Investoren-Update

Was ist ein Investoren-Update?

Investoren-Update bezeichnet den regelmäßigen, meist schriftlichen Bericht der Geschäftsführung an die Gesellschafter und Investoren eines Unternehmens. Gebräuchlich sind auch die Bezeichnungen Investor Update, Investorenbericht und Shareholder Update. Der Bericht informiert über die Entwicklung der Kennzahlen, die Liquidität, erreichte und verfehlte Ziele und den Unterstützungsbedarf des Unternehmens.

Investoren-Updates gehören zur laufenden Investorenkommunikation zwischen zwei Finanzierungsrunden. Sie erfüllen zwei Funktionen zugleich. Zum einen bedienen sie die vertraglichen Informationspflichten aus Beteiligungsvertrag oder Gesellschaftervereinbarung (Information Rights). Zum anderen schaffen sie bei den Bestandsinvestoren das Vertrauen, das über ihre Beteiligung an der nächsten Runde mitentscheidet. Die Zahlen stammen aus dem internen Berichtswesen des Unternehmens (Management Reporting); das Update ist dessen verdichteter Auszug für die Investoren. Bei den Investoren fließt es in das Beteiligungscontrolling ein, also die laufende Auswertung ihrer Beteiligung.

Investoren-Update und vertragliche Berichtspflichten

Gesetzlich vorgeschrieben ist ein Investoren-Update nicht. Das GmbHG gibt jedem Gesellschafter ein Auskunfts- und Einsichtsrecht auf Verlangen (§ 51a GmbHG), aber keinen Anspruch auf regelmäßige Berichte. Dieser entsteht erst durch Vertrag. Beteiligungsverträge verpflichten die Gesellschaft verbreitet zu monatlichen oder quartalsweisen Berichten mit festgelegtem Inhalt und festen Fristen, dazu zur Vorlage von Jahresbudget und Jahresabschluss.

Das Update kann diese Pflichten erfüllen, wenn es den vertraglichen Inhalt vollständig enthält und fristgerecht an alle Berechtigten geht. Verlangt der Vertrag etwa eine monatliche betriebswirtschaftliche Auswertung (die Standardauswertung der Buchhaltung) mit Liquiditätsübersicht, genügt ein Update mit ausgewählten Kennzahlen nicht. Üblich ist deshalb eine Zweiteilung: ein kurzes Update mit Einordnung und Kommentar und ein Anhang mit den vertraglich geschuldeten Zahlen.

Aufbau eines Investoren-Updates: Inhalt und Vorlage

Nützlich ist ein Update, wenn es jedes Mal gleich aufgebaut ist und sich in wenigen Minuten lesen lässt. In der Praxis haben sich folgende Bausteine bewährt:

1. Kennzahlen: eine feste Auswahl von fünf bis acht Größen in derselben Reihenfolge, jeweils mit Vorperiode und Plan,
2. Liquidität: Kontostand, monatlicher Mittelabfluss und Runway, also die Zahl der Monate, für die die liquiden Mittel beim aktuellen Mittelabfluss reichen,
3. Fortschritte: zwei bis drei konkrete Entwicklungen, etwa gewonnene Kunden, Produktmeilensteine oder Einstellungen,
4. Probleme: zwei bis drei Punkte, die nicht nach Plan verlaufen, jeweils mit Ursache und geplanter Maßnahme,
5. Bitten: konkrete Anliegen an die Empfänger, etwa Kontakte zu bestimmten Kunden, Kandidaten für eine offene Position oder Erfahrungen mit einem Markt,
6. Ausblick: die Schwerpunkte bis zum nächsten Update.

Eine bis zwei Seiten reichen. Längere Updates werden überflogen, und das Wesentliche geht im Detail unter.

Probleme offen berichten

Über die Wirkung eines Updates entscheidet vor allem der Abschnitt über Probleme. Ein Update, das nur Erfolge meldet, verliert nach wenigen Ausgaben an Glaubwürdigkeit. Wer Planverfehlungen früh, selbst und zusammen mit einer Maßnahme berichtet, schafft die Grundlage dafür, dass Investoren auch in schwierigen Phasen mitgehen. Im folgenden Update gehört dazu ein Satz, was aus der angekündigten Maßnahme geworden ist.

Konkrete Bitten

Bestandsinvestoren verfügen über Netzwerke, die sie nur einsetzen können, wenn sie wissen, wonach gesucht wird. Die Bitte um eine Einführung bei zwei benannten Zielkunden oder um Kandidaten für eine Vertriebsleitung mit Branchenerfahrung führt eher zu Antworten als der allgemeine Hinweis, Kontakte seien willkommen.

