Board Seat

Was ist ein Board Seat?

Board Seat (Sitz im Beirat oder Aufsichtsrat) bezeichnet die Mitgliedschaft mit Stimmrecht in einem Gremium, das die Geschäftsführung einer Gesellschaft berät und überwacht. Im Deutschen spricht man vom Beiratssitz oder Beiratsmandat. In deutschen Finanzierungsrunden ist damit meist das Recht eines Investors gemeint, ein Mitglied in den Beirat einer GmbH zu entsenden. Ein Beirat ist ein freiwillig eingerichteter Kreis von Fachleuten und Gesellschaftervertretern, der die Geschäftsführung begleitet, ohne selbst die Geschäfte zu führen.

Seinen Ursprung hat der Begriff im US-amerikanischen Gesellschaftsrecht. Dort ist das Gremium, in dem dieser Sitz besteht, das oberste Leitungsorgan, das die Unternehmensleitung bestellt und abberuft. Die GmbH kennt kein solches Organ: Die Geschäftsführung leitet die Gesellschaft, die Gesellschafterversammlung bestellt und überwacht sie. Ein Beirat mit eigenen Entscheidungsbefugnissen besteht nur, wenn die Satzung ihn einrichtet, und er hat nur die Befugnisse, die sie ihm zuweist. Welche Rechte ein Board Seat vermittelt, ergibt sich deshalb aus Satzung und Gesellschaftervereinbarung und aus dem Term Sheet, das beide vorbereitet.

Beirat und Aufsichtsrat in der GmbH

Freiwilliger Beirat

Viele Wachstumsunternehmen in der Rechtsform der GmbH richten nach einer Finanzierungsrunde einen freiwilligen Beirat ein. Seine Rolle ähnelt der eines Elternbeirats gegenüber der Schulleitung: Er berät, wird informiert und wirkt an bestimmten Entscheidungen mit, leitet die Schule aber nicht selbst. Die Satzung bestimmt Größe, Besetzung, Amtszeit und Zuständigkeiten, eine Geschäftsordnung (die schriftliche Verfahrensordnung des Gremiums) regelt die Arbeitsweise. Übliche Aufgaben sind die Beratung der Geschäftsführung, ihre Überwachung anhand regelmäßiger Berichte und die Zustimmung zu Geschäften aus einem Katalog, etwa Budget, größere Investitionen, Anstellungsverträge der Führungsebene oder Beteiligungsprogramme.

Bestellung und Abberufung der Geschäftsführer liegen nach § 46 Nr. 5 GmbHG bei der Gesellschafterversammlung. Die Satzung kann diese Zuständigkeit auf den Beirat übertragen; ohne eine solche Regelung bleibt sie bei den Gesellschaftern. Soll der Beirat mit Wirkung für die Gesellschaft entscheiden, etwa Zustimmungen erteilen oder Geschäftsführer bestellen (organschaftliche Befugnisse), muss er in der Satzung verankert sein. Ein Gremium, das nur auf der Gesellschaftervereinbarung beruht, kann beraten, aber nicht verbindlich für die Gesellschaft entscheiden.

Fakultativer und mitbestimmter Aufsichtsrat

Richtet die Satzung ausdrücklich einen Aufsichtsrat ein, spricht man von einem fakultativen, also freiwilligen Aufsichtsrat. Für ihn gelten nach § 52 GmbHG zahlreiche Vorschriften des Aktiengesetzes entsprechend, darunter die Regeln zu Sorgfaltspflicht und Verantwortlichkeit, soweit die Satzung nichts anderes bestimmt. Verpflichtend wird ein Aufsichtsrat erst nach dem Mitbestimmungsrecht. Bei in der Regel mehr als 500 Arbeitnehmern ist nach dem Drittelbeteiligungsgesetz ein Drittel der Sitze mit Arbeitnehmervertretern zu besetzen. Bei mehr als 2.000 Arbeitnehmern verlangt das Mitbestimmungsgesetz eine paritätische Besetzung, also je zur Hälfte mit Vertretern der Anteilseigner und der Arbeitnehmer. Dieser Aufsichtsrat bestellt auch die Geschäftsführung (§ 31 MitbestG), der drittelbeteiligte nicht. Wächst ein Unternehmen über eine dieser Schwellen, ist die bisherige Beiratsstruktur neu zu ordnen.

