Roemer Capital OS (RCOS)

Was ist Roemer Capital OS?

Roemer Capital OS (kurz RCOS) ist die digitale Mandatsplattform der Roemer Capital GmbH. Auf ihr laufen der Transaktionsprozess bei Finanzierungsrunden und Unternehmensverkäufen sowie die Fractional-CFO-Leistungen von Roemer Capital zusammen. Mandanten greifen über das Mandatsportal auf roemer-capital.com auf die Plattform zu.

Die Abkürzung „OS“ steht für Operating System, also Betriebssystem. Gemeint ist keine Einzelplatzsoftware, sondern die gemeinsame Arbeitsumgebung eines Mandats: Unterlagen, Aufgaben, Abstimmungen und der aktuelle Stand liegen an einem Ort, für das begleitete Unternehmen ebenso wie für das Beraterteam. Mit der Version 2.0 bildet RCOS den gesamten Transaktionsprozess ab und bindet die CFO Services ein.

Digitale Mandatsplattformen im Fundraising und im M&A

Eine Finanzierungsrunde oder ein Unternehmensverkauf besteht aus Arbeitsschritten, die aufeinander aufbauen. Unterlagen werden gesammelt und geprüft, ein Businessplan und ein Finanzmodell entstehen, die Equity Story wird entwickelt, ein Datenraum wird aufgebaut. Danach folgen die Ansprache von Investoren oder Erwerbern, die Gespräche, die Prüfung durch die Gegenseite und die Verhandlung der Verträge.

Klassisch verteilen sich diese Schritte auf E-Mail, Tabellenkalkulationen, geteilte Ordner und einen separat angemieteten virtuellen Datenraum. Der Stand eines Mandats ergibt sich dann erst aus der Zusammenschau vieler Quellen, und jede Unterlage existiert oft in mehreren Fassungen. Eine digitale Mandatsplattform führt die Schritte in einer Umgebung zusammen. Sie ersetzt nicht die Beratung, sondern schafft die Ordnung, in der Beratung, Unterlagen und Kommunikation zusammenfinden.

Was die Plattform für Mandanten bewirkt

Für das begleitete Unternehmen zählt nicht die Technik, sondern das Ergebnis. RCOS ist auf drei Wirkungen ausgerichtet.

• Tempo. Die Unterlagen, die Investoren oder Erwerber erwarten, liegen früher vollständig vor. Die Ansprache beginnt dadurch früher, und Rückfragen lassen sich zügiger beantworten.
• Qualität. Unterlagen, Zahlen und Equity Story folgen einem einheitlichen Standard. Was Investoren erreicht, ist vorher von Menschen aus dem Beraterteam geprüft.
• Überblick. Offene Punkte, vorliegende Unterlagen und nächste Schritte sind jederzeit sichtbar, für die Geschäftsführung ebenso wie für die Berater.

Diese Wirkungen hängen eng mit dem zusammen, was Investoren als Investor Readiness bezeichnen. Im Verständnis von Roemer Capital umfasst sie fünf Ebenen: strategische Klarheit, finanzielle Transparenz, operative Reife, rechtliche Sauberkeit und Due-Diligence-Bereitschaft. Eine Plattform schafft keine dieser Eigenschaften aus sich heraus. Sie macht aber sichtbar, wo ein Unternehmen steht, und verkürzt den Weg zu einer Due-Diligence-Bereitschaft, bei der ein Datenraum innerhalb von 24 Stunden bereitgestellt werden kann.

Transaktionsprozess und CFO Services auf einer Plattform

Die Besonderheit von RCOS liegt in der Verbindung zweier Leistungsbereiche. Fractional-CFO-Leistungen umfassen die Finanzfunktion auf Zeit, also Finanzmodell, Planung, Reporting und Investorenkommunikation (verwandt mit dem Interim CFO). Transaktionsleistungen umfassen die Vorbereitung und Durchführung einer Finanzierungsrunde oder eines Unternehmensverkaufs bis zur Unterzeichnung der Verträge.

