch wenn sie anspruchsvoll ist.

Wie groß sollte ein FuE-Vorhaben sein?

So groß, dass es eine klar benannte technische Frage vollständig umfasst, und so klein, dass es sich von anderen Arbeiten trennen lässt. Verbreitet sind Laufzeiten von einigen Monaten bis zu wenigen Jahren.

Wer entscheidet, ob ein Vorhaben begünstigt ist?

Bei der Forschungszulage die Bescheinigungsstelle, deren Feststellung das Finanzamt bindet. Bei Zuschüssen prüft die Bewilligungsstelle oder der beauftragte Projektträger die Einordnung im Antragsverfahren.

Roemer Capital Perspektive

Wie ein Unternehmen seine Entwicklungsarbeit in Vorhaben gliedert, sehen wir uns an, bevor eine Finanzierungsrunde beginnt. Eine Gliederung, die für die Forschungszulage entstanden ist, lässt sich oft weiterverwenden: für die technische Due Diligence und für die Erläuterung der Entwicklungskosten im Finanzmodell. Voraussetzung ist, dass Zeiten und Kosten sauber zugeordnet sind.

Maßstab ist für uns, ob eine Arbeit technisch Neues schafft; das Risiko, dass ein Produkt am Markt scheitert, begründet keine Förderung. Ob ein Arbeitsstrang diese Schwelle erreicht, klären spezialisierte Partner, mit denen wir die Antragsarbeit abstimmen. Die steuerliche Umsetzung liegt bei der Steuerberatung des Unternehmens.