Capex und Opex

Was sind Capex und Opex?

Capex und Opex sind die zwei Grundarten betrieblicher Ausgaben: Investitionsausgaben (Capital Expenditure) für langfristig genutzte Vermögensgegenstände und laufende Betriebsaufwendungen (Operating Expenditure). Capex werden aktiviert, also als Vermögenswert in die Bilanz aufgenommen, und über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben: Ihre Kosten mindern das Ergebnis Jahr für Jahr anteilig. Opex mindern das Ergebnis der Periode, in der sie anfallen. Der Kauf eines Lieferwagens ist Capex, Kraftstoff, Versicherung und Wartung sind Opex.

Beide Begriffe stammen aus der internationalen Finanzanalyse, nicht aus dem HGB. Handelsrechtlich entspricht Capex den Zugängen zum Anlagevermögen, Opex den laufenden betrieblichen Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung. Der Begriff Opex wird unterschiedlich weit verwendet. In englischsprachigen Abschlüssen umfasst er im engeren Sinn nur Vertriebs-, Verwaltungs- und Entwicklungskosten, ohne die direkten Kosten der verkauften Leistungen. In der Gegenüberstellung mit Capex sind meist alle laufenden betrieblichen Aufwendungen gemeint. Die Unterscheidung bestimmt, ob eine Ausgabe das EBITDA (Ergebnis vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen) mindert. Deshalb zählt sie im Finanzmodell, in Kreditverträgen, in der Due Diligence und in der Unternehmensbewertung.

Unterschied zwischen Capex und Opex: Aktivierung oder Aufwand

Ob eine Ausgabe Capex oder Opex ist, entscheidet in Deutschland das Bilanzrecht. Vermögensgegenstände des Anlagevermögens werden mit ihren Anschaffungs- oder Herstellungskosten angesetzt (§ 255 HGB) und planmäßig über die voraussichtliche Nutzungsdauer abgeschrieben (§ 253 Abs. 3 HGB). Zu den Herstellungskosten gehören auch Ausgaben für eine Erweiterung oder eine wesentliche Verbesserung über den ursprünglichen Zustand hinaus. Wartung, Reparaturen und laufende Pflege sind dagegen Erhaltungsaufwand und damit Opex. Typische Beispiele in einem Softwareunternehmen:

• Capex: Server und Büroausstattung, gegen Einmalzahlung erworbene Softwarelizenzen, aktivierte Entwicklungskosten für eigene Software.
• Opex: Gehälter, Cloud-Hosting, Softwareabonnements, Miete, Marketing, Reisekosten sowie Wartung und Reparaturen.

Steuerlich können geringwertige Wirtschaftsgüter, also bewegliche Anlagegüter mit niedrigen Anschaffungskosten, nach § 6 Abs. 2 EStG sofort abgezogen werden; die Wertgrenzen ergeben sich aus der jeweils geltenden Fassung. Für Computerhardware und Software lässt die Finanzverwaltung seit 2021 eine Nutzungsdauer von einem Jahr zu. Handelsrechtlich bleibt die voraussichtliche tatsächliche Nutzungsdauer maßgeblich, sodass Handels- und Steuerbilanz hier auseinanderfallen können.

Wirkung auf EBITDA, Cashflow und Bewertung

Opex mindern das EBITDA in voller Höhe. Capex berühren das EBITDA nicht; sie wirken erst über die Abschreibungen, die unterhalb des EBITDA stehen, auf EBIT und Jahresergebnis. In der Kapitalflussrechnung erscheinen Opex im operativen Cashflow, Capex im Cashflow aus Investitionstätigkeit. Der Liquiditätsabfluss ist in beiden Fällen derselbe. Deshalb ziehen Investoren und Käufer für die Beurteilung der Ertragskraft neben dem EBITDA auch den Free Cash Flow heran, der beide Arten von Ausgaben enthält.

Für die Bewertung ist die Aufteilung des Capex wichtig. Erhaltungsinvestitionen (Maintenance Capex) sind nötig, um das bestehende Geschäft fortzuführen, Erweiterungsinvestitionen (Growth Capex) finanzieren zusätzliches Wachstum und müssen sich über ihre Rendite (Return on Investment) rechtfertigen. Wird ein Unternehmen mit einem EBITDA-Multiplikator bewertet, kürzen Käufer das EBITDA gedanklich um die Erhaltungsinvestitionen oder vergleichen den Multiplikator mit der Investitionsquote vergleichbarer Unternehmen. Kapitalarme Geschäftsmodelle werden häufig höher bewertet, weil sie für jeden zusätzlichen Euro Umsatz weniger Kapital binden. In Kreditverträgen begrenzen Banken den jährlichen Capex nicht selten durch eine Auflage.

