CRM
Ein CRM ist das System, in dem Kunden, Kontakte und Verkaufschancen geführt werden. In einer Finanzierung ist es der Beleg für die Umsatzplanung.
Was ist ein CRM?
CRM steht für Customer Relationship Management. Gemeint ist das System, in dem Kontakte, Unternehmen, Verkaufschancen und der gesamte Verlauf der Kundenbeziehung geführt werden.
Technisch ist es eine Datenbank. Wirtschaftlich ist es das Gedächtnis des Vertriebs — und der einzige Ort, an dem sich eine Umsatzplanung belegen lässt.
Warum es in einer Finanzierung zählt
Eine Umsatzplanung ist eine Behauptung, bis sie sich an etwas festmachen lässt. Das CRM liefert genau das: Wie viele Verkaufschancen sind offen, mit welchem Wert, in welcher Stufe, seit wann?
In der Prüfung wird regelmäßig ein Auszug angefordert. Ein gepflegtes System beantwortet die Frage in fünf Minuten. Ein ungepflegtes erzeugt Zweifel an der Planung insgesamt.
Was mindestens gepflegt gehört
- Unternehmen und Ansprechpartner mit Rolle
- Verkaufschancen mit Wert, Stufe, erwartetem Abschlussdatum und Wahrscheinlichkeit
- Quelle der Chance: Empfehlung, Ansprache, Website, Messe
- Verlauf: was besprochen wurde, was der nächste Schritt ist, bis wann
- Verlustgründe bei verlorenen Chancen
Der letzte Punkt wird fast immer ausgelassen und ist der wertvollste. Nach dreissig verlorenen Chancen zeigt sich ein Muster — Preis, fehlende Funktion, falscher Ansprechpartner, zu langsam. Ohne Erfassung bleibt es beim Gefühl.
Der Datenschutzteil
Ein CRM verarbeitet personenbezogene Daten. Daraus folgen konkrete Pflichten: eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, ein Eintrag im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, Informationspflichten gegenüber den Betroffenen, Löschfristen und ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter.
Bei Anbietern mit Sitz außerhalb der EU kommt die Frage der Übermittlung hinzu. Beides wird in der Prüfung angesehen und ist mit wenig Aufwand sauber zu halten — aber nur, wenn es von Anfang an mitläuft.
Typische Fehler
- Zu viele Felder. Was niemand ausfüllt, ist schlechter als kein Feld.
- Chancen nie schließen. Eine Verkaufschance, die seit acht Monaten in derselben Stufe steht, ist verloren und gehört so erfasst.
- Wahrscheinlichkeiten frei schätzen. Sie gehören an die Stufe gekoppelt, nicht an das Bauchgefühl der einzelnen Person.
- Parallel in Tabellen arbeiten. Zwei Wahrheiten sind schlechter als eine unvollständige.
- Datenschutz nachträglich regeln. Der Auftragsverarbeitungsvertrag gehört vor die erste Datenerfassung.
Häufige Fragen
Ab wann brauche ich eines?
Ab der zweiten Person im Vertrieb, spätestens ab 30 gleichzeitig offenen Chancen. Davor genügt eine gepflegte Tabelle — wenn sie wirklich gepflegt wird.
Welches System?
Weniger wichtig als die Frage, ob es benutzt wird. Ein einfaches System, in dem alle arbeiten, schlägt ein mächtiges, das nach drei Monaten verwaist.
Was wollen Investoren sehen?
Die offene Pipeline nach Stufe und Wert, die Entwicklung der Abschlussquoten über mehrere Quartale und die durchschnittliche Dauer von der ersten Ansprache bis zum Abschluss.
Roemer Capital Perspektive
Wir gleichen die Umsatzplanung im Modell gegen die offene Pipeline im CRM ab. Diese Gegenüberstellung ist unangenehm und nützlich: Wenn im Plan für das kommende Quartal 900.000 Euro stehen und die gewichtete Pipeline 310.000 Euro hergibt, ist die Lücke kein Verhandlungsspielraum, sondern ein Planungsfehler — und er fällt in der Prüfung ohnehin auf.
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Artikel recherchiert und geschrieben von:
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