Roemer Capital OS (RCOS)

Was ist Roemer Capital OS?

Roemer Capital OS (kurz RCOS) ist das Mandantenportal der Roemer Capital GmbH, einer unabhängigen Beratung für Finanzierungsrunden und Unternehmensverkäufe in Düsseldorf. Im Mandantenportal verfolgen Mandanten ihren Transaktionsprozess, also eine Finanzierungsrunde oder einen Unternehmensverkauf, und erhalten die Ergebnisse der CFO-Leistungen von Roemer Capital. Der Zugang erfolgt über roemer-capital.com.

Die Abkürzung „OS“ steht für Operating System, also Betriebssystem. So wie ein Betriebssystem die Grundlage ist, auf der ein Computer seine Programme ausführt, ist das Mandantenportal der gemeinsame Ausgangspunkt eines Mandats. Unterlagen, offene Punkte, Zahlen und Berichte finden Geschäftsführung und Beraterteam an einer Stelle, statt sie aus E-Mails, Tabellen und geteilten Ordnern zusammenzusuchen. Seit der Version 2.0 umfasst RCOS neben dem Transaktionsprozess auch die CFO-Funktionen.

Mandantenportale in Finanzierung und Unternehmensverkauf

Eine Finanzierungsrunde oder ein Unternehmensverkauf besteht aus Arbeitsschritten, die aufeinander aufbauen. Unterlagen werden gesammelt und geprüft, ein Businessplan und ein Finanzmodell entstehen, die Equity Story wird entwickelt, also die schlüssige Begründung, warum das Unternehmen eine Investition wert ist. Parallel entsteht ein Datenraum, in dem die Gegenseite die Unterlagen prüft. Danach folgen die Ansprache von Investoren oder Erwerbern, die Gespräche, die Due Diligence (die gründliche Prüfung des Unternehmens vor Vertragsschluss) und die Verhandlung der Verträge.

Ohne gemeinsamen Ort verteilen sich diese Schritte auf viele Postfächer und Ablagen. Den aktuellen Stand kennt dann oft nur, wer alle Quellen zusammenführt, und viele Unterlagen existieren in mehreren Fassungen. Ein Mandantenportal ändert das für das begleitete Unternehmen: Es sieht jederzeit, was vorliegt, was fehlt und was als Nächstes ansteht. Die Beratung selbst ersetzt es nicht.

Was Mandanten im Transaktionsprozess davon haben

Für das begleitete Unternehmen zählt nicht die Technik, sondern das Ergebnis. Im Transaktionsprozess sind das drei Wirkungen:

• Tempo. Die Unterlagen, die Investoren oder Erwerber erwarten, liegen früher vollständig vor. Die Ansprache kann früher beginnen, und Rückfragen in der Due Diligence lassen sich zügiger beantworten.
• Qualität. Unterlagen, Zahlen und Equity Story folgen einem einheitlichen Standard und sind vom Beraterteam geprüft, bevor sie Investoren oder Erwerber erreichen.
• Überblick. Offene Punkte, vorliegende Unterlagen und nächste Schritte sind für die Geschäftsführung jederzeit sichtbar, ohne dass sie beim Beraterteam nachfragen muss.

Diese Wirkungen zielen auf das, was Investoren vor einer Beteiligung erwarten: nachvollziehbare Zahlen, vollständige Unterlagen und schnelle, widerspruchsfreie Antworten. Gerade Widersprüche zwischen Präsentation, Finanzmodell und Datenraum kosten in der Prüfung Vertrauen. Ein gemeinsamer Stand für alle Unterlagen beugt dem vor.

CFO-Funktionen im Mandantenportal

Neben dem Transaktionsprozess umfasst RCOS die Leistungen von Roemer Capital als Fractional CFO, also als erfahrene Finanzleitung in Teilzeit. Für Mandanten zeigt sich das in vier Ergebnissen:

• Plan-Ist-Vergleich: Die tatsächlichen Monatszahlen stehen neben den geplanten, Abweichungen sind in Euro und Prozent beziffert (Plan-Ist-Vergleich).
• Benchmarks und Finanz-Check: Kennzahlen werden an Vergleichswerten gemessen (Benchmarking), und eine strukturierte Bestandsaufnahme zeigt Stärken und Handlungsbedarf der Finanzen (Financial Health Check).
• Integrierte Planung: Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Liquidität sind rechnerisch verbunden geplant (integrierte Finanzplanung). Jede Annahme, etwa ein späterer Vertriebsstart, wirkt damit zugleich auf Ergebnis, Vermögen und Kontostand.
• Verständlich erläuterte Berichte: Die Zahlen kommen mit einer Erläuterung in klarer Sprache, die Ursachen und Folgen von Abweichungen benennt. So sieht ein gutes Management Reporting an Geschäftsführung, Beirat und Gesellschafter aus.