Software-Entwicklungskosten

Für selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens, etwa eigene Software, besteht nach § 248 Abs. 2 HGB ein Aktivierungswahlrecht. Aktivierbar sind nur Entwicklungskosten, nicht Forschungskosten. Voraussetzung ist, dass mit hoher Wahrscheinlichkeit ein Vermögensgegenstand entsteht und Forschungs- und Entwicklungsphase verlässlich getrennt werden können; gelingt die Trennung nicht, ist eine Aktivierung ausgeschlossen. Aktivierte Beträge unterliegen einer Ausschüttungssperre, dürfen also nicht als Gewinn an die Gesellschafter ausgeschüttet werden (§ 268 Abs. 8 HGB). Steuerlich besteht nach § 5 Abs. 2 EStG ein Aktivierungsverbot, der Aufwand mindert den steuerlichen Gewinn also sofort.

In der Due Diligence behandeln Käufer aktivierte Entwicklungskosten wirtschaftlich wie laufende Kosten, weil es sich überwiegend um Gehälter handelt, die jedes Jahr wieder anfallen. Geprüft werden die Konsistenz der Aktivierungspolitik über die Jahre und ihre Grundlage, vor allem projektbezogene Zeiterfassungen (Stundennachweise). Zugekaufte, dauerhaft nutzbare Lizenzen sind Capex. Softwareabonnements und Cloud-Dienste sind Opex, weil kein eigener Vermögensgegenstand erworben wird.

Mieten und Leasing

Miete ist Opex. Beim Leasing hängt die Einordnung nach HGB und Steuerrecht davon ab, wem der Leasinggegenstand wirtschaftlich zuzurechnen ist. Nach den Leasingerlassen der Finanzverwaltung ist das in der Regel der Leasinggeber; der Leasingnehmer erfasst die Raten dann als Aufwand. Ausnahmen gelten, wenn die unkündbare Grundmietzeit weniger als 40 % oder mehr als 90 % der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer beträgt oder Kauf- und Verlängerungsoptionen den Leasingnehmer wirtschaftlich zum Eigentümer machen. Dann nimmt er den Gegenstand in seine Bilanz auf und weist zugleich eine Verbindlichkeit aus.

Nach IFRS 16, dem internationalen Rechnungslegungsstandard für Leasingverhältnisse, bilanzieren Leasingnehmer dagegen nahezu alle Leasingverhältnisse als Nutzungsrecht mit einer Leasingverbindlichkeit. An die Stelle des Mietaufwands treten Abschreibung und Zinsaufwand, das EBITDA steigt entsprechend. Werden ein HGB-bilanzierendes Zielunternehmen und nach IFRS berichtende Vergleichsunternehmen gegenübergestellt, ist diese Differenz zu bereinigen. Beim Unternehmenskauf verhandeln die Parteien, ob Leasingverbindlichkeiten als schuldenähnliche Posten vom Kaufpreis abgezogen werden.

Rechenbeispiel: Capex oder Opex bei Entwicklungskosten

Eine Software-GmbH hat im Geschäftsjahr einen Personalaufwand für Entwicklung von 1.200.000 Euro. Davon entfallen 700.000 Euro auf ein neues Produktmodul, das die Voraussetzungen der Aktivierung erfüllt. Ohne Aktivierung beträgt das EBITDA 500.000 Euro. Das Modul wird zum Jahresende fertiggestellt und ab dem Folgejahr über fünf Jahre abgeschrieben.

• Ohne Aktivierung: EBITDA 500.000 Euro, die gesamten 1.200.000 Euro sind Opex
• Mit Aktivierung: 700.000 Euro werden als andere aktivierte Eigenleistungen erfasst, EBITDA 500.000 + 700.000 = 1.200.000 Euro
• Abschreibung ab dem Folgejahr: 700.000 / 5 = 140.000 Euro jährlich, die das EBIT, nicht aber das EBITDA mindern
• Liquidität: In beiden Fällen fließen 1.200.000 Euro Gehälter ab. Mit Aktivierung ist der operative Cashflow um 700.000 Euro höher und der Cashflow aus Investitionstätigkeit um 700.000 Euro niedriger; der Free Cash Flow bleibt gleich
• Bewertung bei einem angenommenen Multiplikator von 8: ohne Aktivierung 8 × 500.000 = 4.000.000 Euro, mit Aktivierung 8 × 1.200.000 = 9.600.000 Euro
• Unterschied im rechnerischen Unternehmenswert: 9.600.000 minus 4.000.000 = 5.600.000 Euro bei unverändertem Zahlungsstrom

Kein Käufer übernimmt diesen Unterschied ungeprüft. Er bewertet auf Basis eines EBITDA, bei dem die aktivierten Entwicklungskosten als Aufwand behandelt werden, oder er wendet auf das höhere EBITDA einen entsprechend niedrigeren Multiplikator an. Wer mit dem höheren Wert in die Verhandlung geht, verliert die Differenz spätestens in der Due Diligence.

