Financial Health Check

Was ist ein Financial Health Check?

Financial Health Check (Finanz-Check) bezeichnet eine strukturierte, zeitlich begrenzte Bestandsaufnahme der finanziellen Lage eines Unternehmens und der Qualität seiner Finanzfunktion. Untersucht werden Liquidität, Ertragskraft, Kapitalstruktur (das Verhältnis von Eigen- und Fremdkapital) und Working Capital (das im laufenden Geschäft gebundene Kapital) ebenso wie Buchhaltung, Reporting und Planung. Das Ergebnis ist eine Bewertung je Prüffeld mit einer priorisierten Liste von Maßnahmen.

Er entspricht der Vorsorgeuntersuchung beim Hausarzt: Werte messen, nachfragen, Befund besprechen und dort, wo ein Spezialgebiet berührt ist, an die Fachärztin überweisen. Die Rolle der Fachärzte übernehmen hier Steuerberatung und Kanzlei.

Anlass ist häufig der Beginn einer Begleitung durch einen Fractional CFO, der die Finanzfunktion auf Zeit übernimmt, oder die Vorbereitung einer Finanzierungsrunde oder eines Unternehmensverkaufs. Weitere Anlässe sind ein Wechsel in der Geschäftsführung oder ein erstes Warnsignal wie eine sinkende Liquiditätsreichweite. Auftraggeber sind Geschäftsführung oder Gesellschafter. Der Health Check ist weder gesetzlich geregelt noch eine Prüfung im Sinne des HGB. Er endet nicht mit einem Prüfungsurteil, sondern mit einer fachlichen Einschätzung.

Prüffelder

• Liquidität und Runway: Kassenbestand, monatlicher Mittelabfluss, Reichweite der Mittel in Monaten (Runway), verfügbare Kreditlinien und die Frage, ob eine kurzfristige Liquiditätsvorschau gepflegt wird.
• Rentabilität und Margen: Bruttomarge, EBITDA (Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen) und Deckungsbeiträge, also was ein Produkt oder eine Kundengruppe nach Abzug der direkt zurechenbaren Kosten beiträgt, jeweils im Zeitverlauf.
• Kapitalstruktur: Eigenkapital und Eigenkapitalquote, Gesellschafterdarlehen und Rangrücktritte (Vereinbarungen, nach denen ein Darlehen hinter die übrigen Gläubiger zurücktritt), Kreditverträge mit Finanzkennzahlen und Sicherheiten.
• Working Capital: Forderungslaufzeit, überfällige Forderungen, Lieferantenverbindlichkeiten und Vorräte (Working Capital).
• Buchhaltung und Reporting: Aktualität der BWA (der monatlichen Kurzauswertung der Buchhaltung), monatliche Abgrenzungen (die Zuordnung von Kosten und Erträgen zum richtigen Monat), abgestimmte Konten und die Überleitung der Monatszahlen auf den Jahresabschluss.
• Planungsqualität: ob eine integrierte Finanzplanung vorliegt, wie genau frühere Pläne eingetroffen sind und ob die Annahmen dokumentiert sind.

Steuern und Verträge werden als Hinweisfelder aufgenommen, nicht beurteilt. Noch offene Steuerbescheide, eine laufende Betriebsprüfung, Kündigungsrechte von Kunden oder Banken bei einem Gesellschafterwechsel (Kontrollwechselklauseln) und Bürgschaften werden festgehalten und an Steuerberatung oder Kanzlei weitergegeben.

Ablauf

1. Unterlagen: Jahresabschlüsse der letzten zwei bis drei Jahre und die aktuelle BWA mit Summen- und Saldenliste (der Übersicht aller Konten mit ihren Ständen). Dazu kommen Listen der offenen Kunden- und Lieferantenrechnungen, Planung, Kredit- und Leasingverträge und Gesellschafterliste.
2. Analyse: Kennzahlen und Zeitreihen je Prüffeld, Abgleich von Plan und Ist, Überleitung von BWA und Jahresabschluss.
3. Gespräche: mit Geschäftsführung, Buchhaltung und Steuerberatung, um Auffälligkeiten zu klären.
4. Bewertung: Einstufung jedes Prüffelds nach vorher festgelegten Kriterien.
5. Abschlussbesprechung: Vorstellung der Befunde und Vereinbarung eines Maßnahmenplans mit Zuständigkeiten und Terminen.