Diese Funktionen gehören zum Controlling, der Unterstützung der Geschäftsführung durch Planung, Steuerung und Information. Ihren besonderen Wert zeigen sie im Zusammenspiel mit dem Transaktionsprozess. Das Finanzmodell aus der CFO-Begleitung ist die Grundlage für Unternehmensbewertung und Equity Story. Die laufenden Berichte an die Gesellschafter schaffen die Zahlenbasis, auf die sich neue Investoren oder Erwerber in der Due Diligence stützen. Nach einer Finanzierungsrunde setzen die Berichte an die neuen Gesellschafter auf den Zahlen auf, mit denen das Unternehmen in der Runde überzeugt hat.

Grenzen eines Mandantenportals

Ein Mandantenportal beschleunigt die Arbeit, es ersetzt aber keine Entscheidung. Bewertung, Rundenstruktur, Auswahl von Investoren oder Erwerbern und die Verhandlung der Konditionen im Term Sheet, dem Eckpunktepapier einer Runde, bleiben Aufgabe von Geschäftsführung und Beraterteam. Auch welche Unterlagen welcher Interessent zu welchem Zeitpunkt erhält, legen beide gemeinsam fest. Vertrauliche Unterlagen gehen in der Regel erst nach einer unterzeichneten Vertraulichkeitsvereinbarung an Dritte.

Beteiligungs- und Kaufverträge gestalten die Kanzleien der Beteiligten. Die Übertragung von GmbH-Geschäftsanteilen und die Verpflichtung dazu müssen notariell beurkundet werden (§ 15 Abs. 3 und 4 GmbHG). Dasselbe gilt für den Beschluss über eine Kapitalerhöhung (§ 53 GmbHG). Eine Grenze setzt auch die Qualität der Ausgangsdaten: Sind Buchhaltung, Verträge oder Gesellschafterliste lückenhaft, werden diese Lücken im Mandantenportal früher sichtbar, schließen muss sie das Unternehmen selbst.

Praxisbeispiel: Plan-Ist-Vergleich in RCOS nach einer Series A

Ein Softwareunternehmen mit rund 4 Mio. Euro wiederkehrendem Jahresumsatz schließt eine Series-A-Runde über 8 Mio. Euro ab und nutzt danach die CFO-Leistungen weiter. Während der Runde lag der Datenraum vor der ersten Ansprache vollständig vor. Nach dem Vollzug zeigt das Mandantenportal die Planung für die folgenden Monate und jeden Monat den Abgleich mit den Istzahlen. Die Zahlen sind anonymisierte Beispielwerte:

1. Plan nach dem Vollzug: 9.000.000 Euro liquide Mittel, monatlicher Nettomittelabfluss (Burn Rate), also Ausgaben abzüglich Einnahmen, 400.000 Euro, Reichweite 9.000.000 ÷ 400.000 = 22,5 Monate
2. Plan-Ist-Vergleich im vierten Monat: Umsatz 360.000 Euro statt geplanter 400.000 Euro, Abweichung minus 40.000 Euro oder minus 10 %. Bei unveränderten Kosten steigt der Mittelabfluss in diesem Monat auf 440.000 Euro
3. Liquide Mittel am Ende des vierten Monats: 9.000.000 minus 3 × 400.000 minus 440.000 = 7.360.000 Euro statt geplanter 7.400.000 Euro
4. Restreichweite, wenn die Abweichung anhält: 7.360.000 ÷ 440.000 = rund 16,7 Monate statt der geplanten 7.400.000 ÷ 400.000 = 18,5 Monate

Der Monatsbericht erläutert die Ursache, im Beispiel einen verschobenen Vertragsabschluss mit einem Großkunden, und zeigt, dass die Reichweite ohne Gegenmaßnahme um knapp zwei Monate sinkt. Die Geschäftsführung erkennt das im vierten Monat und nicht erst beim Jahresabschluss. Sie kann Kosten anpassen oder die nächste Runde früher vorbereiten, bevor die Gesellschafter nachfragen.