Abgrenzung: Abschreibung, Working Capital, Burn Rate und Totex

• Abschreibung: die Verteilung der Capex auf die Nutzungsdauer. Bei immateriellen Vermögensgegenständen spricht das Englische von amortization, siehe Amortisation.
• Working Capital: Kapital, das in Vorräten und Forderungen abzüglich der Verbindlichkeiten aus dem laufenden Geschäft gebunden ist. Steigt es, mindert das neben dem Capex den Free Cash Flow.
• Burn Rate: der monatliche Liquiditätsverbrauch. Sie enthält Opex und Capex gleichermaßen, weil beide Liquidität kosten.
• Bereinigtes EBITDA: um Einmaleffekte korrigiertes EBITDA. Ob aktivierte Entwicklungskosten dabei wieder abgezogen werden, ist eine der häufigsten Streitfragen in der Kaufpreisverhandlung.
• Totex: Summe aus Capex und Opex (Total Expenditure). Die Gesamtsicht verhindert, dass eine bloße Verschiebung zwischen beiden Arten als Einsparung erscheint, etwa wenn eigene Server durch Cloud-Dienste ersetzt werden.

Typische Fehler

• Ergebnis und Liquidität verwechseln. Eine Investition belastet die Liquidität sofort, das Ergebnis aber nur über die Jahre der Abschreibung.
• Aktivierung ohne Dokumentation. Ohne projektbezogene Zeiterfassung und klare Trennung von Forschung und Entwicklung lässt sich eine Aktivierung weder gegenüber dem Abschlussprüfer noch gegenüber einem Käufer begründen.
• Aktivierungspolitik wechseln. Wer Entwicklungskosten erst im Jahr vor dem Verkauf aktiviert, erzeugt einen Ergebnissprung, den jeder Käufer herausrechnet.
• Erhaltungsinvestitionen unterschätzen. Eine Planung, die Capex nur für Wachstum vorsieht, überzeichnet den Free Cash Flow des bestehenden Geschäfts.
• Leasing uneinheitlich behandeln. Werden Leasingraten im Budget als Opex, im Vergleich mit IFRS-Unternehmen aber unterhalb des EBITDA geführt, sind die Kennzahlen nicht vergleichbar.

Häufige Fragen

Ist ein Softwareabonnement Capex oder Opex?

Opex. Ein Abonnement verschafft ein Nutzungsrecht auf Zeit, aber keinen eigenen Vermögensgegenstand. Capex ist dagegen typischerweise eine gegen Einmalzahlung erworbene, dauerhaft nutzbare Lizenz.

Müssen Entwicklungskosten nach HGB aktiviert werden?

Nein. Für selbst geschaffene immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens besteht ein Wahlrecht, das stetig auszuüben ist. Steuerlich ist die Aktivierung ausgeschlossen.

Warum erhöht IFRS 16 das EBITDA?

Weil der Mietaufwand für Leasingverhältnisse entfällt. An seine Stelle treten Abschreibungen auf das Nutzungsrecht und Zinsen auf die Leasingverbindlichkeit, die beide unterhalb des EBITDA stehen.

Was ist Maintenance Capex?

Der Teil der Investitionen, der nötig ist, um das bestehende Geschäft auf dem heutigen Stand zu halten, etwa der Ersatz von Hardware. Er gehört wirtschaftlich zu den laufenden Kosten und wird in der Bewertung entsprechend behandelt.

Ist Kaufen oder Mieten für ein Wachstumsunternehmen günstiger?

Das lässt sich nicht allgemein beantworten. Verglichen werden die Gesamtkosten über die Nutzungsdauer (Total Cost of Ownership). Mieten und Leasing schonen die Liquidität, verursachen über die gesamte Laufzeit aber häufig höhere Gesamtkosten. Solange die Liquidität der Engpass ist, wiegt der geringere Kapitalbedarf meist schwerer.

Roemer Capital Perspektive

In den Finanzmodellen, die wir für Mandanten aufbauen, führen wir Investitionen getrennt von den laufenden Kosten und zeigen ihre Wirkung auf EBITDA, Free Cash Flow und Runway nebeneinander. Ein häufiger Planungsfehler ist eine Investition, die in der Ergebnisplanung als Abschreibung auftaucht, in der Liquiditätsplanung aber fehlt.

Bei Unternehmen, die Entwicklungskosten aktivieren, legen wir Investoren und Käufern das EBITDA von Beginn an in beiden Fassungen vor, mit und ohne Aktivierung. Das nimmt einer absehbaren Bereinigung die Überraschung und verlagert die Verhandlung auf die Frage, was das Unternehmen tatsächlich an Liquidität erwirtschaftet.