Beide Bereiche greifen inhaltlich ineinander. Das Finanzmodell aus der CFO-Begleitung ist die Grundlage für Unternehmensbewertung und Equity Story. Die laufende Berichterstattung an die Gesellschafter schafft die Zahlenbasis, auf die sich neue Investoren in der Due Diligence stützen. Laufen beide Bereiche über dieselbe Plattform, bauen die Arbeitsschritte auf einem gemeinsamen Stand auf, statt nebeneinander herzulaufen.

Vertraulichkeit und getrennte Zugänge

Transaktionsunterlagen enthalten Geschäftsgeheimnisse, Vertragsinhalte und personenbezogene Daten. Üblich ist deshalb ein gestufter Zugang: In frühen Phasen arbeiten Investoren mit einem anonymisierten Teaser und dem Pitch Deck, vertrauliche Unterlagen folgen erst nach Abschluss einer Vertraulichkeitsvereinbarung (NDA) und in der passenden Prozessphase. Der vollständige Datenraum wird in der Regel erst geöffnet, wenn ein Investor ernsthaftes Interesse bekundet hat.

In RCOS haben Mandanten und Investoren getrennte Zugänge. Die Entscheidung darüber, welche Unterlagen welchem Investor zu welchem Zeitpunkt zur Verfügung stehen, bleibt eine Entscheidung von Geschäftsführung und Beraterteam und wird nicht der Technik überlassen.

Grenzen einer Mandatsplattform

Eine Plattform beschleunigt die Arbeit, sie ersetzt aber keine Entscheidung. Fragen der Bewertung, der Rundenstruktur, der Auswahl von Investoren oder Erwerbern und der Verhandlung der Konditionen im Term Sheet bleiben Aufgabe von Geschäftsführung und Beratern. Beteiligungs- und Kaufverträge gestalten die Kanzleien der Beteiligten. Die Übertragung von Geschäftsanteilen an einer GmbH und die Verpflichtung dazu bedürfen der notariellen Beurkundung (§ 15 Abs. 3 und 4 GmbHG), ebenso der Beschluss über eine Kapitalerhöhung im Rahmen einer Finanzierungsrunde (§ 53 GmbHG).

Auch die Qualität der Ausgangsdaten bleibt entscheidend. Sind Buchhaltung, Verträge oder Gesellschafterliste lückenhaft, zeigt eine Plattform diese Lücken früher, schließen muss sie das Unternehmen selbst.

Praxisbeispiel

Ein Softwareunternehmen mit rund 4 Mio. Euro wiederkehrendem Jahresumsatz plant eine Series-A-Runde über 8 Mio. Euro und nutzt parallel die Fractional-CFO-Leistungen. In vereinfachter Form verläuft das Mandat so:

1. Mit Beginn des Mandats erhält die Geschäftsführung einen persönlichen Zugang zum Mandatsportal und stellt die angefragten Grundunterlagen bereit, darunter Jahresabschlüsse, aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertungen und die Gesellschafterliste.
2. Das Beraterteam erarbeitet Finanzmodell, Unternehmensbewertung und Equity Story und stimmt sie mit der Geschäftsführung ab. Fehlende Angaben sind früh sichtbar und werden gezielt nachgefordert.
3. Der Datenraum steht, bevor die Ansprache der Investoren beginnt. Investoren, die eine Vertraulichkeitsvereinbarung unterzeichnet haben, erhalten Zugang zu den für sie freigegebenen Unterlagen.
4. In der Due Diligence behält die Geschäftsführung den Überblick darüber, welche Punkte offen sind und welche erledigt.
5. Nach dem Vollzug der Runde läuft die CFO-Begleitung auf derselben Plattform weiter. Das Reporting an die neuen Gesellschafter baut auf den Zahlen auf, die bereits in der Runde verwendet wurden.