Takt, Empfänger und Vertraulichkeit

Verbreitet ist ein monatlicher Takt bei schnell wachsenden Unternehmen und ein quartalsweiser bei ruhigerem Geschäft; der Vertrag gibt häufig eine Mindestfrequenz vor. Wichtiger als die Frequenz ist die Verlässlichkeit. Ein fester Termin, etwa zehn Arbeitstage nach Monatsende, setzt einen geordneten Monatsabschluss voraus und zeigt den Empfängern, dass die Finanzfunktion trägt. Ein ausbleibendes Update wird selbst als Nachricht gelesen.

Empfänger sind in der Regel alle Gesellschafter, gelegentlich in zwei Fassungen: eine ausführliche für Investoren mit vertraglichen Informationsrechten und eine kürzere für Business Angels und kleinere Beteiligte. Erhalten einzelne Gesellschafter ausführlichere Informationen als andere, sollte die Grundlage dafür in der Gesellschaftervereinbarung stehen, der üblicherweise alle Gesellschafter zugestimmt haben.

Updates enthalten vertrauliche Informationen und werden leicht weitergeleitet. Sie sollten als vertraulich gekennzeichnet sein, und die Beteiligungsdokumentation sollte die Empfänger zur Vertraulichkeit verpflichten. Gegenüber strategischen Investoren aus demselben Markt bleiben wettbewerblich sensible Angaben wie Preise und Kundennamen außen vor.

Investoren-Updates in Folgerunde und Due Diligence

In der Vorbereitung einer Folgerunde belegen die Updates der vergangenen Monate die Planungstreue der Geschäftsführung. Neue Investoren sprechen mit den Bestandsinvestoren und fragen, ob Planungen gehalten und Probleme offen berichtet wurden. Die Bereitschaft der Bestandsinvestoren, sich an der neuen Runde zu beteiligen, ist für neue Interessenten ein wichtiges Signal.

Prüfer gleichen in der Due Diligence die Zahlen der Updates mit Buchhaltung, Jahresabschlüssen und Datenraum ab, und Abweichungen sind erklärungsbedürftig. Kennzahlen in Updates sollten deshalb aus der Buchhaltung abgeleitet, Prognosen ausdrücklich als solche gekennzeichnet und Definitionen über alle Ausgaben beibehalten werden.

Praxisbeispiel: monatliches Investoren-Update eines Softwareunternehmens

Ein Softwareunternehmen versendet sein monatliches Update zehn Arbeitstage nach Monatsende an alle Gesellschafter. Die Ausgabe für den Juni enthält unter anderem:

• Monatlich wiederkehrender Umsatz (MRR): 189.000 Euro nach 180.000 Euro im Vormonat, ein Zuwachs von 9.000 Euro oder 5 %. Der Plan lag bei 195.000 Euro, die Abweichung beträgt 6.000 Euro oder 3,1 %.
• Kündigungen: 3 von 120 Kunden zu Monatsbeginn, also eine monatliche Kündigungsquote von 2,5 %.
• Liquidität: Kontostand 2,1 Mio. Euro, monatlicher Mittelabfluss nach Abzug der Einnahmen (Net Burn) 140.000 Euro, Runway 2.100.000 / 140.000 = 15 Monate.
• Fortschritt: Abschluss mit einem Handelsunternehmen über 60.000 Euro Jahresvertragswert.
• Problem: Die Besetzung der Vertriebsleitung verzögert sich um drei Monate. Maßnahme: Beauftragung einer Personalberatung, bis dahin übernimmt die Geschäftsführung die Aufgaben.
• Bitte: Kontakte zu Einkaufsleitern im Lebensmitteleinzelhandel.

Das Update umfasst eine Seite. Die vertraglich geschuldete monatliche Auswertung mit Gewinn- und Verlustrechnung und Liquiditätsübersicht liegt als Anhang bei. Im Juli-Update berichtet die Geschäftsführung, ob die Personalberatung Kandidaten vorgestellt hat, und schließt damit den Punkt aus dem Vormonat.

Für die Empfänger ergibt sich in wenigen Minuten ein klares Bild: Das Wachstum liegt leicht unter Plan, die offene Vertriebsleitung ist als Ursache benannt und mit einer Maßnahme verbunden. Mit 15 Monaten Runway bleibt genug Zeit, die nächste Runde ohne Zeitdruck vorzubereiten. Rückfragen sind kaum nötig, weil Plan, Vormonat und Abweichung schon im Text stehen.

