Fractional CFO

Was ist ein Fractional CFO?

Fractional CFO (Finanzleitung in Teilzeit) bezeichnet eine erfahrene Führungskraft für Finanzen, die ein Unternehmen nur mit einem Teil ihrer Arbeitszeit betreut, typischerweise an einigen Tagen im Monat. Parallel ist sie für weitere Unternehmen tätig. CFO steht für Chief Financial Officer, die oberste Verantwortliche für die Finanzen eines Unternehmens; in deutschen Unternehmen entspricht das der kaufmännischen Leitung oder dem Finanzgeschäftsführer. Das englische Wort fractional heißt anteilig: Das Unternehmen erhält die Erfahrung einer Finanzleitung in dem Umfang, den es benötigt. Ähnlich arbeitet eine Fachlehrerin, die an mehreren Schulen unterrichtet: Jede Schule bekommt ihre volle Fachkenntnis, bezahlt aber nur die Stunden, die sie braucht.

Das Modell ist verbreitet bei Wachstumsunternehmen, deren Anforderungen an die Finanzen über die Buchhaltung durch die Steuerberatung hinausgewachsen sind, die aber noch keine Vollzeitstelle für einen CFO besetzen wollen oder können. Häufiger Anlass ist eine bevorstehende Finanzierungsrunde, ein Bankkredit oder ein geplanter Unternehmensverkauf. Grundlage ist ein Dienstvertrag mit der Gesellschaft. Der Fractional CFO arbeitet mit Geschäftsführung, Steuerberatung, Investoren und Banken zusammen. Gleichbedeutend wird häufig die Bezeichnung „externer CFO“ verwendet. Davon zu unterscheiden ist der Interim CFO, der die Finanzleitung befristet in Vollzeit für ein einziges Unternehmen übernimmt.

Aufgaben eines Fractional CFO

• Finanzmodell und Planung: Aufbau und Pflege des Finanzmodells und einer integrierten Finanzplanung, in der Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Liquidität rechnerisch verbunden sind, dazu das Jahresbudget.
• Reporting: ein monatliches Management Reporting mit Kennzahlen, Vergleich von Plan und Ist und Erläuterung der Abweichungen für Geschäftsführung, Gesellschafter und Beirat.
• Liquidität: eine rollierende Liquiditätsplanung, die monatlich fortgeschrieben wird, sowie die Steuerung von Zahlungszielen und Kreditlinien.
• Banken und Investoren: Vorbereitung von Bankgesprächen, Überwachung vertraglicher Kreditauflagen (Covenants) und regelmäßige Berichte an die Gesellschafter (Investoren-Updates).
• Transaktionen: Vorbereitung von Finanzierungsrunde und Due Diligence, also der Prüfung durch Investoren oder Käufer, mit dem Finanzteil des Datenraums, der Dokumentensammlung für die Prüfung, und der Beantwortung der Prüfungsfragen.
• Aufbau der Finanzfunktion: ein verlässlicher Monatsabschluss mit der Steuerberatung, klare Freigabeprozesse, geeignete Software und die Einarbeitung eines späteren Vollzeit-CFO.

Arbeitsweise und Vergütungslogik

Ein Fractional CFO arbeitet mit einem vereinbarten Zeitkontingent, meist an festen Tagen und ergänzend nach Bedarf, vor Ort oder aus der Ferne. Vergütet wird in der Regel ein fester Monatsbetrag für das Kontingent oder nach Tagessätzen. Im Vergleich mit einem angestellten CFO entfallen Festgehalt, Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung und die Kosten der Personalsuche, in der Regel auch variable Vergütung und eine Beteiligung am Unternehmen. Dem steht eine begrenzte Verfügbarkeit gegenüber: Für tägliche Entscheidungen und die Führung eines größeren Finanzteams ist ein Teilzeitmodell nicht ausgelegt.

Rechtliche Stellung

Vertrag und Vertretungsmacht

Üblich ist ein Dienstvertrag nach § 611 BGB, entweder mit der Person selbst oder mit einer Beratungsgesellschaft, die sie stellt. Geschuldet ist die Tätigkeit, nicht ein bestimmter Erfolg. Ein Fractional CFO wird in der Regel nicht zum Geschäftsführer bestellt und kann die GmbH deshalb nicht aus eigenem Recht vertreten. Vertretungsmacht entsteht nur durch eine Vollmacht der Gesellschaft, etwa für bestimmte Bankgespräche oder Verhandlungen. Ihr Umfang sollte schriftlich und eng festgelegt werden.

Die Verantwortung für die Finanzen bleibt bei der Geschäftsführung. Sie hat nach § 41 GmbHG für die ordnungsmäßige Buchführung zu sorgen und trägt die Pflichten in der Krise, etwa die Insolvenzantragspflicht nach § 15a InsO. Ein Fractional CFO unterstützt die Geschäftsführung dabei, nimmt ihr diese Pflichten aber nicht ab.