Entsendungsrecht, Zahl der Sitze und Verhandlung

Investorensitze werden meist als Entsendungsrecht ausgestaltet: Ein bestimmter Investor oder eine Investorengruppe benennt ein Mitglied und kann es jederzeit abberufen und ersetzen. Häufig ist das Recht an eine Mindestbeteiligung geknüpft, damit es nach starker Verwässerung oder einem Teilverkauf entfällt. Steht das Entsendungsrecht in der Satzung, ist es in der Regel ein Sonderrecht, also ein Recht, das einem bestimmten Gesellschafter persönlich zusteht. Es kann ihm dann nicht ohne seine Zustimmung entzogen werden.

Nach einer Series A, der ersten größeren Runde mit Wagniskapitalfonds, sind Beiräte mit drei Mitgliedern verbreitet. Dazu gehören ein Vertreter des Lead-Investors (des Investors, der die Runde anführt), ein Vertreter der Gründer und ein unabhängiges Mitglied, das beide Seiten gemeinsam auswählen. Mit weiteren Runden wächst das Gremium häufig auf fünf Sitze, und die Mehrheit verschiebt sich zu den Investoren. Eine ungerade Zahl von Mitgliedern vermeidet Pattsituationen; bei gerader Zahl entscheidet üblicherweise die Stimme des Vorsitzenden.

Verhandelt werden neben der Zahl der Sitze vor allem das Auswahlverfahren für das unabhängige Mitglied, der Vorsitz und der Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte (Protective Provisions). Strittig ist oft auch, ob Beiratsbeschlüsse die Zustimmung eines bestimmten Investorenvertreters brauchen. Dieser letzte Punkt verbindet den Board Seat mit den Vetorechten der Investoren und wiegt oft schwerer als die Mehrheit im Gremium.

Pflichten, Haftung und Interessenkonflikte im Beirat

Ein Beiratsmitglied ist dem Interesse der Gesellschaft verpflichtet, nicht dem Interesse dessen, der es entsandt hat. Für einen fakultativen Aufsichtsrat verweist § 52 GmbHG auf die aktienrechtlichen Sorgfaltspflichten. Für einen Beirat mit Überwachungsaufgaben wird überwiegend ein vergleichbarer Maßstab angenommen, soweit die Satzung nichts anderes regelt. Verletzt ein Mitglied seine Pflichten schuldhaft, kann es der Gesellschaft zum Schadensersatz verpflichtet sein. Wie weit diese Haftung reicht, hängt von den Aufgaben ab, die die Satzung dem Beirat zuweist. Die Gesellschaft schließt deshalb häufig eine D&O-Versicherung ab, die den Beirat einschließt. Das ist eine Vermögensschadenhaftpflicht für die Mitglieder der Leitungs- und Kontrollgremien (Organmitglieder).

Für den Vertreter eines Investors entsteht daraus ein struktureller Interessenkonflikt: Er entscheidet im Beirat für die Gesellschaft und berichtet zugleich seinem Fonds. Satzung, Geschäftsordnung oder Gesellschaftervereinbarung sollten deshalb regeln, in welchem Umfang das Mitglied Informationen an den entsendenden Investor weitergeben darf und wie bei Interessenkonflikten zu verfahren ist. Typische Konflikte sind Finanzierungsrunden mit Beteiligung des eigenen Fonds, Verträge mit dem Investor und Beteiligungen des Fonds an Wettbewerbern. Verbreitete Lösungen sind Stimmenthaltung, der Ausschluss von einzelnen Beratungen und gesonderte Unterlagen.

Die Vergütung folgt der Rolle. Investorenvertreter erhalten in der Regel keine gesonderte Vergütung, weil ihre Tätigkeit zur Betreuung der Beteiligung gehört. Unabhängige Mitglieder erhalten häufig eine feste Jahresvergütung.