Ergebnis: Ampel und Befundliste

Verbreitet ist eine Ampelbewertung je Prüffeld. Grün bedeutet keinen Handlungsbedarf, Gelb Nachbesserung innerhalb der nächsten Monate, Rot sofortigen Handlungsbedarf. Damit die Farben nicht beliebig wirken, werden die Kriterien vorher festgelegt, etwa eine Mindestreichweite der Liquidität oder ein spätester Termin für die BWA.

Die Befundliste nennt je Befund die Auswirkung, möglichst in Euro, die empfohlene Maßnahme, die zuständige Person und einen Termin. Liquiditätsthemen stehen an erster Stelle. Ergeben sich Anhaltspunkte für einen Insolvenzgrund, ist die Lage unverzüglich rechtlich prüfen zu lassen; der Health Check ersetzt diese Prüfung nicht (Krisenfrüherkennung).

Bedeutung vor Finanzierungsrunde und Verkauf

Ein Health Check nimmt aus der Innensicht vorweg, was Investoren und Käufer später in der Due Diligence prüfen, der eingehenden Prüfung vor Vertragsschluss. Der Unterschied liegt im Zeitpunkt. Befunde wie fehlende Abgrenzungen, ungeklärte Differenzen zwischen Monatsberichten und Jahresabschluss oder nicht dokumentierte Kennzahlen lassen sich vor Prozessbeginn beheben. Im laufenden Prozess führen dieselben Befunde zu Rückfragen, Verzögerungen und Garantieforderungen. Vor einem Verkauf klärt der Health Check auch, ob sich eine Vendor Due Diligence lohnt.

Praxisbeispiel

Ein Hersteller von Messtechnik mit 9 Mio. Euro Umsatz und 55 Mitarbeitenden plant eine Wachstumsfinanzierung. Der Health Check ergibt folgendes Bild:

• Liquidität, gelb: Die Mittel reichen nach überschlägiger Rechnung rund elf Monate, eine wöchentliche Vorschau fehlt.
• Rentabilität, gelb: Die Bruttomarge ist stabil, eine von drei Produktlinien erzielt nach Abzug ihrer direkt zurechenbaren Kosten jedoch keinen positiven Deckungsbeitrag.
• Kapitalstruktur, grün: Das Eigenkapital ist positiv, ein Gesellschafterdarlehen ist mit Rangrücktritt versehen.
• Working Capital, rot: Die Forderungslaufzeit ist binnen eines Jahres von 45 auf 75 Tage gestiegen. Bei 9.000.000 Euro Jahresumsatz entfallen auf einen Tag rund 24.658 Euro; die 30 zusätzlichen Tage binden damit rund 740.000 Euro.
• Buchhaltung und Reporting, gelb: Die BWA liegt erst sechs Wochen nach Monatsende vor. Rückstellungen, also Beträge für absehbare Verpflichtungen wie Gewährleistung und Urlaub, werden nur zum Jahresende gebucht.
• Planung, rot: Es gibt nur eine Umsatz- und Kostenplanung ohne Bilanz, und der Umsatz des Vorjahres lag 20 % unter Plan.
• Hinweisfelder: Nachweise für steuerfreie Lieferungen ins EU-Ausland gehen an die Steuerberatung, eine Kontrollwechselklausel im Kreditvertrag an die Kanzlei.

Der Maßnahmenplan beginnt mit dem Forderungsmanagement, weil dort die größte Liquiditätsreserve liegt, und mit einer 13-Wochen-Vorschau. Parallel entsteht eine integrierte Planung. Den Finanzierungsprozess startet das Unternehmen, sobald die Planung vorliegt und die ersten überfälligen Forderungen eingezogen sind.

