Red Flag Report

Was ist ein Red Flag Report?

Red Flag Report (Bericht über wesentliche Risiken) bezeichnet einen Due-Diligence-Bericht, der sich auf Befunde beschränkt, die für die Entscheidung über eine Transaktion, den Preis oder die Vertragsgestaltung erheblich sind. Unauffällige Sachverhalte werden nicht beschrieben. Der Name geht auf das Bild der roten Warnflagge zurück, die einen Befund mit Handlungsbedarf markiert. Der Red Flag Report ist damit keine eigene Art der Prüfung, sondern vor allem eine Form, ihre Ergebnisse knapp darzustellen.

Erstellt wird der Bericht meist von den Beratern eines Investors oder Käufers, also von Kanzleien, Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und Steuerberatern, im Rahmen der Due Diligence. Adressaten sind die Entscheidungsgremien der Käuferseite, etwa der Investitionsausschuss eines Venture-Capital-Investors (das Gremium, das über Beteiligungen entscheidet), die Geschäftsleitung eines strategischen Käufers oder die finanzierenden Banken. In Finanzierungsrunden ist das Format verbreitet, weil es die Prüfung auf das Wesentliche begrenzt.

Zwei Einsatzformen des Red Flag Reports

Berichtsformat einer vollständigen Prüfung

Häufig wird die Due Diligence in vollem Umfang durchgeführt, der Bericht aber im Red-Flag-Format abgefasst. Die Berater prüfen alle vereinbarten Felder, berichten jedoch nur über Abweichungen oberhalb einer Wesentlichkeitsschwelle. Diese Schwelle wird im Auftrag festgelegt, etwa als Betrag je Einzelrisiko oder als Anteil an der Bewertung.

Vorgeschaltete Kurzprüfung

Daneben bezeichnet der Begriff eine verkürzte Prüfung vor der eigentlichen Due Diligence. Sie sucht gezielt nach Befunden, die gegen die Transaktion sprechen oder die Bewertung grundlegend verändern. Erst wenn sie ohne solche Befunde bleibt, beauftragt der Käufer die vollständige Prüfung mit den entsprechenden Beraterkosten.

Aufbau eines Red Flag Reports und Einstufung der Befunde

Der Bericht ist kompakt, häufig ein kurzes Memorandum oder eine tabellarische Übersicht. Am Anfang steht meist eine Zusammenfassung der schwersten Befunde. Danach folgt jeder Befund demselben Muster: Sachverhalt, rechtliche oder wirtschaftliche Bewertung, geschätzte Auswirkung und empfohlene Maßnahme. Verbreitet ist eine Einstufung in drei Stufen, oft als Ampel dargestellt:

• Hohe Priorität (rot): Befunde, die die Transaktion in der geplanten Form in Frage stellen. Beispiele sind fehlende Rechte an der Kerntechnologie, die sich nicht ohne Weiteres nachholen lassen, eine ungeklärte Inhaberschaft von Geschäftsanteilen oder Anzeichen drohender Zahlungsunfähigkeit.
• Mittlere Priorität (gelb): Befunde, die vor dem Vollzug behoben oder vertraglich abgesichert werden müssen, etwa fehlende Gesellschafterbeschlüsse, nicht dokumentierte Beteiligungszusagen oder Mängel im Datenschutz.
• Niedrige Priorität (grün): Befunde, die den Vollzug nicht aufhalten, aber in Bewertung, Garantien oder spätere Planung eingehen, etwa eine Kundenkonzentration oder die Abhängigkeit von Schlüsselpersonen.

Die Stufe beschreibt die Dringlichkeit, nicht die Höhe des Risikos in Euro. Auch ein Befund niedriger Priorität kann den Preis verändern, etwa wenn ein großer Kunde nach einem Verkauf kündigen darf.

