Management Reporting

Was ist Management Reporting?

Management Reporting (internes Berichtswesen) bezeichnet die regelmäßigen, einheitlich aufgebauten Berichte, mit denen Geschäftsführung, Beirat und Gesellschafter über Lage und Entwicklung eines Unternehmens unterrichtet werden. Ein Management Report verdichtet Kennzahlen, Ergebnisrechnung und Liquidität. Er zeigt den Vergleich mit dem Plan (Plan-Ist-Vergleich) und die aktuelle Erwartung für das Jahr (Forecast) und erläutert in einem Kommentar Ursachen und Maßnahmen.

Eine Schichtübergabe im Produktionsbetrieb leistet im Kleinen dasselbe: Die abgehende Schichtleitung nennt in fester Reihenfolge wenige Werte, erklärt, was vom Üblichen abwich, und sagt, was die nächste Schicht entscheiden muss.

Das Reporting ist das sichtbare Ergebnis des Controllings, das die Geschäftsführung bei Planung, Steuerung und Kontrolle unterstützt. Seine Daten stammen aus der Buchhaltung, meist aus der betriebswirtschaftlichen Auswertung (BWA) der Steuerberatung oder einem eigenen Monatsabschluss, dem abgestimmten Buchhaltungsstand eines Monats. Hinzu kommen Daten aus Vertrieb und Personal. Inhalt und Frequenz legt das Unternehmen fest, etwa in Geschäftsordnung oder Beiratsordnung. Nach einer Finanzierungsrunde bestimmen die Informationsrechte der Investoren den Mindestumfang, also ihre vertraglich vereinbarten Ansprüche auf regelmäßige Berichte.

Inhalt eines Monatsberichts

Ein Monatsbericht folgt jeden Monat derselben Gliederung, damit Veränderungen auf einen Blick erkennbar sind. Üblich sind diese Bausteine:

• Kennzahlenübersicht: eine Seite mit den wichtigsten Steuerungsgrößen (KPI), jeweils mit Plan, Vorjahr und Tendenz.
• Ergebnisrechnung: Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) für den Monat und kumuliert seit Jahresbeginn, gegliedert nach den Bedürfnissen der Steuerung. Üblich sind die Bruttomarge (Umsatz abzüglich direkt zurechenbarer Kosten, im Verhältnis zum Umsatz) und die Kosten nach Bereichen.
• Liquidität: Kassenbestand, Mittelabfluss im Monat, Reichweite der Mittel in Monaten (Runway) und verfügbare Kreditlinien.
• Plan-Ist-Vergleich: Abweichungen je Position mit Erläuterung der wesentlichen (Plan-Ist-Vergleich).
• Forecast: die aktuelle Erwartung für das Geschäftsjahr oder ein rollierendes Fenster (Forecast).
• Kommentar: Ursachen der Entwicklung, eingeleitete Maßnahmen und offene Entscheidungen für Geschäftsführung oder Beirat.

Frequenz und Termin

Standard ist ein monatlicher Bericht. Verbreitet ist ein Versand in den ersten zwei bis drei Wochen nach Monatsende. Wie früh das gelingt, hängt vor allem davon ab, wie schnell der Monatsabschluss mit allen Abgrenzungen vorliegt. Um Schnelligkeit und Genauigkeit zu verbinden, versenden manche Unternehmen wenige Tage nach Monatsende einen vorläufigen Kurzbericht (Flash Report) mit Umsatz, Liquidität und wenigen Kennzahlen und lassen den vollständigen Bericht folgen.

Gestaltung und Sprache

Ein wirksamer Bericht zeigt wenige Kennzahlen, diese aber immer gleich definiert und immer im Vergleich zu Plan und Vorjahr. Das Wichtigste steht am Anfang: Lage, Abweichungen, Entscheidungsbedarf. Grafiken und eine grafische Übersichtsseite (Dashboard) erleichtern das Erfassen von Entwicklungen, ersetzen aber nicht den Kommentar.

Komplexe Zahlen werden in einfacher Sprache erläutert. Der Satz „Die Forderungslaufzeit ist um zwölf Tage gestiegen“ ist korrekt, aber schwer einzuordnen. Verständlicher ist: „Kunden zahlen im Durchschnitt zwölf Tage später. Bei rund 6 Mio. Euro Jahresumsatz sind dadurch etwa 200.000 Euro zusätzlich gebunden.“ Der Kommentar wiederholt nicht die Tabellen, sondern erklärt, warum die Zahlen so aussehen und was daraus folgt.

Rechtlicher Rahmen und externes Reporting

Das externe Reporting ist gesetzlich geregelt. Die GmbH stellt einen Jahresabschluss nach HGB auf, legt ihn den Gesellschaftern vor (§ 42a GmbHG) und macht ihn nach § 325 HGB öffentlich zugänglich (Offenlegung). Dieses externe Reporting blickt zurück, ist standardisiert und richtet sich auch an Gläubiger und Öffentlichkeit. Das Management Reporting ist dagegen in Form und Inhalt frei, zukunftsgerichtet und für interne Leser bestimmt.

Jeder Gesellschafter einer GmbH kann von der Geschäftsführung Auskunft über die Angelegenheiten der Gesellschaft und Einsicht in Bücher und Schriften verlangen (§ 51a GmbHG). Der Gesellschaftsvertrag kann dieses Recht nicht ausschließen. Es ist aber ein Recht auf Verlangen und keine Pflicht zu regelmäßigen Berichten. Regelmäßige Monats- oder Quartalsberichte schuldet die Gesellschaft erst aufgrund vertraglicher Berichtspflichten, typischerweise aus Beteiligungsvertrag oder Gesellschaftervereinbarung. Bei der Aktiengesellschaft schreibt § 90 AktG regelmäßige Berichte des Vorstands an den Aufsichtsrat vor.