Der Vorteil liegt weniger in einem einzelnen Schritt als im Zusammenhang: Jede Phase beginnt auf dem Stand, den die vorherige hinterlassen hat.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

• Virtueller Datenraum. Ein Datenraum dient der geordneten Bereitstellung von Unterlagen für die Prüfung durch Investoren oder Erwerber. Eine Mandatsplattform umfasst den Datenraum, reicht aber bis zu Aufgaben, Abstimmungen und dem Stand des gesamten Mandats.
• CRM. Ein CRM verwaltet Kundenbeziehungen und Vertriebschancen eines Unternehmens. Eine Mandatsplattform ist auf ein einzelnes Transaktions- oder Beratungsmandat ausgerichtet.
• Investorenplattform. Plattformen, auf denen sich Unternehmen einer Vielzahl von Investoren präsentieren, arbeiten nach dem Marktplatzprinzip. RCOS ist dagegen die Arbeitsumgebung eines begleiteten Mandats mit gezielter und vertraulicher Ansprache.
• Projektmanagement-Software. Allgemeine Werkzeuge zur Aufgabenverwaltung bilden weder transaktionstypische Unterlagen noch gestufte Zugänge für Investoren ab.

Typische Fehler

• Kommunikation neben der Plattform. Werden Absprachen und Unterlagen parallel per E-Mail ausgetauscht, entstehen abweichende Fassungen, und der Stand des Mandats ist nicht mehr an einem Ort nachvollziehbar.
• Unvollständige Grundunterlagen. Fehlen zu Beginn Jahresabschlüsse, aktuelle Zahlen oder die Gesellschafterliste, verzögert sich jeder folgende Schritt. Die Vorbereitung beginnt deshalb mit einem vollständigen Satz Grundunterlagen.
• Abweichende Zahlen in verschiedenen Unterlagen. Weichen Umsatz oder Kennzahlen zwischen Pitch Deck, Finanzmodell und Datenraum voneinander ab, gilt das in der Due Diligence als Warnsignal und kostet Vertrauen.
• Zu früher Zugang zu vertraulichen Unterlagen. Vertrauliche Unterlagen gehören erst nach unterzeichneter Vertraulichkeitsvereinbarung und in der passenden Prozessphase an Dritte.
• Technik statt Entscheidung. Eine digitale Umgebung beschleunigt die Arbeit, sie nimmt der Geschäftsführung aber keine Entscheidung über Bewertung, Struktur und Verhandlungsposition ab.

Häufige Fragen

Wer kann Roemer Capital OS nutzen?

Mandanten von Roemer Capital. Mit Beginn des Mandats erhält das Unternehmen einen persönlichen Zugang zum Mandatsportal auf roemer-capital.com. Investoren erhalten im Rahmen eines Prozesses einen eigenen Zugang.

Ersetzt die Plattform die Beratung?

Nein. RCOS nimmt dem Beraterteam Routinearbeit ab und schafft eine gemeinsame Arbeitsumgebung. Strategie, Bewertung und Verhandlung liegen beim Beraterteam und bei der Geschäftsführung, die rechtliche Umsetzung bei den Kanzleien der Beteiligten.

Ist RCOS nur für Finanzierungsrunden gedacht?

Nein. Die Plattform begleitet Finanzierungsrunden, Unternehmensverkäufe und die Fractional-CFO-Leistungen von Roemer Capital.

Was ändert sich mit der Version 2.0?

Mit der Version 2.0 bildet RCOS den gesamten Transaktionsprozess ab und bindet die CFO Services ein. Unternehmen, die beide Leistungen in Anspruch nehmen, haben damit einen Zugang und einen gemeinsamen Stand.

Worin unterscheidet sich eine Mandatsplattform von E-Mail und geteilten Ordnern?

Im gemeinsamen Stand. Unterlagen, offene Punkte und Abstimmungen liegen an einem Ort und in derselben Ordnung, statt über Postfächer und Ordner verteilt zu sein.

Roemer Capital Perspektive

Wir haben RCOS entwickelt, weil sich Tempo und Sorgfalt in einer Transaktion nicht ausschließen müssen. Eine Finanzierungsrunde dauert bei uns typischerweise sechs bis acht Monate, ein Unternehmensverkauf zehn bis 18 Monate. Jede Woche, die ein Mandat schneller zu belastbaren Unterlagen kommt, ist Zeit, die das Unternehmen für sein Geschäft zurückgewinnt.

Für die Qualität gilt bei uns eine feste Regel: Bevor eine Unterlage einen Investor erreicht, hat ein Mensch aus unserem Team sie geprüft. Die rechtliche und steuerliche Umsetzung liegt bei Kanzlei und Steuerberatung des Mandanten. Wir bereiten wirtschaftlich vor, koordinieren und verhandeln mit.