Typische Befunde bei Technologieunternehmen

• Lücken in der Anteilskette: Eine frühere Übertragung von Geschäftsanteilen wurde nicht notariell beurkundet und ist deshalb unwirksam (§ 15 Abs. 3 GmbHG). Ein verwandter Befund: Die Gesellschafterliste weicht von der Cap Table ab, der internen Übersicht über die Beteiligungsverhältnisse.
• Fehlende Rechteeinräumung: Software stammt von freien Mitarbeitern oder Agenturen, die der Gesellschaft keine ausschließlichen Nutzungsrechte eingeräumt haben (IP Assignment).
• Nicht dokumentierte Zusagen: Anteile oder virtuelle Anteile wurden Beratern oder frühen Mitarbeitenden per E-Mail oder mündlich in Aussicht gestellt.
• Lizenzpflichten: Komponenten unter Copyleft-Lizenzen sind so in vertriebene Produkte eingebunden, dass Pflichten zur Offenlegung von Quellcode entstehen können (Open Source). Copyleft-Lizenzen verlangen für abgeleitete Software dieselben Lizenzbedingungen.
• Kontrollwechselklauseln: Wesentliche Kunden dürfen bei einem Wechsel der Kontrolle kündigen (Change of Control). In einer Minderheitsrunde greift das meist nicht, bei einem späteren Verkauf dagegen schon.

Folgen für Vertrag und Vollzug

Jeder Befund ist mit einer Empfehlung verbunden, die in der Vertragsverhandlung umgesetzt wird. Behebbare Mängel werden zu Vollzugsbedingungen, etwa die notarielle Wiederholung einer unwirksamen Anteilsübertragung. Bezifferbare Risiken führen zu Freistellungen, Einbehalten oder einer Anpassung der Bewertung. Nicht abschließend prüfbare Punkte sichern besondere Garantien ab. Was sich erst nach dem Vollzug beheben lässt, wird als befristete Verpflichtung der Gesellschaft vereinbart, in Finanzierungsrunden teils mit einer Vorgabe zur Verwendung eines Teils der neuen Mittel.

Praxisbeispiel: Red Flag Report in einer Finanzierungsrunde

Ein Investor prüft die Beteiligung an einem Softwareunternehmen mit 6 Mio. Euro wiederkehrendem Jahresumsatz. Seine Kanzlei legt nach drei Wochen einen Red Flag Report mit vier Befunden vor:

• Hohe Priorität: Die Übertragung von 5 % der Geschäftsanteile durch einen ausgeschiedenen Mitgründer wurde nur privatschriftlich vereinbart. Sie ist unwirksam, die Gesellschafterliste ist unrichtig.
• Mittlere Priorität: Das Kernprodukt haben in den ersten beiden Jahren zwei freie Entwickler programmiert, Nutzungsrechte wurden nie eingeräumt. Beide sind erreichbar und bereit, die Rechte nachträglich einzuräumen.
• Mittlere Priorität: Einem Berater wurde per E-Mail eine Beteiligung von 1 % zugesagt. Ob daraus ein Anspruch folgt, ist offen.
• Niedrige Priorität: Der größte Kunde mit 25 % des Umsatzes darf bei Kontrollwechsel kündigen. Für die Minderheitsbeteiligung ist das ohne Bedeutung, für einen späteren Verkauf nicht.

Die ersten drei Befunde werden Vollzugsbedingungen. Der Mitgründer wirkt an der notariellen Wiederholung der Abtretung mit, und die Entwickler räumen die Rechte gegen eine einmalige Vergütung ein. Mit dem Berater wird eine abschließende schriftliche Vereinbarung geschlossen. Der vierte Befund geht in die Planung des Investors für den späteren Ausstieg ein. Der Vollzug verschiebt sich um fünf Wochen, die Bewertung bleibt unverändert.

Abgrenzung: Red Flag Report, Due-Diligence-Bericht und Legal Opinion

• Vollständiger Due-Diligence-Bericht: beschreibt alle geprüften Sachverhalte, auch unauffällige. Er dient als Nachschlagewerk, der Red Flag Report als Entscheidungsgrundlage.
• Vendor Due Diligence: vom Verkäufer beauftragt und zur Weitergabe an die Bieter bestimmt. Ein Red Flag Report der Käuferseite bleibt intern.
• Legal Opinion: bestätigt gegenüber einem Empfänger einzelne Rechtsfragen wie Bestand und Vertretungsmacht einer Gesellschaft. Der Red Flag Report bewertet dagegen Risiken.
• Financial Health Check: interne Bestandsaufnahme von Finanzlage und Finanzfunktion im Auftrag der Geschäftsführung. Er beurteilt auch die Qualität von Buchhaltung, Reporting und Planung, der Red Flag Report nur Risiken für eine bestimmte Transaktion.