Investoren und Käufer kontrollieren in der Due Diligence, der eingehenden Prüfung vor Vertragsschluss, ob das Reporting mit dem Jahresabschluss übereinstimmt. Die Monatsergebnisse eines Jahres sollten sich auf das Jahresergebnis überleiten lassen, Unterschiede aus Abschlussbuchungen sollten erklärt sein.

Praxisbeispiel

Ein Softwareunternehmen mit 30 Mitarbeitenden hat nach seiner ersten Finanzierungsrunde mit professionellen Investoren einen Beirat mit zwei Investorenvertretern. Die Beiratsmitglieder erhalten sechs Wochen nach Monatsende einen Buchhaltungsexport mit 25 Seiten Kontensalden, ohne Kommentar. Die Sitzungen bestehen überwiegend aus Rückfragen zu einzelnen Zahlen. Das Unternehmen stellt auf einen vierseitigen Bericht um, der bis zum 15. des Folgemonats versandt wird:

1. Seite 1: sechs Kennzahlen, nämlich wiederkehrender Umsatz, Umsatz, Bruttomarge, monatlicher Mittelabfluss, Kassenbestand und Reichweite in Monaten, jeweils mit Plan und Vorjahr.
2. Seite 2: GuV für Monat und Jahr mit Plan-Ist-Vergleich.
3. Seite 3: Liquiditätsentwicklung und rollierender Forecast über zwölf Monate.
4. Seite 4: Kommentar zu den drei wesentlichen Entwicklungen, den Maßnahmen und den Punkten, über die der Beirat entscheiden soll.

Die Beiratssitzungen befassen sich seither vorrangig mit Entscheidungen. Das vierteljährliche Investoren-Update wird aus denselben Zahlen abgeleitet, sodass Beirat und übrige Investoren keine abweichenden Werte erhalten. Als später ein Investor für die nächste Runde prüft, liegen die Monatsberichte von zwei Jahren in einheitlicher Form vor und lassen sich auf die Jahresabschlüsse überleiten.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

• Investoren-Update: eine verdichtete Mitteilung an alle Investoren, je nach Wachstum monatlich oder quartalsweise. Es ist ein Auszug aus dem Management Reporting, der nach außen geht.
• Betriebswirtschaftliche Auswertung: die standardisierte Auswertung der Buchhaltung durch die Steuerberatung. Sie ist Datenquelle, aber kein Management Report.
• Beteiligungscontrolling: die Auswertung der Berichte durch den Investor für seine Beteiligung, für die das Management Reporting die Grundlage liefert.

Typische Fehler

• Zahlenfülle ohne Auswahl. Ein Bericht, der alle verfügbaren Werte zeigt, überlässt die Auswahl dem Leser und verfehlt seinen Zweck.
• Kommentar wiederholt die Tabelle. Ein Satz wie „Der Umsatz lag unter Plan“ ohne Ursache und Maßnahme liefert keine zusätzliche Information.
• Wechselnde Definitionen. Wird eine Kennzahl von Monat zu Monat anders berechnet, sind Entwicklungen nicht mehr vergleichbar.
• Keine Überleitung zum Jahresabschluss. Differenzen zwischen Monatsberichten und Abschluss, die niemand erklären kann, schwächen in der Due Diligence das Vertrauen in alle Zahlen.
• Unterschiedliche Zahlen je Empfänger. Erhalten Beirat, Bank und Investoren abweichende Werte für denselben Zeitraum, entsteht ein Glaubwürdigkeitsproblem.

Häufige Fragen

Wie umfangreich sollte ein Monatsbericht sein?

So knapp, wie es die Steuerung erlaubt. Eine Seite mit Kennzahlen und wenige Seiten zu Ergebnis, Liquidität und Kommentar reichen in den meisten Wachstumsunternehmen aus. Detailauswertungen gehören in einen Anhang.

Muss eine GmbH ihren Gesellschaftern monatlich berichten?

Nicht von Gesetzes wegen. Das Gesetz gewährt ein Auskunfts- und Einsichtsrecht auf Verlangen. Regelmäßige Berichte beruhen auf vertraglichen Vereinbarungen, wie sie in Finanzierungsrunden regelmäßig getroffen werden.

Wer erstellt das Management Reporting?

Die Finanzfunktion des Unternehmens, also Controlling oder CFO. In kleineren Unternehmen übernimmt das häufig ein Fractional CFO, der die Finanzfunktion in Teilzeit verantwortet, während die Steuerberatung Buchhaltung und BWA liefert.

Dürfen vorläufige Zahlen berichtet werden?

Ja, wenn sie als vorläufig gekennzeichnet sind und spätere Korrekturen im nächsten Bericht offen ausgewiesen werden. Ein rechtzeitiger vorläufiger Bericht ist nützlicher als ein vollständiger, der zu spät kommt.

Roemer Capital Perspektive

Ein sorgfältiges Reporting zahlt sich für unsere Mandanten zweimal aus: in der laufenden Steuerung und später im Datenraum, der geordneten Unterlagensammlung für die Prüfung, wenn Investoren oder Käufer die Monatsberichte der letzten Jahre prüfen. Als Fractional CFO richten wir den Bericht deshalb von Anfang an so ein, dass er sich auf die Jahresabschlüsse überleiten lässt und für Geschäftsführung, Beirat und Investoren dieselben Zahlen zeigt.

In Roemer Capital OS erhalten Mandanten ihre Berichte mit Erläuterungen in verständlicher Sprache, damit auch Gesellschafter und Beiratsmitglieder ohne Finanzhintergrund die Lage einordnen können. Das Investoren-Update leiten wir aus demselben Zahlenwerk ab.