Abgrenzung: Mandantenportal, Datenraum, CRM und Investorenplattform

• Virtueller Datenraum: dient der geordneten Bereitstellung von Unterlagen für die Prüfung durch Investoren oder Erwerber. Das Mandantenportal ist auf das begleitete Unternehmen ausgerichtet und umfasst den Stand des gesamten Mandats.
• Fractional CFO: die Leistung selbst, also eine erfahrene Finanzleitung in Teilzeit. RCOS ist der Ort, an dem Mandanten deren Ergebnisse wie Planung, Plan-Ist-Vergleich und Berichte vorfinden.
• CRM: ein System, mit dem ein Unternehmen seine Kundenbeziehungen und Vertriebschancen verwaltet. Ein Mandantenportal ist dagegen auf ein einzelnes Beratungsmandat ausgerichtet.
• Investorenplattform: Plattformen, auf denen sich Unternehmen einer Vielzahl von Investoren präsentieren, arbeiten nach dem Marktplatzprinzip. RCOS ist dagegen das Portal eines begleiteten Mandats mit gezielter und vertraulicher Ansprache.

Typische Fehler

• Kommunikation neben dem Portal. Werden Absprachen und Unterlagen parallel per E-Mail ausgetauscht, entstehen abweichende Fassungen, und der Stand des Mandats ist nicht mehr an einem Ort nachvollziehbar.
• Unvollständige Grundunterlagen. Fehlen zu Beginn Jahresabschlüsse, aktuelle Zahlen oder die Gesellschafterliste, verzögert sich jeder folgende Schritt.
• Abweichende Zahlen in verschiedenen Unterlagen. Weichen Umsatz oder Kennzahlen zwischen Pitch Deck, Finanzmodell und Datenraum voneinander ab, gilt das in der Due Diligence als Warnsignal.
• Planung nach der Runde nicht fortgeführt. Wird das Finanzmodell nach dem Vollzug nicht mehr mit den Istzahlen verglichen, fehlt bei der nächsten Runde die Grundlage, um Abweichungen zu erklären.
• Portal statt Entscheidung. Eine digitale Umgebung beschleunigt die Arbeit, sie nimmt der Geschäftsführung aber keine Entscheidung über Bewertung, Struktur und Verhandlungsposition ab.

Häufige Fragen

Wer kann Roemer Capital OS nutzen und wo ist der Login?

Mandanten von Roemer Capital. Mit Beginn des Mandats erhält das Unternehmen einen persönlichen Zugang; die Anmeldung erfolgt über den Menüpunkt Mandantenportal auf roemer-capital.com.

Ersetzt das Mandantenportal die Beratung?

Nein. RCOS schafft den gemeinsamen Stand, auf dem die Beratung aufbaut. Strategie, Bewertung und Verhandlung liegen beim Beraterteam und bei der Geschäftsführung, die rechtliche Umsetzung bei den Kanzleien der Beteiligten.

Ist RCOS nur für Finanzierungsrunden gedacht?

Nein. Das Mandantenportal begleitet den gesamten Transaktionsprozess bei Finanzierungsrunden und Unternehmensverkäufen sowie die CFO-Leistungen von Roemer Capital.

Welche CFO-Funktionen bietet RCOS?

Plan-Ist-Vergleich, Benchmarks und Finanz-Check, eine integrierte Planung von Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Liquidität sowie verständlich erläuterte Berichte. Sie geben der Geschäftsführung laufend ein Bild der finanziellen Lage und schaffen zugleich die Zahlenbasis für spätere Gespräche mit Investoren oder Erwerbern.

Was bringt das Mandantenportal gegenüber E-Mail und geteilten Ordnern?

Einen gemeinsamen Stand. Unterlagen, offene Punkte und Zahlen liegen an einem Ort und in derselben Ordnung, statt über Postfächer und Ordner verteilt zu sein.

Roemer Capital Perspektive

Wir haben RCOS entwickelt, weil sich Tempo und Sorgfalt in einem Transaktionsprozess nicht ausschließen müssen. Eine Finanzierungsrunde dauert bei uns typischerweise sechs bis acht Monate, ein Unternehmensverkauf sechs bis zwölf Monate. Jede Woche, die ein Mandat schneller zu belastbaren Unterlagen kommt, gewinnt das Unternehmen für sein Geschäft zurück. Ein Datenraum ist bei uns innerhalb von 24 Stunden bereitstellbar.

Für die Qualität gilt eine feste Regel: Bevor eine Unterlage einen Investor oder Erwerber erreicht, hat unser Beraterteam sie geprüft. Bei den CFO-Funktionen achten wir darauf, dass die Zahlen, mit denen ein Unternehmen Kapital eingeworben hat, auch danach die Grundlage von Planung und Berichten bleiben. Für die nächste Runde sollte die Reichweite der liquiden Mittel bei Prozessbeginn 12 bis 18 Monate betragen. Die rechtliche und steuerliche Umsetzung liegt bei Kanzlei und Steuerberatung des Mandanten.