Typische Fehler

• Befunde bestreiten statt lösen. Die Gegenseite erwartet keine Rechtfertigung, sondern einen Plan mit Maßnahme und Termin. Wer einen Befund kleinredet, verlängert die Prüfung.
• Neue Risiken während der Prüfung. Wesentliche Verträge, Trennungen von Schlüsselpersonen oder neue Zusagen ohne Abstimmung mit dem Investor erzeugen weitere Befunde.
• Anteilskette nicht selbst geprüft. Formfehler bei früheren Anteilsübertragungen gehören zu den langwierigsten Befunden, weil alle damaligen Beteiligten mitwirken müssen.
• Keine Wesentlichkeitsschwelle im Auftrag. Ohne klare Schwelle wächst der Bericht in die Breite und verliert seine Funktion als Entscheidungsgrundlage.
• Maßnahmen ohne Zuständigkeit. Befunde, die nach dem Vollzug erledigt werden sollen, brauchen einen Verantwortlichen und eine Frist, sonst bleiben sie offen.

Häufige Fragen

Bekommt das Zielunternehmen den Red Flag Report zu sehen?

In der Regel nicht. Der Bericht ist ein internes Arbeitsergebnis der Berater für ihren Auftraggeber. Das Unternehmen erkennt seine Schwerpunkte an gezielten Nachfragen und an den Forderungen im Vertragsentwurf.

Wie lange dauert eine Red-Flag-Prüfung?

Als vorgeschaltete Kurzprüfung meist wenige Tage bis wenige Wochen, abhängig von Umfang und Qualität der Unterlagen. Dient der Bericht als Format einer vollständigen Due Diligence, richtet sich die Dauer nach deren Umfang.

Führt ein Befund der höchsten Stufe zwingend zum Abbruch?

Nein. Es kommt darauf an, ob er sich vor dem Vollzug beheben oder vertraglich absichern lässt. Eine unwirksame Anteilsübertragung lässt sich etwa durch eine notarielle Wiederholung beheben, sofern die damaligen Beteiligten mitwirken.

Wie sieht eine Vorlage für einen Red Flag Report aus?

Häufig als Tabelle mit einer Zeile je Befund und Spalten für Sachverhalt, Bewertung, Auswirkung, Maßnahme und Ampelstufe. Ein verbindliches Muster gibt es nicht, Kanzleien und Wirtschaftsprüfer arbeiten mit eigenen Vorlagen.

Kann ein Unternehmen selbst einen Red Flag Report beauftragen?

Ja. Verkäufer und Unternehmen vor einer Finanzierungsrunde lassen häufig eine Kurzprüfung durch die eigene Kanzlei durchführen. Anders als eine Vendor Due Diligence ist sie nicht für Investoren oder Käufer bestimmt, sondern dient der eigenen Vorbereitung.

Roemer Capital Perspektive

Die Themen, die in Red Flag Reports der Käuferseite regelmäßig auftauchen, gehen wir vor dem Start einer Finanzierungsrunde oder eines Verkaufs mit der Kanzlei des Mandanten durch. Dazu gehören der Abgleich von Gesellschafterliste und Cap Table, die Rechte an der Software, die schriftliche Grundlage aller Beteiligungszusagen und Kontrollwechselklauseln in den größten Kundenverträgen. Die rechtliche Beurteilung liegt bei der Kanzlei, wir planen die Behebung in den Zeitplan ein.

Punkte, die sich nicht rechtzeitig beheben lassen, bereiten wir mit Sachverhalt, Auswirkung und Lösungsvorschlag für den Datenraum auf, bevor die Prüfung beginnt. Für Maßnahmen, die erst nach dem Vollzug abgeschlossen werden können, benennen wir einen Verantwortlichen und eine Frist, damit sie im Vertrag als lösbare Aufgabe erscheinen und nicht als offenes Risiko.