Board Seats in Due Diligence und Unternehmensverkauf

In der Due Diligence einer Folgerunde oder eines Unternehmensverkaufs werden Satzung, Geschäftsordnung und die Protokolle der Beiratssitzungen (Board Meeting) angefordert. Geprüft wird, ob zustimmungspflichtige Geschäfte tatsächlich genehmigt, Entsendungen ordnungsgemäß vorgenommen und Beraterverträge mit Beiratsmitgliedern offengelegt wurden. Beim Verkauf enden die Entsendungsrechte der Investoren regelmäßig mit dem Vollzug. Der Erwerber besetzt das Gremium dann neu oder löst es auf.

Praxisbeispiel: Board Seat nach Series A und Series B

Eine GmbH, die Software für Logistikunternehmen entwickelt, schließt eine Series A über 8 Mio. Euro ab. Der Lead-Investor hält danach 18 % der Anteile und verlangt einen Beiratssitz. Vereinbart wird:

• ein Beirat mit drei Mitgliedern: ein Vertreter des Lead-Investors, ein von den Gründern benanntes Mitglied und ein unabhängiges Mitglied mit Branchenerfahrung, das Gründer und Lead-Investor gemeinsam auswählen,
• ein Entsendungsrecht des Lead-Investors, solange er mindestens 10 % der Anteile hält,
• die Zustimmung des Beirats zum Jahresbudget, zu Investitionen über 250.000 Euro und zu Anstellungsverträgen mit einer Jahresvergütung über 150.000 Euro,
• Bestellung und Abberufung der Geschäftsführung verbleiben bei der Gesellschafterversammlung,
• der Vertreter des Lead-Investors darf Berichte an seinen Fonds weitergeben, soweit dieser zur Vertraulichkeit verpflichtet ist, und enthält sich bei Beratungen über Runden, an denen sein Fonds teilnimmt.

Die Series B verwässert alle bisherigen Gesellschafter um 20 %. Der erste Investor hält danach 18 % × 0,8 = 14,4 % und behält sein Entsendungsrecht. Der neue Lead-Investor erhält ebenfalls einen Sitz, der Beirat wird auf fünf Mitglieder erweitert: zwei Investorenvertreter, zwei Gründervertreter, ein unabhängiges Mitglied. Weil der erste Investor inzwischen auch an einem Wettbewerber beteiligt ist, erhält sein Vertreter Unterlagen zu Preisgestaltung und Produktplanung nur geschwärzt und nimmt an Beratungen über diesen Wettbewerber nicht teil.

Über den Einfluss des ersten Investors entscheiden damit drei Regeln: die Schwelle für das Entsendungsrecht, der Katalog zustimmungspflichtiger Geschäfte und die Regel für Interessenkonflikte. Fällt er in späteren Runden unter 10 %, endet sein Sitz, ohne dass die Satzung erneut geändert werden muss.

Abgrenzung: Board Seat, Observer Seat und Geschäftsführung

• Observer Seat: Teilnahmerecht ohne Stimme, oft für Co-Investoren oder kleinere Bestandsinvestoren. Er ergänzt die Board Seats dort, wo das Gremium klein bleiben soll.
• Geschäftsführung: leitet die Gesellschaft und vertritt sie nach außen. Ein Beiratsmitglied überwacht und berät, kann die Gesellschaft aber nicht vertreten.
• Zustimmungsvorbehalte: können in der Gesellschafterversammlung oder im Beirat ausgeübt werden. Der Board Seat ist einer der Orte, an denen Investoren solche Rechte wahrnehmen.