Bankzugriff, Vertraulichkeit und Status

Zugriff auf Bankkonten wird häufig als Leserecht eingeräumt. Zahlungen bereitet der Fractional CFO vor, freigegeben werden sie von der Geschäftsführung nach dem Vier-Augen-Prinzip, bei dem zwei Personen zustimmen müssen. Wird eine Zahlungsvollmacht erteilt, gehören Betragsgrenzen dazu. Weil der Fractional CFO mehrere Unternehmen betreut, regelt der Vertrag die Geheimhaltung und den Umgang mit Interessenkonflikten, etwa den Ausschluss einer gleichzeitigen Tätigkeit für direkte Wettbewerber.

Arbeitet eine Einzelperson weisungsgebunden und fest in die Arbeitsorganisation eingegliedert, kann sozialversicherungsrechtlich eine abhängige Beschäftigung vorliegen. Klarheit schafft ein Statusfeststellungsverfahren bei der Deutschen Rentenversicherung nach § 7a SGB IV.

Grenze zur Steuerberatung

Die Hilfeleistung in Steuersachen ist nach dem Steuerberatungsgesetz den dazu befugten Berufen vorbehalten, vor allem Steuerberatern. Dazu gehören Steuererklärungen und steuerliche Beratung und grundsätzlich auch die Buchführung und Abschlusserstellung, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Ein Fractional CFO ohne diese Befugnis berät deshalb nicht steuerlich. Er arbeitet der Steuerberatung zu, klärt mit ihr Termine und Datenqualität und nutzt ihre Ergebnisse für Planung und Reporting.

Wann ein Fractional CFO sinnvoll ist

Typisch ist der Einsatz in drei Lagen. Erstens in der Wachstumsphase vor dem ersten Vollzeit-CFO, wenn Investoren oder Banken belastbare Monatszahlen verlangen. Zweitens häufig sechs bis zwölf Monate vor einer Finanzierungsrunde, weil Finanzmodell, Kennzahlen und Datenraum Vorlauf brauchen und Investoren die Qualität des Reportings als Hinweis auf die Qualität der Unternehmensführung lesen. Drittens vor einem Unternehmensverkauf oder einer Nachfolge, wenn die Zahlen so aufbereitet werden müssen, dass sie der Prüfung eines Käufers standhalten.

An seine Grenze kommt das Modell, wenn täglich Präsenz gefragt ist: bei einem Finanzteam von mehreren Personen, bei mehreren Gesellschaften in verschiedenen Ländern oder in einer akuten Krise. Dann ist ein Vollzeit-CFO die passendere Lösung, für einen begrenzten Zeitraum auch ein Interim CFO.

Praxisbeispiel

Ein Softwareunternehmen mit 6 Mio. Euro wiederkehrendem Jahresumsatz und 45 Mitarbeitenden will in drei Monaten mit einer Finanzierungsrunde beginnen. Die Buchhaltung liegt bei der Steuerberatung, die Finanzen steuert der Geschäftsführer neben dem Vertrieb. Das Unternehmen beauftragt einen Fractional CFO für einige Tage im Monat.

• Ausgangslage laut Geschäftsführung: 4,2 Mio. Euro liquide Mittel und ein monatlicher Liquiditätsverbrauch (Net Burn) von 250.000 Euro. Reichweite der liquiden Mittel (Runway): 4.200.000 geteilt durch 250.000 = 16,8 Monate.
• Die integrierte Planung erfasst acht geplante Einstellungen, den Wegfall jährlicher Vorauszahlungen zweier Großkunden und fällige Bonuszahlungen. Der durchschnittliche Net Burn der nächsten zwölf Monate steigt auf 350.000 Euro.
• Neue Reichweite: 4.200.000 geteilt durch 350.000 = 12,0 Monate, bei Prozessbeginn in drei Monaten also nur noch 9,0 Monate.
• Eine Finanzierungsrunde dauert in der Praxis häufig sechs bis acht Monate. Beginnt der Prozess in drei Monaten, ist die Runde nach neun bis elf Monaten abgeschlossen; es bleibt eine Reserve von nur einem bis drei Monaten.
• Beginnt der Prozess sofort, ist die Runde nach sechs bis acht Monaten abgeschlossen; die Reserve beträgt vier bis sechs Monate.