Abgrenzung zu verwandten Begriffen

• Vendor Due Diligence: eine vom Verkäufer beauftragte Prüfung durch unabhängige Berater, deren Bericht den Bietern zur Verfügung gestellt wird. Der Health Check bleibt dagegen intern.
• Due Diligence: die Prüfung durch Investor oder Käufer vor einer Transaktion. Sie ist umfassender, wird von der Gegenseite beauftragt und fließt in Preis und Vertrag ein.
• Red Flag Report: ein auf wesentliche Risiken verdichteter Prüfungsbericht im Transaktionsprozess. Der Health Check erfasst zusätzlich die Qualität der laufenden Finanzfunktion.
• Rating und Bonität: die Einschätzung der Kreditwürdigkeit durch Bank oder Ratingagentur, ausgerichtet auf die Rückzahlungsfähigkeit. Der Health Check ist breiter und dient der eigenen Steuerung.
• Wirtschaftsprüfung: die gesetzlich geregelte Abschlussprüfung mit Bestätigungsvermerk. Ein Health Check trifft kein Urteil über den Jahresabschluss.

Typische Fehler

• Befunde ohne Maßnahmenplan. Eine Ampel ohne Zuständigkeiten und Termine beschreibt die Lage, verändert sie aber nicht.
• Nur Kennzahlen, keine Prozesse. Gute Zahlen aus einer unzuverlässigen Buchhaltung sind kein gutes Ergebnis. Die Qualität der Datengrundlage gehört zu jedem Prüffeld.
• Zu später Zeitpunkt. Ein Health Check während der laufenden Due Diligence lässt keine Zeit mehr, Befunde zu beheben.
• Ampel ohne Maßstab. Ohne vorab festgelegte Kriterien für Grün, Gelb und Rot hängt die Bewertung vom Eindruck im Gespräch ab.
• Hinweisfelder als erledigt betrachtet. Die Aufnahme eines steuerlichen oder vertraglichen Themas ersetzt nicht dessen Prüfung durch Steuerberatung oder Kanzlei.

Häufige Fragen

Wie lange dauert ein Financial Health Check?

Je nach Größe des Unternehmens und Zustand der Unterlagen meist einige Wochen. Die meiste Zeit kostet oft das Zusammentragen abgestimmter Daten.

Ersetzt ein Health Check die Due Diligence?

Nein. Investoren und Käufer führen ihre eigene Prüfung durch. Der Health Check sorgt dafür, dass das Unternehmen die voraussichtlichen Befunde kennt, bevor sie in der Verhandlung eine Rolle spielen.

Ist ein Health Check eine Prüfung im Sinne des HGB?

Nein. Er ist eine betriebswirtschaftliche Bestandsaufnahme ohne gesetzlichen Rahmen und endet nicht mit einem Bestätigungsvermerk. Aussagen über die Ordnungsmäßigkeit des Jahresabschlusses bleiben dem Abschlussprüfer vorbehalten.

Wie oft sollte ein Health Check wiederholt werden?

Vor jedem größeren Kapitalereignis und darüber hinaus etwa jährlich, um zu prüfen, ob die vereinbarten Maßnahmen gewirkt haben.

Roemer Capital Perspektive

Am Anfang jeder CFO-Begleitung steht bei uns ein Finanz-Check. Er zeigt, wo die Finanzfunktion steht, und legt die Reihenfolge der Arbeit fest. Vor einer Finanzierungsrunde richten wir ihn an den vier Säulen aus, die darüber entscheiden, ob ein Unternehmen investorenfähig ist, also mit externem Kapital überproportional wachsen kann: Runway, KPIs, Unit Economics (Wirtschaftlichkeit je Kunde) und Governance (Regeln für Führung und Kontrolle).

Mandanten finden das Ergebnis in Roemer Capital OS, zusammen mit Benchmarks und den vereinbarten Maßnahmen. Steuerliche und vertragliche Hinweisfelder geben wir an Steuerberatung und Kanzlei des Unternehmens weiter, weil Roemer Capital diese Fragen nicht beurteilt.