Typische Fehler

• US-Vorstellungen übernommen. Anders als im US-Recht kann ein Beirat die Geschäftsführung nur bestellen und abberufen, wenn die Satzung ihm diese Zuständigkeit überträgt.
• Beirat nur schuldrechtlich eingerichtet. Soll das Gremium Zustimmungen mit Wirkung für die Gesellschaft erteilen, gehört es in die Satzung. Eine Regelung allein in der Gesellschaftervereinbarung trägt das nicht.
• Gerade Mitgliederzahl ohne Stichentscheid. Bei zwei gegen zwei Stimmen kommt kein Beschluss zustande, und zustimmungspflichtige Geschäfte bleiben liegen.
• Informationsweitergabe ungeregelt. Fehlt eine Regel, steht das entsandte Mitglied zwischen der Verschwiegenheit gegenüber der Gesellschaft und der Berichtspflicht gegenüber seinem Fonds.
• Entsendungsrecht ohne Schwelle. Ohne Mindestbeteiligung behält ein Investor seinen Sitz auch dann, wenn er nach mehreren Runden nur noch gering beteiligt ist.
• Unabhängiges Mitglied einseitig bestimmt. Wählt eine Seite das unabhängige Mitglied allein aus, verliert die Besetzung ihre ausgleichende Funktion.

Häufige Fragen

Muss eine GmbH einen Beirat haben?

Nein. Der Beirat ist freiwillig. Ein Beirat mit eigenen Entscheidungsbefugnissen entsteht nur durch die Satzung, ein rein beratender Kreis kann auch vertraglich eingerichtet werden. Einen Aufsichtsrat braucht die GmbH erst nach dem Mitbestimmungsrecht, in der Regel ab mehr als 500 Arbeitnehmern.

Was ist der Unterschied zwischen einem Board Seat und einem Observer Seat?

Das Stimmrecht. Mit einem Board Seat ist der Inhaber Mitglied des Gremiums: Er stimmt ab, trägt die Pflichten eines Beiratsmitglieds und haftet entsprechend. Ein Beobachter nimmt an den Sitzungen teil und erhält die Unterlagen, entscheidet aber nicht mit und trägt keine Organpflichten.

Kann der Beirat einer GmbH die Geschäftsführung abberufen?

Nur, wenn die Satzung ihm diese Befugnis überträgt. Andernfalls entscheidet die Gesellschafterversammlung, und der Beirat kann allenfalls eine Empfehlung abgeben.

Wem ist ein von einem Investor entsandtes Mitglied verpflichtet?

Der Gesellschaft. Das Mitglied darf die Interessen seines Fonds berücksichtigen, soweit sie mit denen der Gesellschaft übereinstimmen. Im Konfliktfall geht das Gesellschaftsinteresse vor, und der Konflikt ist offenzulegen.

Haften Beiratsmitglieder persönlich?

Grundsätzlich ja, wenn sie ihre Pflichten gegenüber der Gesellschaft schuldhaft verletzen und der Gesellschaft dadurch ein Schaden entsteht. Für einen freiwilligen Beirat kann die Satzung die Haftung nach überwiegender Auffassung begrenzen, etwa auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Eine D&O-Versicherung fängt einen Teil des verbleibenden Risikos auf; vorsätzliche Pflichtverletzungen sind in der Regel nicht gedeckt.

Erhält auch ein Investor mit kleiner Beteiligung einen Board Seat?

In der Regel nicht. Sitze erhalten meist der Lead-Investor einer Runde und große Bestandsinvestoren. Kleinere Investoren werden häufig mit einem Beobachterstatus oder erweiterten Informationsrechten berücksichtigt.

Roemer Capital Perspektive

Die Besetzung des Beirats verhandeln wir als Teil der Gesamtstruktur einer Runde und nicht als Nebenpunkt. Für die künftige Steuerung des Unternehmens entscheiden Zuständigkeitskatalog und Zustimmungserfordernisse oft mehr als die Zahl der Sitze. Vor der Unterschrift unter das Term Sheet rechnen wir deshalb durch, wie sich das Gremium über die geplanten Runden entwickelt und bei welcher Beteiligung Entsendungsrechte enden.

Für neue Investoren ist ein Beirat mit klaren Zuständigkeiten, geregelten Interessenkonflikten und einem unabhängigen Mitglied, das beide Seiten tragen, ein Zeichen geordneter Governance. Die Satzungsregelungen formuliert die Kanzlei des Unternehmens; wir bringen die wirtschaftliche Sicht und die Abstimmung mit den Investoren ein.