Das Ergebnis bedeutet: Ohne die integrierte Planung wäre das Unternehmen mit einer vermeintlichen Reichweite von fast 17 Monaten in die Runde gegangen. Dass die Mittel knapp werden, hätte es erst während der Verhandlungen bemerkt. Der Nutzen des Fractional CFO liegt in diesem Fall nicht in zusätzlichen Berichten. Er liegt darin, dass die Geschäftsführung den Prozess sofort statt in drei Monaten beginnt und Einstellungen neu priorisiert. Die Reserve nach Abschluss der Runde steigt dadurch von einem bis drei auf vier bis sechs Monate.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

• Interim CFO: arbeitet in Vollzeit, befristet und für ein einziges Unternehmen, meist in Sondersituationen wie einer Vakanz, einer Restrukturierung oder einer Transaktion. Häufig wird er zum Geschäftsführer bestellt oder erhält Prokura, eine gesetzlich umfassend geregelte Handelsvollmacht.
• Angestellter CFO: leitet die Finanzen in Vollzeit, führt das Finanzteam und ist oft Mitglied der Geschäftsführung (siehe CFO-Bedeutung). Ein Fractional CFO ist häufig die Vorstufe zu dieser Stelle.
• Steuerberatung: übernimmt Buchführung, Jahresabschluss und Steuererklärungen und blickt damit vor allem auf abgeschlossene Zeiträume. Der Fractional CFO blickt nach vorn auf Planung, Finanzierung und Steuerung.
• Controller: wertet die Zahlen operativ aus, etwa in Kostenrechnung und Abweichungsanalyse (Controlling), und ist meist angestellt. Ein Fractional CFO setzt den Rahmen und kann einen Controller fachlich führen.

Typische Fehler

• Zu später Beginn. Wird ein Fractional CFO erst wenige Wochen vor einer Finanzierungsrunde beauftragt, fehlen die Monatszahlen, an denen Investoren die Verlässlichkeit der Planung messen.
• Unklare Befugnisse. Ohne schriftliche Regelung von Vollmachten, Bankzugriff und Freigaben entstehen Unsicherheit gegenüber Banken und Risiken bei Zahlungen.
• Rolle der Steuerberatung nicht abgestimmt. Fehlt eine Aufgabenteilung, entstehen doppelte Arbeit oder Lücken, etwa bei Abgrenzungen im Monatsabschluss.
• Verantwortung vermeintlich abgegeben. Die Geschäftsführung bleibt für Buchführung und Liquidität verantwortlich, auch wenn ein Fractional CFO die Arbeit vorbereitet.
• Kein Übergabeplan. Endet das Mandat ohne Dokumentation von Modell, Prozessen und Kennzahlendefinitionen, beginnt ein späterer Vollzeit-CFO von vorn.

Häufige Fragen

Wie viel Zeit verbringt ein Fractional CFO im Unternehmen?

Meist einige Tage im Monat. In Phasen wie einer Due Diligence oder der Budgetplanung steigt der Umfang vorübergehend.

Kann ein Fractional CFO zum Geschäftsführer bestellt werden?

Möglich, aber unüblich. Mit der Bestellung übernimmt die Person die Pflichten und die Haftung eines Geschäftsführers nach § 43 GmbHG. Für eine Teilzeitrolle, die mehrere Unternehmen betreut, wird das selten gewollt.

Ersetzt ein Fractional CFO die Steuerberatung?

Nein. Steuererklärungen, steuerliche Beratung und in der Regel Buchführung und Jahresabschluss bleiben bei der Steuerberatung. Der Fractional CFO ergänzt sie um Planung, Steuerung und Finanzierung.

Wann ist der Wechsel zu einem Vollzeit-CFO angezeigt?

Eine feste Umsatzgrenze gibt es nicht. Anzeichen sind ein Finanzteam, das geführt werden muss, mehrere Gesellschaften, tägliche Finanzentscheidungen und die Erwartung von Investoren nach einer größeren Finanzierungsrunde.

Roemer Capital Perspektive

Neben der Begleitung von Finanzierungsrunden und Unternehmensverkäufen ist die Finanzfunktion auf Zeit eine Kernleistung von Roemer Capital. Als Fractional CFO übernehmen wir Finanzmodell, Planung, Reporting und Investorenkommunikation. Mandanten sehen die Ergebnisse im Mandantenportal Roemer Capital OS (RCOS): Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Liquidität in einer integrierten Planung, den monatlichen Plan-Ist-Vergleich, Benchmarks mit Finanz-Check und Berichte, die die Zahlen in klarer Sprache erläutern. Buchführung, Jahresabschluss und steuerliche Fragen bleiben bei der Steuerberatung des Mandanten.

Der Wert zeigt sich spätestens im Transaktionsprozess. Weil dieselben Zahlen, die monatlich berichtet wurden, später im Finanzmodell und im Datenraum stehen, beginnt eine Finanzierungsrunde oder ein Verkauf ohne monatelange Aufbereitung. Unser Ziel ist ein Datenraum, der innerhalb von 24 Stunden bereitsteht. In der Liquiditätsplanung achten wir darauf, dass zu Beginn einer Finanzierungsrunde noch 12 bis 18 Monate Reichweite vorhanden sind.