Abgrenzung: Investoren-Update, Management Reporting und Board Meeting

• Information Rights: die vertragliche und gesetzliche Grundlage der Berichterstattung. Das Update ist die Form, in der ein Unternehmen diese Rechte laufend bedient, und geht inhaltlich oft über sie hinaus.
• Board Meeting: Die Sitzungsunterlage richtet sich an den Beirat und bereitet Beschlüsse vor. Das Update geht an alle Investoren und dient der Information.
• Management Reporting: das vollständige interne Berichtswesen für Geschäftsführung und Beirat. Das Investoren-Update ist ein verdichteter Auszug daraus, der an alle Investoren geht.
• Beteiligungscontrolling: die Auswertung beim Investor. Das Update liefert ihm einen Teil der Daten, die er dafür braucht.
• Pitch Deck: richtet sich an künftige Investoren und stellt die Chance dar. Das Update berichtet Bestandsinvestoren über die tatsächliche Entwicklung.

Typische Fehler

• Wechselnde Kennzahlen. Zeigt jede Ausgabe andere Größen oder ändert sie deren Berechnung, ist kein Vergleich möglich, und es entsteht der Verdacht, dass jeweils die günstigste Größe gewählt wurde.
• Nur gute Nachrichten. Ein Update ohne Probleme wirkt nicht beruhigend, sondern unvollständig. Spätestens in der nächsten Runde kommen verschwiegene Entwicklungen zur Sprache.
• Unregelmäßiger Versand. Updates, die nur in guten Monaten erscheinen, sagen durch ihr Ausbleiben mehr als durch ihren Inhalt.
• Keine Runway. Die Reichweite der liquiden Mittel ist die Zahl, nach der Investoren zuerst suchen. Fehlt sie, folgen Rückfragen.
• Vertraglicher Inhalt fehlt. Enthält das Update nicht, was der Beteiligungsvertrag verlangt, verletzt die Gesellschaft ihre Informationspflichten, obwohl sie regelmäßig berichtet.
• Prognosen nicht gekennzeichnet. Werden erwartete Abschlüsse wie erreichte dargestellt, entstehen in der Due Diligence Abweichungen, die die Glaubwürdigkeit der gesamten Berichterstattung belasten.

Häufige Fragen

Was gehört in ein Investoren-Update?

Eine feste Auswahl von Kennzahlen mit Vorperiode und Plan, Kontostand, Mittelabfluss und Runway, die wichtigsten Fortschritte, Probleme mit der jeweiligen Maßnahme, konkrete Bitten und ein kurzer Ausblick. Außerdem gehört hinein, was der Beteiligungsvertrag als Bericht verlangt, gegebenenfalls als Anhang.

Ist ein Investoren-Update gesetzlich vorgeschrieben?

Nein. Die Pflicht zu regelmäßigen Berichten entsteht erst durch Beteiligungsvertrag oder Gesellschaftervereinbarung. Ohne vertragliche Regel können Gesellschafter nur im Einzelfall Auskunft und Einsicht verlangen.

Sollte ein Update monatlich oder quartalsweise erscheinen?

Das hängt vom Vertrag und vom Tempo des Geschäfts ab. Bei schnellem Wachstum oder knapper Runway ist ein monatlicher Takt verbreitet, bei ruhigerem Geschäft genügt häufig das Quartal.

Wer sollte das Update erhalten?

Alle Gesellschafter, gegebenenfalls in unterschiedlicher Ausführlichkeit. Ob auch Beiratsmitglieder, Beobachter oder Darlehensgeber es erhalten, ergibt sich aus den jeweiligen Vereinbarungen.

Wie ist mit einem schlechten Quartal umzugehen?

Offen und früh. Das Update nennt die Abweichung, erklärt die Ursache, beschreibt die Maßnahme und greift sie in der nächsten Ausgabe wieder auf. Dieser letzte Schritt wird häufig ausgelassen, trägt aber besonders zum Vertrauen bei.

Dürfen frühere Updates an potenzielle Investoren weitergegeben werden?

Ja, wenn eine Vertraulichkeitsvereinbarung besteht und keine Vertraulichkeitspflichten gegenüber Kunden oder Partnern entgegenstehen. In einer Folgerunde gehören die Updates der vergangenen Monate häufig in den Datenraum.

Roemer Capital Perspektive

Die Updates der vergangenen ein bis zwei Jahre gehören zu den ersten Unterlagen, die wir bei der Vorbereitung einer Folgerunde anfordern. An ihnen lässt sich ablesen, wie verlässlich die Geschäftsführung plant und wie offen sie Rückschläge berichtet. Neue Investoren gewinnen diesen Eindruck aus den Gesprächen mit den Bestandsinvestoren, und er lässt sich kurz vor einer Runde nicht mehr korrigieren.

In Fractional-CFO-Mandaten übernehmen wir die Investorenkommunikation mit, darunter Aufbau und Erstellung der Updates. Wir legen Kennzahlen und Definitionen einmal fest, leiten sie aus dem Monatsabschluss ab und verbinden das Update mit den vertraglichen Berichtspflichten, damit ein Bericht beide Zwecke erfüllt.